Gedurende het beleidsplanningsproces wordt er gewerkt met een grote hoeveelheid informatie. Het is een uitdaging om hier op een zo werkbaar mogelijke manier mee om te gaan. Ook het proces an sich kan op termijn gaan slabakken en gaan lijden onder ‘beleidsmoeheid’. Daarom is het belangrijk om ook je proces werkbaar te houden.
Zorg daarom voor een realistische planning. Hoewel er veel werk verzet moet worden, is het goed om voldoende ruimte tussen vergaderingen te laten. Geef je planningsteam ook af en toe de tijd om met andere zakken bezig te zijn, hun gedachten wat te verzetten en fris en monter naar beleidsplanningsvergaderingen te komen. En daarbij: wanneer je te dicht met je neus op de feiten zit, zie je vaak het geheel niet meer.
Zorg ook voor voldoende medewerkerstijd. Gezien het belang van het beleidsplanningsproces en het volume aan werk dat er bij komt kijken, is de verleiding groot om je planningsteam vaak en grondig te betrekken. Dat kan, maar vergewis je er van dat je medewerkers vaak ook nog andere taken te vervullen hebben. Wanneer het gaat om medewerkers in dienstverband, zorg je er voor dat ze beschikken over voldoende personeelstijd om aan je wensen te voldoen. Wanneer het gaat om vrijwilligers, is evenwicht van belang.
Bereid je methodisch voor. De denkoefeningen in het beleidsplanningsproces zijn vaak behoorlijke braintwisters: het denken gaat diep en overspant de brede organisatie. Hierdoor is het niet ondenkbaar dat je medewerkers zichzelf verliezen in de denkoefeningen. Een goede methode èn begeleiding kan wonderen doen om vergaderingen vooruit te laten gaan. Durf ook bewust en expliciet fases af te ronden en zulke momenten te ‘vieren’ met je planningsteam. Zulke succeservaringen zorgen ervoor dat het proces blijft lopen èn dat de motivatie op peil blijft. Neem een kijkje bij de werkvormen om inspiratie op te doen.
Beloon je beleidsplanningsteam voor hun inspanningen. Dat kan door een geschenkje, een etentje of een simpele dank je wel op tijd en stond. Waardeer je medewerkers en toon hen je appreciatie.
