Het formuleren van de missie en visie is een belangrijke stap in het proces van beleidsplanning. Aan de basis van de toekomstige werking van je organisatie moet immers een missie liggen die steunt op een gedragen visie. De missie is een kernachtige formulering. De visietekst verklaart en documenteert de geformuleerde missie.
Een missie moet een richtinggevende visie bevatten op zowel de essentiële waarden, basisoriëntaties als op de doelstellingen. Een missie drukt uit hoe de organisatie haar rol en verantwoordelijkheid opvat en met welke eigenheid en troeven zij die wil opnemen. Simpel geformuleerd: de missie formuleert het ‘ideaal’ van de organisatie.
Een missie is niet gebeiteld in steen … Tijdens het planningsproces zullen we de missie en visie toetsen aan wat het proces oplevert. Dat kan betekenen dat we de geformuleerde uitdagingen moeten bijsturen of preciseren. Het zou ook kunnen betekenen dat we de missie moeten bijsturen.
Missie en visie komen voortdurend van pas tijdens het planning en de uitvoering. Ze zijn bovendien een belangrijk element bij de beoordeling van de toekomstige werking van je organisatie.
Wat en waarom?
Uit het decreet sociaal-cultureel volwassenenwerk van 2017:
Art. 10. Het inhoudelijk deel van het beleidsplan, vermeld in artikel 9, § 1, 1°, en het plan van aanpak, vermeld in artikel 9, § 1, 6°, worden getoetst aan de volgende beoordelingselementen:
2° de relatie van de missie en de visie van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie tot de door de organisatie omschreven actuele maatschappelijke context;
Art. 35. Het inhoudelijk deel van het beleidsplan, vermeld in artikel 33, 1°, wordt getoetst aan de volgende beoordelingselementen:
1° de bijdrage van de missie en de visie van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie, vermeld in artikel 29, aan het doel van het decreet, vermeld in artikel 3;
2° de relatie van de missie en de visie van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie, vermeld in artikel 29, tot de door de organisatie omschreven actuele maatschappelijke context;
3° de bijdrage van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie, vermeld in artikel 29, aan de realisatie van de drie sociaal-culturele rollen;
4° de strategische en operationele doelstellingen van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie, vermeld in artikel 29;
5° de uitwerking van de vier sociaal-culturele functies;
6° de werking met een relevantie en uitstraling voor de betrokken regio of regio’s, afgestemd op de culturele en maatschappelijke context van de regio en die complementair is aan de werking van andere spelers in de specifieke regio;
7° een gesubsidieerde werking die zich grotendeels afspeelt binnen de vrije tijd;
8° een werking gericht op het brede publiek, gemeenschappen, doelgroepen en kansengroepen.
9° de plaats van vrijwilligers in de sociaal-culturele organisatie, vermeld in artikel 29 en de manier waarop ze betrokken en ondersteund worden in relatie tot de missie en visie van de organisatie;
Een beleidsplan moet niet alleen ‘de neuzen’ in dezelfde richting te krijgen. Het gaat er ook om de motivatie en toewijding van alle ‘organisatiegenoten’ te bevorderen en goesting te genereren om ermee aan de slag te gaan.
Drie bouwvakkers zijn aan het werk op een werf. Een reiziger komt voorbij en vraagt: “Wat zijn jullie aan het doen?”
De eerste antwoordt verveeld: “Ik ben stenen aan het kappen, zie je dat niet?”
De reiziger loopt verder en vraag aan een tweede bouwvakker, die wat harder lijkt te werken: “Wat ben je aan het doen?”. Hij antwoordt: “Ik kap deze steen in vorm zodat hij kan gebruikt worden om een muur te bouwen.”
Ten slotte komt de reiziger bij een derde bouwvakker, die intensief en met veel zorg en precisie aan een steen staat te kappen. Hij vraagt “Wat doe je?” De man antwoordt: “Ik ben een kathedraal aan het bouwen.” (Naar Vilma Cobos, Business Consultant, El Salvador).
Het belang van de missie
Het formuleren van de missie en visie is een belangrijke stap. Dat organisaties hun doelen en ambities beschrijven in de vorm van een opdrachtverklaring of missie, komt voort uit de gedachte dat een missie een effectief communicatiemiddel is dat richting geeft en de goede samenwerking tussen medewerkers bevordert. De missie toont de identiteit van de organisatie aan de buitenwereld.
Een goede missie is uniek en specifiek. Ze kan alleen betrekking hebben op die ene organisatie en de buitenwereld moet meteen weten waarvoor ze staat. Een goede toetsingsvraag is: wat zou de samenleving missen als de organisatie er niet was? Of: als de organisatie er nog niet was, waarom zou ze dan moeten worden opgericht? Dat is een wezenlijke vraag.
De missie kun je inzetten om stakeholders te stimuleren. Ze kan ‘bezieling genereren’ bij wie betrokken is bij de organisatie. Een missie kan ook een leidraad zijn. Ze inspireert bij de keuzes die de organisatie moet maken in het al dan niet opnemen van beleidsuitdagingen. Ze biedt houvast bij dagelijkse activiteiten en bevordert een consistente sturing van de organisatie. Ook de werving en selectie van medewerkers worden eenvoudiger doordat de missie gedeelde normen, waarden en principes en de beleidslijnen van een organisatie verwoordt.
Bovendien kan een missie invloed hebben op het imago van een organisatie, als ze in de buitenwereld gebruikt wordt om duidelijk te maken wat de rol van de organisatie in de samenleving is.
Je zou je kunnen laten inspireren door wat in het decreet van 2003 omschreven stond als ‘sociaal-culturele methodiek’. Die methodiek kan opgedeeld worden in vier componenten. Het zijn de vier samenstellende elementen van een groter geheel:
- een visie op mens en samenleving
- doeloriëntatie(s) en functies
- interventiestrategieën van aanbieders en processen bij deelnemers
- werk- en handelingsprincipes.
Wie sociaal-cultureel handelt, kan een verantwoording formuleren bij elk van de vier componenten.
Kernachtig en wervend
Een algemeen heersende opvatting is dat de missie een kernachtige en krachtige volzin moet bevatten. Het mag iets meer zijn. Een missie die slechts uit één volzin bestaat, is eerder een ‘baseline’. Zo’n baseline kan handig zijn om in een briefhoofd te zetten, maar als missieformulering is het te beknopt. Als je erin slaagt de missie kernachtig en wervend te formuleren, is het zinvol haar in een bijkomende visietekst te verduidelijken en eventueel te nuanceren.
Zes kernvragen
Er zijn zes vragen die kunnen helpen bij het formuleren van een missie (en de bijbehorende visie):
Kernvraag 1: Wat is de centrale bestaansreden van de organisatie?
Vanuit welk ‘hoger doel’ bestaat de organisatie? Wat is haar drijfveer? Waartoe bestaat de organisatie? Wat wil men bereiken?
In welke fundamentele behoeften voorzien de producten, diensten of veranderingen? Welk probleem en/of welke nood tracht de organisatie op te lossen? Wat zou er zonder de organisatie verloren zijn?
Kernvraag 2: Wie willen we centraal stellen?
Wie zijn de belanghebbenden of stakeholders van de organisatie? Voor wie bestaat ze? Wie wordt met een bepaald probleem of nood geconfronteerd?
Kernvraag 3: Hoe gaan we de missie strategisch verwezenlijken?
Hoe kunnen we de centrale bestaansreden realiseren? Hier gaat het over de weg waarlangs, de manier waarop. De missie en de strategie moeten goed op elkaar aansluiten: de missie is het fundament voor het strategisch plan.
Welke interventiestrategieën hebben we op het oog?
Op welke manier wil de organisatie haar activiteiten realiseren?
Welke zijn de belangrijkste producten, diensten, veranderingen die de organisatie levert?
Kernvraag 4: Vanuit welke waarden en normen gaan we de missie verwezenlijken?
De beschrijving van de gedeelde normen en waarden binnen een organisatie moet, net als de strategie, in lijn liggen met de missie. Voor je een missie opstelt, is het raadzaam de diepgewortelde organisatiewaarden te definiëren en precies te weten waar de organisatie voor staat, in gelooft en voor gaat. Dit biedt zicht op de werkelijke identiteit van de organisatie en waarborgt de authenticiteit van de missie.
Wat zijn de belangrijkste waarden die de organisatie in haar (inter)acties leiden?
Wat zijn de belangrijkste veronderstellingen van waaruit de organisatie doet wat ze doet?
Vanuit welk(e) mensbeeld(en) handelt de organisatie?
Stel in de missie scherp welk ‘social profit’ of maatschappelijke meerwaarde je met jouw organisatie wil realiseren.
Kernvraag 5: Is de missie in lijn met de visie?
Onder academici en managers is er geen overeenstemming over wat een missie en visie precies zijn, laat staan over het onderscheid. In onze optiek is een missie of opdrachtverklaring eerder kernachtig en wervend geformuleerd. De visietekst verklaart of expliciteert de achtergrond en de keuzes van de missie. Onder meer de visie op de samenleving is hierin vervat.
Kernvraag 6: Is de missie authentiek en overtuigend geformuleerd?
Omdat kernachtig geformuleerde missies vaak opgebouwd zijn uit een beperkte set van begrippen, is de gebruikte taal erg belangrijk. Door de formulering wordt de missie meer herkenbaar als passend bij de aard en het karakter van de eigen organisatie.
Wat is de bestaansreden van de organisatie in vergelijking met andere organisaties?
Visietekst
Wat komt eerst: de missie of de visietekst? Dat doet er eigenlijk niet toe. Je kan een visie ontwikkeld en uitgeschreven hebben en daarop een krachtig geformuleerde missie enten. Of je kan een missie formuleren en die toelichten en achtergrond geven in een visietekst.
Hoe dan ook, als je erin slaagt om je missie kernachtig en wervend te formuleren, is het zinvol haar in een visietekst te verduidelijken en eventueel te nuanceren. In de formulering van de missie en de visietekst zou je kunnen verwijzen naar de rollen en functies die de organisatie zal opnemen. De missie/visie kan je vandaar uit logisch formuleren (en via de beleidsplanning concretiseren in strategische en operationele doelstellingen). Door uit te gaan van het verschil tussen de bestaande en de gewenste situatie en de verandering die je wenst te bewerkstelligen.
Misverstanden over de betekenis en interpretatie van de missie kan je dus vermijden door te beschikken over een goede visietekst. Dat is al vaak nuttig gebleken bij korte missieformuleringen waar lang over is gediscussieerd maar die voor buitenstaanders niet helemaal duidelijk zijn. Gespecialiseerd woordgebruik, afgewogen formuleringen, nuances enz. kunnen in een dergelijke visietekst verklaard of toegelicht worden.
Hoe?
De organisatie kan voor haar missie op drie manieren te werk gaan: een totaal nieuwe formulering schrijven, een formulering op basis van verschillende bronnen maken of de bestaande missie herformuleren.
Een nieuwe formulering
In een groepsproces vertellen de aanwezigen wat hen binnen de organisatie bindt, wat hun ambities en toekomstdromen zijn, wat hen treft en wat zij waardevol vinden. Daarnaast kijk je naar wat je anders en beter wenst te zien in de samenleving en naar het sociaal-culturele handelingsgebied. Welke verandering of beweging ten goede wil je als organisatie bewerkstelligen? Dat is de centrale vraag.
Zo kom je tot een toekomstbeeld van de organisatie en haar rol in de samenleving. Van daaruit kan je een missieformulering afleiden. Dat gesprek kan plaatsvinden in het planningsteam, de raad van bestuur of een daartoe specifiek samengestelde gespreksgroep. Het voordeel van de laatste formule is dat je meer mensen direct kan betrekken bij de totstandkoming van de missie.
Als inspirerend hulpmiddel om tot een formulering te komen kan je dit werkblad gebruiken:
In deel twee deze toolbox vind je werkvormen en technieken (in de sfeer van brainstorming) die het proces kunnen ondersteunen en vooruithelpen. Een schaduwzijde van deze creatieve methode is dat je na het gesprek nog een goede en ook voor buitenstaanders begrijpelijke formulering moet vinden.
Een formulering op basis van diverse bronnen
Om een goede missieformulering te vinden kan je ook gebruikmaken van diverse bronnen die inspiratie bieden om tot algemene ‘interventiestrategieën’ te komen. Hoe breng je de waarden en idealen binnen het mensbeeld van de organisatie bij de doelgroep en/of in de ruimere samenleving? Wat zal je rol zijn in de samenleving? Hoe verhoudt je organisatie zich tot de maatschappelijke context en welke ‘ingrepen’ wil je doen om verandering ten goede te realiseren? Welke rollen wil je opnemen en met welke functies?
De missie kan op die manier afgeleid worden uit bestaande teksten zoals het decreet, de sociaal-culturele methodiek uit het decreet van 2003, de statuten van de vzw, een congrestekst, een actuele infofolder, een programmabrochure, een oudere visietekst enz.
Een formulering op basis van de reeds bestaande missie
Als de organisatie reeds over een goed geformuleerde missie beschikt die in de voorbije beleidsperiode op een grote eensgezindheid kon rekenen, verdient het aanbeveling die te toetsen aan wat actueel leeft binnen de organisatie en aan de maatschappelijke contextanalyse. Vervolgens kan je ze updaten.
Praktische tip
Een praktische tip bij de drie werkwijzen is het gebruik van een beamer of groot scherm die de groep in staat stelt de formuleringen en herformuleringen te volgen. Een in tekst omgezette formulering geeft soms een andere perceptie dan een uitgesproken formulering. Op deze wijze zien de gesprekspartners de tekst ‘groeien’ en ontstaat een collectief aanvaarde formulering.
Ontzettend belangrijk is dat de groep die de missie op papier heeft gezet, een ruime bevraging doet binnen de organisatie. Zo raakt de missie gekend en gedragen door vele medewerkers. Het kan ook zinvol zijn om aan het eind van het beleidsplanningsproces, vlak voor de finale redactie, de nieuwe missie binnen de organisatie nog eens af te toetsen. Het planningsproces zelf brengt soms nieuwe elementen aan.
Voorbeeld van missie
Missie (‘Vita Bis’, fictief)
Wij willen hartig samen leven bevorderen door duurzame en verrassende ontmoetingen in de publieke ruimte mogelijk te maken. Onze vereniging zal daarom alert zijn voor creatieve initiatieven die van onderuit ontstaan en ze stimuleren, verbinden en ondersteunen.
Een warme, solidaire en duurzame samenleving komt er niet vanzelf. Door onze vrijwillige én professionele inzet dragen we bij tot de ontwikkeling van positieve en prettige gemeenschappelijkheid van de inwoners van wijken en buurten.
Wij zijn ervan overtuigd dat creativiteit en uitwisseling bij opduikende burgerinitiatieven een sterke voedingsbodem vormen om dagelijkse solidariteit en duurzaamheid gestalte te geven.
