Oef. Het beleidsplan van je organisatie is af. Proficiat! Nu kan je starten met de realisatie ervan. Je hebt hiervoor vijf jaar de tijd. En je staat er niet alleen voor. Toch? Dat hangt af van het draagvlak dat je tijdens je planningsproces opbouwde en hoe je dat draagvlak de komende periode onderhoudt.
Tijdens je planningsproces besteedde je veel aandacht aan het creëren van een draagvlak bij heel wat mensen: alle belanghebbenden of stakeholders van je organisatie. Bij interne stakeholders vroeg je naar hun aspiraties, bij externe stakeholders naar de resultaten die ze wensen gerealiseerd te zien.
Steun van je interne stakeholders voor je beleidsplan levert een belangrijke bijdrage tot het succes van je organisatie:
- Iedereen werkt mee, er is teamwork.
- Er is motivatie en engagement.
- Het plan inspireert dagelijks werk, n verbindt tot resultaten.
- Het levert kwaliteit(-szorg) op en zorgt voor tevredenheid van doelpubliek en stakeholders.
- Het levert positieve energie en geeft zo draagkracht aan het team.
De interne en externe perspectieven verzoenen is een hele klus. Voor de dynamiek en sterkte van je organisatie is een regelmatige en duidelijke communicatie hiervoor echter ontzettend belangrijk. We onderscheiden drie centrale elementen binnen de interne en externe communicatie om draagvlak bij je stakeholders te verwerven, behouden en verder te ontwikkelen.
Interne communicatie en dialoog
Bij voorkeur gebruikte je verschillende werkvormen en media om te communiceren: nieuwsbrieven, blogs, e-mails of bijeenkomsten. Wanneer je plan klaar is en door de algemene vergadering goedgekeurd werd, meld je dat aan alle stakeholders.
In een kleine organisatie worden interne stakeholders (medewerkers, vrijwilligers, bestuurders) meestal nauw bij het planningsproces betrokken. In een grote organisatie is dit echter niet mogelijk. Daarom is het belangrijk dat er tijdens het planningsproces regelmatig geïnformeerd wordt welke stappen gezet werden en welke belangrijke conclusies aan de oppervlakte kwamen.
Tijdens de nieuwe beleidsperiode en de uitvoering van je beleidsplan kunnen medewerkers via de voortgangsrapportage jaarlijks volgen waar de organisatie staat. Het is een goede zaak wanneer medewerkers zicht hebben op waartoe zij hebben bijgedragen en hoe ze dat verder zullen doen. Successen kan je vieren, initiatieven die mislukken kunnen tot leren en verbetering leiden. Mislukken moet mogen.
Communicatie en verantwoording
Als gesubsidieerde socialprofitorganisatie met een missie die maatschappelijke meerwaarde nastreeft, hoor je ook je werk te verantwoorden. Dat doe je met je voortgangsrapportage conform de regelgeving. Misschien vind je dat niet voldoende. Dat je maatschappelijk verantwoord onderneemt, straal je best ook uit.
Er bestaat een wereldwijd geaccepteerd kader voor duurzaamheidsverslaggeving: het ‘Global Reporting Initiative’ (GRI). In een duurzaamheidsverslag communiceert een organisatie publiekelijk over haar economische, milieu- en sociale prestaties. De bedoeling van dit GRI is om duurzaamheidsverslaggeving voor alle organisaties – ongeacht omvang, sector of locatie – zo routinematig en vergelijkbaar te maken als financiële verslaggeving.
Het motto uit de public relations geldt dus ook voor het sociaal-cultureel werk: ‘Be good and tell it’. Durf uit te pakken met wat je goed doet. Bij maatschappelijke verantwoording mag je gerust het ruime publiek als stakeholder benoemen.
Communicatie als verbinding
Je draagvlak onderhouden, betekent dat je voeling houdt met alle stakeholders. De communicatie verloopt best volgens tweerichtingsverkeer: van binnen naar buiten, maar ook van buiten naar binnen. Wat je doet binnen het beleidsplan moet afgestemd zijn op wat in de samenleving gebeurt, rondom en binnen je organisatie en haar stakeholders.
Afstemming op alle interne en externe factoren waar je organisatie mee te maken krijgt, betekent dat je beleidsplan nooit definitief af is. Een beleidsplan kan niet anders dan ‘en cours de route’ bijgesteld worden.
