Er zijn verschillende redenen voor sociaal-culturele volwassenenorganisaties om een beleidsplan op te stellen.
Organisatorische redenen
Sociaal-culturele organisaties zijn vaak opgericht door een persoon of een groep enthousiaste gelijkgezinden vanuit een gemeenschappelijk ideaal. Ze werden het makkelijk eens over wat ze wilden realiseren en het was niet nodig om de beweegredenen achter bepaalde beslissingen te expliciteren. Iedereen had hetzelfde referentiekader, dat gebaseerd was op gemeenschappelijke doelstellingen en gedeelde ervaringen.
Als zo’n organisatie na verloop van tijd groter wordt, de founding fathers/mothers haar verlaten of er nieuwe personeelsleden bijkomen, ontstaat er vaak een impasse. Zonder een expliciet en gestructureerd referentiekader is het voor iedereen niet langer duidelijk of vanzelfsprekend waar de organisatie naartoe wil en wordt het moeilijk om verantwoorde beslissingen te nemen. Door een beleidsplan te maken en te implementeren, kan je zo’n impasse doorbreken.
Organisaties willen ook de (beperkte) middelen waarover zij beschikken, zo efficiënt mogelijk inzetten. Soms overheerst het gevoel dat er te weinig mensen en middelen zijn om degelijk te kunnen werken. Dankzij een beleidsplan breng je die elementen in kaart waar je als organisatie echt wil op inzetten om je doelstellingen op de best mogelijke manier te realiseren.
De organisatie kan streven naar meer samenhang in haar activiteiten. Als organisaties een tijdje bestaan en weinig personeelsverloop kennen, kan het zijn dat medewerkers zich specialiseren. Wanneer ze voornamelijk vanuit die specialisatie hun activiteiten ontwikkelen, kan de samenhang tussen de verschillende onderdelen van de organisatie of het verband met de missie onduidelijk worden. Deze situatie kan zich ook voordoen als organisaties ingebed zijn in een groter geheel. Door samen een beleidsplan te ontwikkelen en te vertrekken vanuit een gemeenschappelijke missie en een visie, kan je die eenheid of samenhang (terug)vinden. De aandacht voor de aspiraties van de medewerkers en de wensen van de stakeholders is hierbij niet onbelangrijk.
Misschien wil of moet de organisatie een nieuwe weg inslaan? De meeste organisaties uit het sociaal-cultureel volwassenenwerk staan voor de uitdaging zich te aligneren op het nieuwe decreet. Ze moeten hierbij fundamenteel nadenken over wat ze willen realiseren vanuit een civiel perspectief. Een planningsproces kan helpen om de nodige veranderingen op een werkbare wijze te voorzien en door te voeren.
Het is ook mogelijk dat een organisatie zich anders wil positioneren ten opzichte van gelijkaardige organisaties. Of dat ze zich duidelijker wil profileren, bijvoorbeeld als ze samenwerkingsverbanden overweegt of wanneer haar legitimiteit ter discussie staat. Omdat een organisatie bij de ontwikkeling van een beleidsplan op grond van haar missie bepaalt wat zij gaat doen en hoe zij dat gaat doen, is het plan ook een prima uitgangspunt om duidelijk te maken waarvoor ze staat.
Kwaliteitszorg
Kwaliteit moet geïnitieerd worden vanuit het management. Een uitstekende manier om het kwaliteitsstreven binnen en buiten de organisatie kenbaar te maken, is een publiek gemaakt beleidsplan. Daarin staat wat de ‘klant’ van de organisatie mag verwachten en hoe de medewerkers dit zullen realiseren. Zo’n beleidsplan is niet alleen een communicatiemiddel, maar geeft ook blijk van het engagement van de leiding om de nodige inspanningen te leveren voor de realisatie ervan.
Binnen de kwaliteitszorg wordt een omvattende verbeteringsaanpak beschreven volgens de systematiek van de PDCA-cirkel (Plan-Do-Check-Act). Volgens die systematiek moet alles binnen de organisatie degelijk worden gepland en na uitvoering worden geëvalueerd. De data die uit de evaluatie komt, moet vervolgens worden gebruikt als voor de verbeteringsaanpak. Als een organisatie haar activiteiten op middellange termijn wil organiseren en plannen, kan dat via een beleidsplan. Met dat plan geef je aan wat je wil bereiken en hoe je de evaluatie zal aanpakken.
In kwaliteitszorg is, behalve de output zelf, ook de manier waarop die tot stand komt belangrijk. Uiteraard hou je hier rekening met de beschikbare middelen. Het beleidsplan is een uitgelezen middel om aan die eis van efficiëntie tegemoet te komen. Binnen het beleidsplanningsproces moet over elke keuze grondig nagedacht worden en verbonden worden met het personeels- en een financieel plan. Zo krijgt het beleidsplan een grote realiteitswaarde.
De betrokkenheid van de volledige organisatie is een voorwaarde om intern integrale kwaliteitszorg te realiseren. Als bij het opstellen van het beleidsplan het correcte proces is gevolgd, is een grote betrokkenheid van de medewerkers mogelijk. Zo kan er een stevig draagvlak ontstaan, zowel voor de uitvoering van het plan als voor de kwaliteitsvolle uitvoering. De medewerkers zijn als volwaardige stakeholders bij het proces betrokken en kunnen zich daarom herkennen in de koers die in de volgende beleidsperiode gevaren zal worden.
Klantentevredenheid staat centraal in de kwaliteitszorg. Een beleidsplan opstellen is de ideale manier om te onderzoeken wat de ‘klant’ of het doelpubliek van de organisatie verwacht, niet wat de organisatie denkt dat de ‘klant’ verwacht. Een goed beleidsplan zal de gulden middenweg aangeven tussen de verwachtingen van de ‘klanten’ en wat de organisatie met de beschikbare middelen wil realiseren. De ‘klanten’ worden tijdens het maken van het plan geconsulteerd en het afgewerkte plan wordt ook als communicatiemiddel gebruikt, zodat iedereen weet wat hij van de organisatie kan verwachten.
Met andere woorden: een goed onderbouwd beleidsplan komt tegemoet aan de principes van integrale kwaliteitszorg.
Samenhang tussen inhoudelijke en zakelijke planning
Het beleidsplan dat de basis vormt voor je beleid (én voor de subsidieaanvraag), moet voortaan ook een zakelijk deel bevatten. In het zakelijk deel moet je uitwerken hoe jouw organisatie mensen en middelen inzet om het inhoudelijke plan te realiseren. Dit zakelijk deel bevat gegevens die toelaten de werking te beoordelen en te evalueren aan de hand van drie zakelijke beoordelingselementen van het nieuwe decreet:
- een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid
- de toepassing van principes van goed bestuur
- de afstemming tussen het inhoudelijke en zakelijke deel van het beleidsplan
Naast ‘goed bestuur’ maakt het ‘geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid’ dus de kern uit van het zakelijk beleid.
Regelgeving
Als de inhoudelijke motieven hierboven niet zouden volstaan om de opmaak van een beleidsplan te starten, dan is er nog de wettelijke verplichting. Het pro forma uitwerken van een beleidsplan is echter een energie- en tijdrovende investering die op termijn contraproductief werkt. Niemand wordt er beter van: de medewerkers niet, de organisatie niet, de deelnemers niet, noch de samenleving. Bovendien daagt het nieuwe decreet sociaal-culturele organisaties uit om zich planmatig en inhoudelijk te heroriënteren en te vernieuwen. Het zou jammer zijn om de wettelijke verplichtingen niet aan te grijpen als een kans om er als organisatie beter van te worden.
