Een sterk doelstellingenkader gericht op de toekomst, vertrekt steeds van de huidige situatie. Je eigen interne werking onderzoeken en evalueren is een noodzakelijk aspect van je onderzoek. Dit nalaten zorgt voor een blinde vlek wanneer je verdere beleidsopties gaat formuleren.
Wat
Interne gegevens verzamel je door een zelfevaluatie: een bevraging over de eigen werking en organisatie. In het kader van het toekomstige beleid is het belangrijk een goed zicht te hebben op hoe de organisatie werkt, voor wie ze werkt, wat ze (niet) aankan…
Als je een organisatie wil doorlichten, doe je dat het best systematisch. Elke organisatie kan vergeleken worden met een puzzel met vele stukjes: de infrastructuur, de financiële middelen en de medewerkers, de klanten, deelnemers en leden, de producten of diensten. Er zijn mensen die de leiding hebben en sturen, er is een raad van bestuur enz. Een interne zelfevaluatie licht al die puzzelstukjes door. In de kwaliteitszorg heten ze ‘kwaliteitsdomeinen’. De achterliggende filosofie is dat, als een organisatie in elk domein kwaliteitsvol werkt, de organisatie als geheel ook kwaliteitsvol zal werken omdat alle domeinen samenhangen.
Als de organisatie de voorbije beleidsperiode al een zelfevaluatie gehouden heeft, moet zij dit niet opnieuw doen voor de beleidsplanning. Dan beschikt ze over voldoende interne gegevens en weet ze wat haar sterke en zwakke punten zijn.
Methode
Er zijn verschillende mogelijkheden om de organisatie door te lichten. Een mogelijkheid is het EFQM-kader zoals dat door het Europees Sociaal Fonds (ESF), agentschap Vlaanderen, gepromoot werd. Het bekijkt de hele organisatie en is zeer verspreid als analysemodel.
EFQM-kader
Het ESF-kwaliteitsgroeimodel is organisatiebreed uitgewerkt in negen aandachtsgebieden: vijf organisatiegebieden (‘factoren’ in het schema) en vier resultaatgebieden. In de vijf organisatiegebieden wordt nagegaan hoe de aandachtsgebieden – leiderschap, strategie, mensen, samenwerkingsverbanden en middelen, en processen – worden georganiseerd om de vooropgestelde resultaten in de vier resultaatgebieden – klanten, medewerkers, maatschappelijk verantwoord ondernemen, sleutelresultaten – te behalen.
Bij een zelfevaluatie stel je systematisch vragen over wat je organisatie doet en presteert in elk van die organisatievelden. De precieze werkwijze om dit proces vorm te geven, bespreek je met de stuurgroep. Elk aandachtsgebied hangt samen met een informatiebron en een methode, bijvoorbeeld:
Bij ‘5. Processen, producten en diensten’ kan je financiële rapporten raadplegen, cijfers over het aantal afgenomen producten bekijken, taartdiagrammen maken, personeel hierrond bevragen, …
Bij ‘3. Mensen’ kan je kijken naar verslagen van functioneringsgesprekken en evaluaties, je kan een individuele vragenlijst opstellen, je kan op personeelstweedaagse gaan en rond de tafel bespreken, op een groot evenement met vrijwilligers voorzie je wat tijd en een leuke methodiek, …
Business Model Canvas Non-profit Remix
Een alternatieve en eveneens zeer bruikbare wijze van doorlichten is het ‘Business Model Canvas Non-profit Remix’. Deze methode deelt het geheel van je werking ook op in een aantal specifieke gebieden, waardoor je hier eveneens zeer toegespitst te werk kan gaan. De methode stelt enkele richtvragen en leent zich er toe om in groep de verschillende aspecten van je werking te bespreken.
Aan de hand van het resulterende overzicht kun je beraadslagen over de sterktes, zwaktes, kansen, bedreigingen (SWOT) of over de sterktes, kansen, aspiraties en resultaten (SOAR) om zo de uitdagingen te formuleren waaraan men de komende beleidsperiode zou willen werken.
Interne stakeholders
Met interne stakeholders bedoelen we alle organisatiegenoten die rechtstreeks met de werking van de organisatie te maken hebben. Bij een doorlichting van de interne werking en/of een zelfevaluatie moet er voldoende ruimte zijn voor de mening en appreciatie van die organisatiegenoten. Het zijn je nauwe bondgenoten die mee de zelfevaluatie opmaken. Zorg er voor dat ze in een voldoende veilig klimaat ongedwongen hun mening kwijt kunnen.
De aanloop naar een nieuwe beleidsperiode is een ideale kans om te peilen naar de factoren die je nauwe bondgenoten energie geven in hun werk. Waar kijken de medewerkers en organisatiegenoten naar uit? Welke aspiraties hebben ze? Wat zouden ze nog graag verwezenlijkt zien? Van welke resultaten of effecten van hun werk en inzet zouden ze kunnen zeggen: “dat is precies wat ik wil bewerkstelligen”?
Dit zijn vragen naar wat de mensen drijft, naar wat hen motiveert, waar ze voor gaan… Antwoorden krijgen op deze vragen geeft een positieve insteek en focust op ‘goesting’ en positieve energie. Het biedt tegengewicht bij de interpretatie van ‘zwaktes’ en bedreigingen. Deze informatie heb je nodig wanneer je met een SWO-ART analyse zou werken in plaats van een SWOT.
