Op onze laatste vorming over fase 7: redactie & subsidieovereenkomst van dinsdag 13 september 2016 verzamelden we nog enkele belangrijke vragen en antwoorden over de inhoud, de vormvereisten, lay-out en de onderhandelingsprocedure voor je subsidieovereenkomst:
Over de doelstellingen, vormvereisten en lay-out van je beleidsnota
Hoe kan ik mijn beleidsnota toch binnen de vormvereisten van 50 pagina’s houden? Onze vorige was veel langer.
Hou het bij de essentie. Beperk je in de voorziene 30 pagina’s ook effectief tot je doelstellingenkader. Grote lappen visietekst kan je er hier uit houden en bijvoorbeeld in de extra hoofdstukken rond diversiteit, stedelijkheid, … wat meer in de verf zetten.
Het is ook niet per se erg om je tekst kort te houden. Wie weet krijg je dan bijkomstige vragen van de Afdeling Jeugd of de adviescommissie, maar gezien je daar toch al over hebt nagedacht, kan je dan simpelweg een antwoord bieden.
Een beleidsnota tot managementinstrument maken vraagt wel vaak om meer tekst dan de voorziene ruimte in de nieuwe vormvereisten. Een oplossing kan zijn om je acties in fiches verder uit te werken en deze aan je medewerkers te bezorgen.
Hoeveel strategische doelstellingen worden gemiddeld opgenomen in een beleidsnota?
Beperk je tot 4 à 5 strategische doelstellingen. Zo vermijd je moeilijkheden bij het rapporteren en heb je minder kans op kruisverwijzingen. Vermijd dus om te veel binnen je beleidsnota naar andere delen te verwijzen of beperk dit zo veel mogelijk. Het moet (voor een externe lezer) een overzichtelijk geheel blijven om te lezen.
Is het verplicht om aan elke operationele doelstelling een resultaatsindicator te verbinden?
Ja, aan elke operationele doelstelling moet ten minste één resultaatsindicator verbonden zijn. Inspanningsindicatoren zijn mogelijk maar worden liefst op een minimum gehouden, omdat deze vaak tot discussies leiden bij het doornemen van werkingsverslagen.
Moeten we met veel nieuwe projecten op de proppen komen?
Neen, onthoud dat het niet nieuw moet zijn om goed te zijn! Wat natuurlijk ook niet uitsluit om te innoveren en experimenteren.
Hoe breng ik structuur aan binnen een beleidsnota?
Breng visueel structuur aan: maak gebruik van icoontjes om zo de lezer te ondersteunen in het leesproces. De lezer is dan ook in de mogelijkheid om snel te zoeken en vinden.
Duidt bijvoorbeeld aan wat nieuwe zaken zijn, duidt aan hoe je beantwoordt aan de criteria, et cetera.
Structuur binnen acties: Zet bij projecten die deze keer een nieuwe naam krijgen eventueel ook de oude naam, zodat het herkenbaar is voor de dossierbehandelaar waar het over gaat.
Van ontwerpadvies tot definitief advies
Wanneer kan ik welk antwoord verwachten?
In 2017 nemen de afdeling en de beoordelingscommissies alle nota’s door. Je kan je volgend jaar aan deze data verwachten:
- 12 mei: ontwerp advies toegestuurd
- Voor 31 mei kan je een repliek terugsturen
- 14 juli: alles wordt doorgegeven aan de minister
- 15 september: minister deelt zijn beslissing mee
Krijgen we nu één advies of meerdere adviezen?
Er zijn drie mogelijke vormen van adviezen:
- Afzonderlijke adviezen. Zowel de Afdeling Jeugd als de Adviescommissie schrijven een advies onafhankelijk van elkaar.
- Gecoördineerd advies. Afdeling Jeugd en de Adviescommissie leggen hun advies samen en maken er één versie van. Wanneer ze op sommige delen toch van mening verschillen wordt dit apart toegelicht.
- Gedeeld advies. Afdeling Jeugd en Adviescommissie Binnen een gedeeld advies wordt er geheel samen een advies geformuleerd.
De adviescommissie beslist zelf in welke vorm zij hun adviezen doorsturen.
Onderhandeling en overeenkomst
Waarmee wordt rekening gehouden in de opmaak van de subsidieovereenkomst?
Een goed doelstellingenkader zorgt voor een goede subsidieovereenkomst. Zorg dus dat de indicatoren realistisch opgesteld zijn en dat er enige uitdaging in verwerkt zit.
De definitieve beslissing van de minister en de realiteitswaarde van de indicatoren zijn de uitgangspunten.
Vermijd ook eiland-denken binnen de beleidsnota. Zet in op maatschappelijke tendensen en nieuwe spelers in het veld. Zorg dat er voldoende afstemming is tussen vraag en aanbod.
Hoe verlopen de onderhandelingen naar een subsidieovereenkomst?
De afdeling Jeugd mailt je het te bespreken voorstel door. Je kan hier op reageren en een tegenvoorstel doen alvorens je in Brussel het effectieve gesprek aangaat.
Bij zo’n gesprek is je dossierbeheerder aanwezig, de coördinator van de vereniging en eventueel enkele bestuursleden of andere beleidsmedewerkers. Je kan dan je tegenvoorstel toegelichten waarna de Afdeling aangeeft of ze er al dan niet op ingaan. Vervolgens wordt het voorstel aangepast door de Afdeling op basis van de besprekingen.
Uiteindelijk kom je na (al dan niet veel) onderhandelen tot een definitieve subsidieovereenkomst die door beide partijen ondertekend wordt.
Hoe zorg je dat de onderhandelingen vlot verlopen?
Een goed doelstellingenkader is de basis voor een goede subsidieonderhandeling. Met gedegen voorbereidend werk, verlopen de onderhandelingen ook vlot.
Zorg dat de Afdeling je vereniging kent. Met een vriendelijke houding kunnen al vele deuren opengaan. Bekijk de Afdeling als partners en zeker niet als de vijand. Door een open en constructieve communicatie kan je in onderling overleg komen tot een gedragen geheel.
Wat als het toegekende bedrag lager is dan wat we gevraagd hebben?
Voorafgaand aan de subsidieonderhandelingen kan je binnen je organisatie al prioriteiten aanbrengen in je doelstellingenkader. Wanneer er in onderhandelingen aan je doelstellingenkader gesleuteld wordt, kan je sneller beslissingen maken in verband met doelstellingen en indicatoren die je wil behouden dan wel schrappen.
Tip: Ken je organisatie goed, weet wat je vorige keer deed en wat de bemerkingen hierop waren. Speel je sterktes uit en zet hier op in.
