Wat
Stakeholders zijn mensen, groepen of organisaties die belang hebben bij (de toekomst van) de organisatie. Stakeholders kunnen dus zijn: ieder individu, iedere informele of formele groep of organisatie die de toekomst van de organisatie kan of wil beïnvloeden, of die erdoor beïnvloed wordt.
Er is een onderscheid tussen interne en externe stakeholders. Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers, zoals personeelsleden, vrijwillige medewerkers, freelance medewerkers en bestuursleden. Hun perceptie van de organisatie komt in principe tot uiting bij de zelfevaluatie in het kader van de integrale kwaliteitszorg of in het specifieke kader van de gegevensverzameling.
Externe stakeholders zijn mensen of groepen die buiten de organisatie staan of er tenminste niet dagelijks bij betrokken zijn, zoals de leden van een vereniging. Een behoeftedetectie bij een doelpubliek hoort hier ook bij.
In de praktijk van social-profitorganisaties kun je de stakeholdersgroep opsplitsen in vier categorieën:
- Individuen, groepen of organisaties die op een directe manier invloed kunnen uitoefenen op de toegang tot middelen, bv. de subsidiërende overheid, sponsors, de verhuurder van het gebouw waar de organisatie gehuisvest is, vaste afnemers van het aanbod…
- Zij die op een directe manier de dienstverlening, het aanbod of het product mee bepalen. Bv. de (bereikte, niet-bereikte en potentiële) doelgroepen, partners, leveranciers…
- Zij die invloed kunnen uitoefenen vanuit de directe omgeving waarin de organisatie zich bevindt. Bv. buren, ‘concurrenten’, andere organisaties…
- Zij die invloed kunnen uitoefenen op de organisatie vanuit de ruimere omgeving. Bv. drukkingsgroepen, politici, media, groepen die nog geen doelgroep zijn maar wel belangstelling tonen…
Methode
Voor je aan een bevraging begint, kijk je best na of de gegevens niet al ter beschikking zijn: doelgroepbevragingen, evaluaties, verslagen van inputmomenten enz. Een grote bevraging is misschien niet nodig als je met een panel werkt van de verschillende (beredeneerd geselecteerde) stakeholders. Nog een mogelijkheid om een grote bevraging te vermijden is het werken met personas.
Als ze toch noodzakelijk is, bedenk dan dat je je onderzoeksvragen (zie 4.2) op verschillende manieren kan benaderen. Probeer breed te denken en je vragen te verwerken naar een bevattelijke en werkbare vragenlijst. Houd het simpel. Vermijd te veel open vragen of/en beperk het aantal. Denk aan het verwerkingswerk!
Met onderstaande vragen (die je open of gesloten kunt maken) kom je al veel te weten:
- Wat wordt van de organisatie verwacht?
- Beantwoordt de organisatie aan deze verwachtingen?
- Wat moet de organisatie meer doen, als de middelen beschikbaar zijn, en waarom?
- Wat moet de organisatie afbouwen, en waarom?
- Waarom is men wel/niet tevreden over de organisatie?
- Welke goede raad en suggesties voor de toekomst kan men meegeven, en waarom?
- Wat zijn de sterke punten van de organisatie, en waarom?
- Wat zijn de zwakke punten van de organisatie, en waarom?
- Zijn er ontwikkelingen die je als een kans of een meevaller kunt zien, en waarom?
- Zijn er ontwikkelingen die je als een bedreiging of een tegenvaller kunt zien, en waarom?
- Zijn er resultaten die je wenst dat ze het gevolg zijn van de werking?
De vragen zijn mogelijke vragen die je kan stellen. Het spreekt voor zich dat je de vragen best afstemt op de onderzoeksvragen die je in fase 3.2 formuleerde.
Methodisch maak je met de stuurgroep van het beleidsplanningsproces goede afspraken. Op welke manier zal de bevraging gebeuren (telefonisch, via e-mail…), wie bevraagt, hoe worden de antwoorden verwerkt, wie rapporteert enz. Het is belangrijk de taken goed te verdelen en goede afspraken te maken over timing en eindredactie. Zoals al vermeld kan de organisatie, behalve de antwoorden uit de bevraging, bij de eindredactie ook rekening houden met elementen die al in de organisatie voorhanden zijn: evaluatieformulieren van initiatieven, verslagen van visitaties, lezersbevragingen enz.
De resultaten van deze gegevensverzameling zijn nodig om een sterkte-zwakte analyse te maken. Bij de SWO-ART werkvorm is het nodig de door de externe stakeholders gewenste resultaten van de organisatie in beeld te krijgen.
Pro’s en contra’s van de methodes
Elke methode heeft zijn eigenheid, zijn kracht en valkuilen of de voor- en nadelen. Kies een methode in functie van wat je wil weten en wie je wil bevragen. Hieronder zetten we van enkele methodes de voor- en nadelen op een rij.
De survey
PRO’s
- Lage kost, groot bereik.
- Kan anoniem opgezet worden (minder sociale wenselijkheid).
- Snelle resultaten.
- Clean data bij voorgestructureerde antwoorden.
CONTRA’s
- Kans op miscommunicatie: geen optie om interpretatie vraag te verifiëren wat kan leiden tot foutieve resultaten en frustratiegevaar.
- Response rate is laag (enquêtemoeheid).
- Vragen worden geskipped of foutief ingevuld.
- Geen personalisatie mogelijk. What’s in it for them?
Het diepte-interview
PRO’s
- Persoonlijk contact, Personalisatie.
- Info uit lichaamstaal.
- Ruimte om door te vragen (wat, waarom, hoe, beschrijf,..).
- Weinig kans miscommunicatie.
CONTRA’s
- Afname is tijdsintensief.
- Mogelijke sociale wenselijkheid.
- Geen anonimiteit.
- Transcribatie en codering zijn tijdsintensief.
De focusgroep
PRO’s
- Diepere inzichten, kracht van het debat en uitwisseling perspectieven.
- Deelnemers aan een focusgroep hebben vaak zelf ook veel aan het gesprek.
- Interessant voor verkenning, levert vaak onverwachte inzichten op.
- Patronen komen snel naar boven, metareflectie.
CONTRA’s
- Moeilijker te organiseren: iedereen samenkrijgen is niet evident.
- Minder controle over verloop.
- Risico op sociale wenselijkheid is groot. Afwijkende meningen staan automatisch onder druk.
- Groepsdynamiek: Roepers vaak meer aan het woord.
Ter inspiratie nog enkele andere methodes:
Participerende observatie: Een antropologische methode waarbij je gedrag van mensen gaat observeren terwijl je zelf deelneemt. Wat mensen doen, zegt vaak meer dan wat zij erover vertellen.
Bv. je gaat mee op een kadervormingscursus, neemt deel en komt zo in contact met de doelgroep van je kadervormingscursussen.
Participatief jeugdonderzoek met behulp van fotografie: Kinderen en jongeren schakel je in als mede onderzoekers. Ze mogen zelf vastleggen hoe zij iets beleven.
Bv. je geeft tijdens een activiteit de jongeren een fototoestel mee en laat ze beelden vastleggen over hoe zij deze activiteit beleven.
