In de laatste fase van het planningsproces communiceert het planningsteam naar de hele organisatie en de belangrijkste stakeholders. Die communicatie heeft een dubbel doel: de inhoud die het planningsproces opleverde én het proces zelf voorstellen.
Inhoudelijk ligt op dit moment nog niet de definitieve versie van het uitgeschreven plan vast, wel geef je de hoofdzaken weer: missie, strategische doelen (gemotiveerd vanuit de beleidsopties en de gegevensverzameling), operationele doelen en de belangrijkste acties en indicatoren.
Er kunnen op dit moment uiteraard hiaten of blinde vlekken aan het licht komen, er kan weerstand zijn, er zijn misschien praktische bedenkingen, enz. Het is belangrijk dat het planningsteam hiervoor openstaat.
Vervolgens doorloopt het planningsteam best nog even deze checklist en gaan zij na of:
- het plan overeenstemt met de decretale vereisten;
- het plan als geheel logisch en consistent is opgebouwd, het inhoudelijke en het zakelijke op elkaar zijn afgestemd;
- het plan helemaal past bij de missie en visie;
- er voldoende aandacht ging naar de gegevensverzameling en de maatschappelijke contextanalyse aanleiding gaf tot de formulering van duidelijk gemotiveerde beleidsuitdagingen;
- de beleidsuitdagingen en -keuzes geleid hebben tot algemene strategische doelstellingen;
- de operationele doelstellingen verbonden zijn met de strategische doelstellingen;
- de strategische doelstellingen voldoende geoperationaliseerd zijn;
- de vooropgestelde doelstellingen haalbaar en realistisch zijn (START SMART);
- er gemotiveerd en geargumenteerd kan worden waarom bepaalde aspecten ontbreken;
- geweten is in welke mate de organisatie invloed kan uitoefenen op de (rand)voorwaarden om de doelstellingen te realiseren;
- de opgegeven indicatoren het mogelijk maken te verifiëren in welke mate de doelstellingen zijn gerealiseerd;
- er voldoende antwoorden zijn op de vragen die in fase 6 zijn gesteld bij de elementen uit het geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid;
- er voldoende een verband is tussen de inhoudelijke en zakelijke planning (met gebruik van de ‘planningswijzer’).
Redactietips
Je werkt best met één eindredacteur. Na de redactie is het zinvol het document te laten nalezen door een ‘buitenstaander’ die niet in het planningsteam zat, zoals een bestuurder of sympathisant van de organisatie.
Op de vraag hoe lang een beleidsplan (als werkinstrument) moet zijn, is het moeilijk een antwoord te geven. Dat hangt van veel factoren af: de aard en grootte van de organisatie, de complexiteit van de doelstellingen, de wijze waarop de gegevensverzameling is verwerkt, enz.
Nog enkele tips:
- Maak je plan niet té lang.
- Zorg voor een inhoudstafel.
- Beschrijf in het plan ook beknopt het planningsproces zelf.
- Geef voor de uitwerking van de doelstellingen een overzicht van het uitgewerkte doelstellingensysteem.
- Zorg voor een overzichtelijke lay-out waarin de klemtonen die je wil leggen, tot hun recht komen.
- De laatste stap is de goedkeuring door de statutaire organen. Als het proces goed verlopen is, zijn de bestuurders al op de hoogte van de grote lijnen. Wellicht was minstens één bestuurder lid van het planningsteam.
- Na de goedkeuring door de algemene vergadering bezorg je het plan aan alle medewerkers en betrokken vrijwilligers.
