Vooral over de timing, werkwijze en inzet van mensen en middelen zijn goede afspraken nodig.
De verleiding om alles zo omvattend, volledig en ‘oerdegelijk’ mogelijk aan te pakken is groot. Beleidsplanning is een intensief proces, met als gevaar dat de beste medewerkers opgebrand geraken nog vóór het eigenlijke werk in de organisatie begint.
Er moeten goede, schriftelijke afspraken worden gemaakt tussen de stuurgroep en de raad van bestuur. De nota hierover is de neerslag van het overleg over de aandachtspunten die we hieronder opsommen. Ze maakt idealiter deel uit van het officiële verslag van de raad van bestuur. Doel van het overleg is van bij het begin duidelijkheid te scheppen over waarom en hoe men het beleidsplan zal ontwikkelen. De raad van bestuur en de algemene vergadering zijn belangrijke beleidspartners voor elke vzw. Een goede samenwerking met deze organen ondersteunt de bloei en groei van de vzw!
Welke afspraken zijn nodig?
- Duidelijkheid over het doel en de motivatie van het beleidsplan: waarom wordt het opgemaakt?
- Vastleggen van de grote lijnen van het planningsproces: welke stappen worden tegen wanneer gezet, wat zijn de deadlines?
- De rol en het mandaat van het planningsteam: hoe ver kan het team gaan? Waarover kan het (niet) zelf beslissen? De opmaak van de vragenlijst voor de bevraging van de stakeholders kan bijvoorbeeld uitsluitend een zaak zijn van het team of men kan beslissen de vragen eerst aan de raad van bestuur voor te leggen. Ook de manier waarop men vragen stelt en de keuze van de vragen is niet onbelangrijk.
- Allerlei praktische zaken: wie zit de vergaderingen voor? Wie maakt het verslag? Is er een onkostenregeling? Wat zijn de werkingsmiddelen? Waar wordt er vergaderd? Hoe zal er intern gecommuniceerd worden? Hoe zullen de documenten ter beschikking gesteld worden? Enz.
- Afspraken wie wanneer betrokken wordt, op welke manier en wanneer er teruggekoppeld wordt naar de andere medewerkers en naar de raad van bestuur, wanneer de conclusies, voorstellen of aanbevelingen worden voorgelegd aan de raad van bestuur.
Met de opgedane ervaring moet het mogelijk zijn een volgend proces van beleidsplanning beter te plannen en te spreiden in de tijd, en te komen tot duidelijkere afspraken en tot een duidelijkere en concretere takenverdeling. Voor nieuwe organisaties die aan een eerste beleidsplanning toe zijn, is het goed vooraf duidelijke afspraken te maken en de ‘planning goed te plannen’.
