Operationele doelstellingen zijn de concrete vertaling van de algemene of strategische doelstellingen. Ze vullen de strategische doelstellingen in en geven een antwoord op de vraag: “Wat moet de organisatie doen om het gewenste resultaat, geformuleerd in de strategische doelstelling, te bereiken?” Ook hier geldt dat ze retrospectief geformuleerd worden, alsof de organisatie terugkijkt op haar verwezenlijking. Operationele doelstellingen kun je niet vergelijken met die van een andere organisatie. Ze zijn organisatiespecifiek.
De operationele doelstellingen hebben betrekking op een lager beleidsniveau. Stel dat er bij een strategisch doel vier operationele doelstellingen werden uitgewerkt. In dat geval betekent de realisatie van deze vier operationele doelen dat ook het strategische doel werd behaald.
Enkele criteria:
- De operationele doelstelling dient ter uitvoering van een strategische doelstelling.
- Het verwezenlijken van de operationele doelstelling is een tussenstap in het bereiken van de strategische doelstelling.
- Het verwezenlijken van de operationele doelstelling vraagt interventies op verschillende niveaus/onderdelen binnen de organisatie.
- De doelstelling is geformuleerd op kortere termijn (bv. 1 of 2 werkjaren) of heeft betrekking op een deelgebied van de werking.
Meer dan de strategische doelstellingen moeten operationele doelstellingen START SMART worden geformuleerd, aangezien ze veel duidelijker weergeven welke resultaten de organisatie wil boeken. Betrek bij de formulering de medewerkers die de operationele doelstellingen moeten realiseren. Zij zijn beter geplaatst om te oordelen of de doelstellingen realistisch zijn.
Hoe doelstellingen operationaliseren?
Tijd:
De operationele doelstellingen worden een soort van stappenplan op de weg naar de verwezenlijking van de strategische doelstelling. Hierbij zijn er twee mogelijkheden: de opsplitsing van de gewenste resultaten in kortere termijnen of het uittekenen van een echt stappenplan om de realisatie te verzekeren.
Ruimte of locatie:
De operationele doelstellingen worden een overzicht van de resultaten die elke afdeling/elk team/elk lokaal niveau binnen de organisatie moet realiseren. De strategische doelstelling is het gewenste resultaat voor de volledige organisatie, de operationele doelstellingen zijn de noodzakelijke resultaten van elke ‘onderafdeling’.
Thema of doelgroep:
Je verdeelt de strategische doelstelling over concrete doelgroepen of bepaalde thema’s.
Zoekvelden:
Bij deze methode gaat het team op zoek naar die elementen die binnen de organisatie van wezenlijk belang zijn om het gewenste resultaat uit de strategische doelstelling te beïnvloeden. Je zou ze de ‘kritische succesfactoren’ kunnen noemen. Voor deze ‘elementen’ wordt dan een doel geformuleerd.
Start SMART
Volgens de managementliteratuur moet iedere doelstelling geformuleerd zijn volgens het ‘SMART’-principe. We stelden vast dat het SMART-idee wat bijgesteld mag worden in het licht van de missie, visie en de decretale opdracht van het sociaal-cultureel volwassenenwerk. Daarom spreken we van ‘START SMART’.
‘SMART’ staat voor Specifiek, Meetbaar, Aanvaard, Realistisch en Tijdsgebonden. In de realiteit zal je de ‘M’ echter vaak door een ‘T’ vervangen: de T van Toetsbaar in START. Het sociaal-cultureel werk levert niet alleen producten en diensten maar ook verandering, beweging en groei, zowel van individuen als van groepen en gemeenschappen. Dit alles is moeilijk meetbaar en te ‘tellen’ in resultaten (uren, deelnemers, enz.). Je kan wel toetsen of er verandering of beweging merkbaar is door te evalueren met een kwalitatieve benadering, zoals door bijvoorbeeld te ‘vertellen’.
Specifiek
Een doelstelling is duidelijk, concreet en herkenbaar. Ze is gericht op één situatie die moet veranderen. Het onderwerp van de doelstelling is ondubbelzinnig.
Meetbaar of Toetsbaar
Achteraf moet je kunnen aantonen in welke mate de doelstelling is gerealiseerd. De doelstelling is gericht op een directe en herkenbare verandering ten goede. Meetbaar betekent niet vanzelfsprekend ‘telbaar’. Het gaat in essentie om de verifieerbaarheid of aantoonbaarheid van de resultaten van een doelstelling. Indicatoren en de bijbehorende normen hoeven dus niet steeds in cijfers of procenten uitgedrukt te worden.
Aanvaard (ook Attractief, Ambitieus)
Iedere doelstelling zou minimaal gekend en gedragen moeten zijn door de mensen die het uitvoerende werk moeten verrichten. Deze mensen ook werkelijk betrekken bij de opmaak van de doelstelling is nog gunstiger. Andere invullingen van de ‘A’ zijn ‘Attractief’ (de doelstelling moet enthousiasmeren en wervend zijn) of ‘Ambitieus’ (de doelstelling moet aanleiding geven tot een ’streven’ naar het behalen ervan).
Realistisch
Aangezien iedere doelstelling een formulering is van een gewenste situatie in de toekomst, moet de organisatie erover waken dat de doelstelling haalbaar en realiseerbaar is. Dat hangt nauw samen met de verifieerbaarheid van de doelstelling: “Zijn de resultaten die wij voor ogen houden wel realiseerbaar?”
Tijdsgebonden
Iedere doelstelling moet voorzien zijn van een tijdslimiet, een timing of een deadline. Als er geen timing is, wordt het einde van de beleidsperiode als einde beschouwd.
