De medewerkersplanning is de aanpassing van het medewerkersbeleid aan het beleidsplan. Er zijn verschillende manieren waarop je hier aan kan beginnen: inhoudelijk of financieel.
Inhoudelijke aanpassingen
Er zijn enkele inhoudelijke keuzes te maken.
Welke competenties zijn aanwezig in de organisatie? Welke bijkomende competenties zijn nodig om het beleidsplan uit te voeren? Waar moet de organisatie zich aanpassen, bijsturen, verbeteren, vorming, training of opleiding plannen of externe expertise inhuren?
Bepalen van de medewerkersnoden en competenties voor de doelen uit het beleidsplan
Eerst schat men in hoeveel uur/medewerkers of personele middelen nodig zullen zijn om iedere doelstelling uit het beleidsplan te realiseren (uitgedrukt in VTE). Hoe beter de doelstellingen zijn geformuleerd en hoe concreter het medewerkersbeleid is uitgewerkt, hoe preciezer deze taak uitgevoerd kan worden.
De organisatie vergelijkt vervolgens de nieuwe personele noden met de situatie en activiteiten van vorige jaren. Dat leidt allicht tot verschillen op het vlak van medewerkers. Hebben we voldoende en de juiste medewerkers? Het kan ook dat sommige doelstellingen geschrapt, afgezwakt of uitgesteld moeten worden: dat men met andere woorden de tering naar de nering moet zetten. Misschien is een personeelswissel nodig?
Overwegingen vanuit de resultaten van de gegevensverzameling en -verwerking
Er zal rekening moeten worden gehouden met de belangrijkste beleidsopties, de financiële mogelijkheden, de structuur en de cultuur van de organisatie… Als de organisatie bijvoorbeeld wil starten met integrale kwaliteitszorg, heeft ze dan de vereiste deskundigheid in huis? Als de organisatie nieuwe projecten of acties wil opstarten, beschikt ze dan over de juiste mensen? Het kan best dat ze te veel personeelsleden met bepaalde competenties heeft, maar dat ze voor andere opdrachten niemand heeft. Kortom, als nieuwe processen, procedures of acties worden gepland, heeft de organisatie er dan de mensen en deskundigheid voor?
Na het beantwoorden van deze vragen kan de inzet van medewerkers gepland worden per operationele doelstelling, per reeks van doelstellingen of per strategische doelstelling. Dat hangt af van hoe de organisatie functioneert.
Een dergelijke benadering zorgt er ongetwijfeld voor dat je over bepaalde aspecten van het medewerkersbeleid verder moet nadenken of concrete verbeteracties moet plannen. Hoe worden medewerkers aangeworven? Zijn er functiebeschrijvingen? Zijn er competentieprofielen? Is er een VTO-planning (vorming, training en opleiding)? Worden de medewerkers gecoacht? Het zijn stuk voor stuk elementen van het human resources-beleid van de organisatie.
Medewerkersplanning
Alle opties en plannen worden samengevat in een rapport, een medewerkersplanning die gezien de gebruikte methode coherent is met en aansluit op het beleidsplan. Wellicht bevat de planning concrete acties inzake de inzet van de medewerkers. Ze worden het best mee opgenomen in het beleidsplan. Het gaat in zo’n plan namelijk niet alleen over de toewijzing van de personele middelen per doelstelling, maar ook over de planning van de noodzakelijk geachte maatregelen om de personele inzet optimaal te doen renderen. Je kan dit per operationele doelstelling beschrijven in je beleidsplan, maar het kan voor sommige organisaties ook interessant zijn om hiervoor een aparte strategische doelstelling voor uit te schrijven en hier de geplande acties van je medewerkersbeleid te bundelen.
Het financiële plaatje bij betaalde medewerkers: VTE-berekening
De grootste kost in de meeste organisaties is de personeelskost. Een begroting opmaken voor je personeel, volgt dezelfde algemene stappen van financiële planning: in eerste instantie maak je een analyse op basis van de huidige beleidsvoering, vervolgens maak je projecties waarop je keuzes baseert.
Analyse van je personeelstijd in VTE
Bekijk in eerste instantie hoeveel voltijdse equivalenten (VTE) je in dienst hebt en wat dat je jaarlijks kost. Bekijk het volledige plaatje, houd dus rekening met:
- In welk barema zijn je medewerkers tewerkgesteld?
- Over hoeveel anciënniteit beschikken ze?
- Over welke voordelen beschikken ze? (bv. extra verlofdagen, maaltijdcheques, groepsverzekering, …)
Om doordachte keuzes te kunnen maken in je personeelsbegroting, voer je enkele projecties uit.
Bereken wat je kosten zijn bij het behoud van je volledige personeelsploeg (Y). Bereken aan de hand van barema’s, anciënniteit en voordelen hoe je prijs stijgt. Hou daarbij ook rekening met mogelijke indexering van lonen e.d. Hiermee kom je tot een fictieve maximumprijs voor personeelskosten.
Daarnaast maak je de berekening van een minimumscenario (X). Kijk daarvoor even naar het verleden: Wat is de gemiddelde doorlooptijd van personeelsleden? Zullen er veel personeelswissels plaatsvinden? Wat kost het je wanneer je in je vervangingen kiest om jonge mensen aan te nemen?
Wanneer je over een fictieve maximumkost (Y) en minimumkost (X) beschikt, kan je werken met een vork van de twee, waar je in je reële beleidsvoering waarschijnlijk ergens tussen belandt. Je kiest voor je begroting dus een soort tussenmaat tussen minimum- en maximumscenario. Bouw een grondig berekend en realistisch scenario uit.
TIP! Weet dat de personeelskost bij vele organisaties 80% van de kosten inhoudt. Wissels en fluctuaties brengen dus behoorlijke begrotingswijzigingen teweeg. Hou hier rekening mee wanneer je een begroting opstelt. Eventueel kan je er zelfs je beleid naar schikken: specifieke barema’s kiezen, vaste rotatie van personeel instellen, …
Berekening personeelskost: methodisch
Weet dat de inschatting van voltijdse equivalenten voor iedereen moeilijk is, omdat je nog niet meteen weet wie welke doelstellingen precies gaat opvolgen, hoe vlot dat loopt en hoeveel tijd het vraagt. Je kan de berekening op twee manieren aanpakken:
- Ofwel verbind je al namen met doelstellingen en de ingeschatte tijdsinvesteringen. Op die manier krijg je een ‘reële’ inschatting van de personeelstijd per operationele doelstelling. Weet dat dit een zeer moeilijke oefening is. Bovendien, als je het echt grondig wilt aanpakken, hou je ook rekening met personeelsverschuivingen, nieuwe aanwervingen, … en de daar bij horende impact op je personeelsbegroting.
- Een andere manier van werken houdt in dat je een gemiddelde loonkost berekent voor alle VTE’s: een soort ‘gemiddelde prijs van een VTE’. Hiervoor kan je je inschatting tussen de vork minimum- en maximumkost gebruiken. Vervolgens kan je dit gemiddelde getal verdelen naargelang de ingeschatte VTE per operationele doelstelling.
Op die manier heb je al een inschatting van de personeelskost voor je inhoudelijke doelstellingen. Hier bovenop zijn er ook nog een aantal overheadkosten om mee te nemen. Naast inhoudelijke medewerkers, bestaat een team ook vaak uit personeelsleden die coördineren, ondersteunen, administratie verzorgen, … deze personeelskost is vaak niet rechttoe rechtaan onder operationele doelstellingen onder te brengen.
- Vaak worden deze kosten in een beleidsnota onder een aparte doelstelling bijvoorbeeld ‘kwaliteitsvolle organisatie’ samengenomen. Op die manier kan je een zeer concreet en helder kostenplaatje maken van deze overhead personeelskosten.
- Een andere manier van werken komt er op neer dat je deze kosten toch verdeelt onder de verschillende operationele doelstellingen. Dit is echter lastig, omdat het een inschatting van de overhead bij elke doelstelling vraagt, wat zeker niet altijd zo gemakkelijk uit te drukken is.
- In een derde scenario plaats je overheadkosten niet specifiek onder een doelstelling van je nota, maar aanvaard je dat die kosten er zijn. Het verdient aanbeveling om in dit geval toch een aparte tabel op te maken waarin je transparant weergeeft welke kosten dit zijn en hoe je die berekent.
TIP: toon aan hoe je het kostenplaatje voor je personeel opbouwt
Het klinkt erg logisch, maar het blijft belangrijk om goed aan te tonen hoe je de kosten van je personeel berekent. De afdeling Jeugd voorziet normaal gezien in haar leidraad een schema dat je dient te gebruiken om je begroting weer te geven. Het kan alleszins geen kwaad om in je nota extra ruimte te maken om je personeelsbegroting helder uit de doeken te doen. Gezien dit de grootste kost van je vereniging is, wordt hier grondig naar gekeken. Uiteraard gebruikt de afdeling Jeugd ook een methode en een aantal parameters die haar toelaten een berekening te maken. Zorg er dus hoe dan ook voor dat je duidelijk bent in de berekening van je personeelskosten en dat de details onder je doelstellingen en overheadberekeningen overeenkomen met het totaalbedrag.
