Wat
Aan de start van de onderzoeksfase richt je de blik naar binnen en hou je je organisatie voor de spiegel en schrijft een profiel ervan uit. Deze oefening doe je enerzijds voor jezelf, om te starten vanuit de kern van je organisatie, anderzijds voor je beleidsnota. De leidraad van Afdeling Jeugd schrijft immers voor:
De vereniging beschrijft in max. 15 p.:
- haar ontstaansgeschiedenis;
- haar kerntaken en aanpak;
- haar positionering en profilering;
- haar doelgroep en bereik;
Hier geeft de vereniging een overzicht van de deelnemers/gebruikers/afnemers aan haar aanbod: aantal, leeftijd en geografische spreiding (van deelnemers en aanbod). Desgevallend maakt ze daarbij een duidelijk onderscheid tussen haar bereik in de vrije tijd enerzijds , school- of werktijd anderzijds. Indien mogelijk, geeft de vereniging ook een analyse van de evolutie van haar bereik en de afname van haar aanbod.
- haar huidig organigram (personeelsleden, freelancers, vrijwilligers, …);
- de manier waarop de beleidsnota tot stand kwam.
Hoe
Je kan gebruik maken van een aantal hulpmiddelen om tot de beschrijving te komen waar de leidraad om vraagt. Om een gedegen profielschets op te maken, ga je kijken naar het verleden, het heden, het lopende of voorbije beleidsplan, het organogram en een beschrijving van het beleidsnotaproces.
Verleden
Wanneer je de ontstaansgeschiedenis van je organisatie omschrijft, zet je de belangrijkste ontwikkelingen, gebeurtenissen en projecten op een rijtje. Het overzicht vestigt ook de aandacht op belangrijke gebeurtenissen of ontwikkelingen buiten de organisatie met een aanwijsbare invloed op haar reilen en zeilen. Een uitgebreide geschiedenis hoeft niet: veel nuttiger is een samenvatting van de belangrijkste historische feiten (je hebt immers maximum 15 pagina’s ruimte). Hierbij gaat er ook aandacht naar elementen van stabiliteit en groei, en naar factoren die instabiliteit of onzekerheid veroorzaakten.
Volgende vragen kunnen je helpen in het formuleren van je ontstaansgeschiedenis:
- Wat was de aanleiding om je vereniging op te starten en hoe gebeurde dit?
- Wat zijn de belangrijke gebeurtenissen en veranderingen uit het verleden?
- Wat zijn de belangrijke externe invloeden op de organisatie geweest?
- Wat zijn de elementen van stabiliteit en groei?
- Wat zijn de terugkerende elementen die instabiliteit en onzekerheid veroorzaken?
- Wat waren de belangrijkste successen (en crisissen) die de organisatie heeft meegemaakt?
Een hulpmiddel om deze gegevens overzichtelijk voor te stellen is een tijdslijn met de sleutel- of kantelmomenten van de organisatie.
Heden
Om een kernachtige omschrijving van je kerntaken en aanpak alsook je positionering en profilering te bekomen, kan het handig zijn om te vertrekken van een schematische inventarisatie van huidige programma’s, projecten, trajecten of acties, elk met hun doelstellingen. De organisatie inventariseert wat zij momenteel doet, waarom, met welke middelen en in welke context. Waar mogelijk maak je grotere categorieën, zodat het geheel aan activiteiten de vorm van kerntaken of werkgebieden aanneemt, bijvoorbeeld: vorming, activiteiten, producten, … of eerder thematisch: gemeenschapsvorming, lokale afdelingen, vrijwilligers, … Een overdaad aan details schaadt het overzicht. Belangrijkste is dat je weergeeft wat jouw organisatie kenmerkt, welk profiel ze heeft.
Inventariseren wat er gedaan wordt is allicht niet zo moeilijk. Maar achterhalen waarom iets gedaan wordt, is dat waarschijnlijk wel. Belangrijk is dat je inventaris ook de visie weergeeft achter de activiteit. Vaak vind je die terug in het lopende beleidsplan en voortgangsrapport, of je grijpt terug naar je oefening in fase 2, waar je je missie en visie al onder de loep nam. Mogelijks zorgt deze oefening er voor dat je het product van fase 2 nog aanscherpt of in twijfel trekt (zie: cyclisch proces).
De voorbije beleidsplannen
Je kan uiteraard profiteren van de cijfer- en gegevensinzameling die je naar aanleiding van je vorige beleidsplan en in al je werkingsverslagen, opmaakte. Dit zijn uitermate geschikte bronnen om een duidelijk overzicht op te maken van deelnemers/gebruikers/afnemers van je aanbod. Eventueel link je gegevens aan je organisatieprofiel door ze uit te splitsen volgens je kerntaken.
Het organogram
De formele (of informele) structuur van de organisatie kan je grafisch voorstellen in een organogram. Om de gegevens over de werking en structuur inzichtelijk én overzichtelijk weer te geven is een schematisch organogram een uitstekend hulpmiddel. Wees er bewust van dat je niet enkel je betaalde beroepskrachten in je organogram opneemt: ook freelancers, vrijwilligers, stakeholders en dergelijke krijgen een plaats in een volledig organogram. Zo geef je ook visueel weer welke plaats deze verschillende rollen in je organisatie toebedeeld krijgen.
Beschrijving van het beleidsnotaproces
In de eerste 15 pagina’s van je beleidsnota omschrijf je ook de manier waarop de beleidsnota tot stand kwam. Hiervoor kan je handig gebruik maken van het plan dat je in fase 1 van de beleidsnotacyclus opmaakte. Door een beknopte omschrijving van het proces, de betrokkenen en enkele sleutelmomenten in het beleidsnotaproces, geef je aan hoe deze tot stand kwam.
