Doorheen je onderzoek verzamel je steeds meer gegevens: elementen uit de geschiedenis van de organisatie, gegevens uit de huidige feitelijke werking, gegevens uit het vorige beleidsplan en uit eventuele aanpassingen en evaluaties, de opmerkingen en suggesties uit de bevraging van de stakeholders, de resultaten van de interne zelfevaluatie en de gegevens uit de omgevingsanalyse.
Het gevaar bestaat dat het planningsteam verdrinkt in de veelheid van informatie. Gegevens verzamelen is goed, maar uiteindelijk moet het team in de volgende fase ook tot een synthese komen, uitdagingen en prioriteiten of opties kunnen formuleren.
Hou er dus steeds rekening mee dat de gegevens die je verzamelt geen overvloed worden. Een eerste bewerking kan hier soms van pas komen.
Bv. Indien je een grootschalige bevraging inplant, helpt het om je gegevens een eerste indeling te geven. Via Surveymonkey stel je vrij gemakkelijk surveys of online vragenlijsten op. Het programma heeft het voordeel dat je de gegevens er in diagrammen en figuren uit kan halen.
Bv. Indien je een uitgebreide face-to-face bevraging van stakeholders doet, probeer de grote lijnen ervan dan in een overzichtelijk verslag te gieten.
! LET OP: overzicht maken houdt vaak ook al een eerste vorm van interpretatie in. Spring hier bewust mee om en probeer steeds neutraal alle gegevens weer te geven !
