Jaarprogramma en rapportage bestaan uit vijf delen:
- Het eerste deel is motiverend: wat heeft de organisatie het voorbije jaar bereikt en wat wil ze dit jaar realiseren? Waarom? Hoe past de jaarplanning in het ruimere geheel van bv. een strategische doelstelling of het beleidsplan en de missie?
- Daarna wordt er over de activiteiten of acties (het liefst met indicatoren) gerapporteerd én wordt er gepland, met toewijzing van de noodzakelijke middelen. De activiteiten zijn afgebakend in de tijd. Een tijdsplanning is nuttig om het meten en evalueren mogelijk te maken. De timing kan per doelstelling of per actie genoteerd worden. De vermelding van een timing kan bovendien helpen om de haalbaarheid van het actieplan in te schatten. Als het gaat om lopende activiteiten, ga je best na wat je al dan niet gerealiseerd hebt in het voorbije jaar. Werd er iets niet gerealiseerd, dan kan je bekijken of verbeteracties mogelijk zijn.
- Als je open doelen of acties met ‘witruimte’ hebt ingepland om bijvoorbeeld in te spelen op de actualiteit of een experimentele werking te ontplooien, dan is de voortgangsrapportage hét middel bij uitstek om het geleverde werk en de bijbehorende resultaten toe te lichten en te verantwoorden.
- De toetsing aan de regelgeving is ook belangrijk. Hoe verhouden we ons tot de beoordelingselementen en -criteria die het decreet ons oplegt?
- Een overzicht van de zakelijke planning en bedrijfsvoering mag ten slotte ook niet ontbreken (Goed bestuur, kwaliteitszorg, kennis en informatiemanagement, infrastructuur, organisatiestructuur en -cultuur, medewerkersbeleid, communicatiebeleid).
