Jaarplannen of jaarprogramma’s maken je doelstelling concreet uitvoerbaar. Elk jaarprogramma is een draaiboek dat vastlegt welke acties of stappen ondernomen zullen worden, met welke timing en welke middelen, en wie verantwoordelijk zal zijn voor de verschillende acties. Het jaarprogramma wordt samen met het verslag en de evaluatie van het voorbije jaar in het voortgangsrapport geïntegreerd. Dit leg je jaarlijks voor aan de statutaire organen van je organisatie. Het decreet SCvW vereist deze jaarlijkse rapportage niet, maar bij gebrek ervan kan je de inhoudelijke en zakelijke uitvoering van je plan niet opvolgen of bijsturen.
Een goed jaarprogramma voldoet aan een aantal eigenschappen. Het is meetbaar, evalueerbaar, zichtbaar, toewijsbaar, personaliseerbaar (wie doet wat), haalbaar, doenbaar, uitbreidbaar, gekend, geaccepteerd en gerespecteerd. Het moet binnen spelregels en tijdsaanduidingen voldoende vrijheid bevatten. Een jaarplan kan niet concreet genoeg geformuleerd worden. Een vaag of onduidelijk plan roept vragen op over de realiseerbaarheid van de doelstellingen en is geen werkinstrument dat de dagelijkse werking richting geeft.
Met de jaarlijkse voortgangsrapportage als bron wordt het maken van de decretaal vereiste voortgangsrapportage halverwege de beleidsperiode veel gemakkelijker. Het decreet vereist enkel een voortgangsrapport in het derde jaar van de beleidsperiode (in concreto tegen 31/03/2018 en tegen 31/03/2023).
