Stakeholders zijn mensen, groepen of organisaties die belang hebben bij (de toekomst van) je organisatie. We maken een onderscheid tussen interne en externe stakeholders.
Intern
Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers, zoals personeelsleden, vrijwillige medewerkers, freelance medewerkers en bestuursleden.
Dit zijn alle ‘organisatiegenoten’ die rechtstreeks met de werking van je organisatie te maken hebben. Bij een doorlichting van de interne werking en/of een zelfevaluatie zal de mening en appreciatie van die organisatiegenoten aan bod komen. Wil je ook met hun ‘aspiraties’ werken om een SWOART analyse te maken, dan moet je naar hun individuele aspiraties vragen en die inventariseren. Deze aspiraties zijn een onderdeel van de gegevensverzameling die je nodig hebt om weloverwogen en goed geïnformeerd tot toekomstige beleidsuitdagingen te komen.
Extern
Externe stakeholders zijn mensen of groepen die buiten de organisatie staan of er niet dagelijks bij betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld de leden van een vereniging. Het doelpubliek van je organisatie hoort hier ook bij.
Externe stakeholders splitsen we op in vier categorieën:
- Individuen, groepen of organisaties die op een directe manier invloed uitoefenen op de toegang tot middelen. Bv. de subsidiërende overheid, sponsors, de verhuurder van het gebouw waar de organisatie gehuisvest is, vaste afnemers van het aanbod…
- Zij die op een directe manier de dienstverlening, het aanbod of het product mee bepalen. Bv. de (bereikte en potentiële) doelgroepen, leveranciers…
- Zij die invloed kunnen uitoefenen vanuit de directe omgeving waarin de organisatie zich bevindt. Bv. buren, ‘concurrenten’, andere organisaties…
- Zij die invloed kunnen uitoefenen op de organisatie vanuit de ruimere omgeving. Bv. drukkingsgroepen, politici, media, groepen die nog geen doelgroep zijn maar wel belangstelling tonen…
In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is de oriëntatie op stakeholdermanagement en de visie op “samen duurzame meerwaarde creëren” een centraal onderdeel van de bedrijfsvoering.
Wat je in hoofdzaak van de externe stakeholders wil te weten komen, is welke resultaten zij van de werking van je organisaties verwachten. Dit is belangrijke input voor het vak van gewenste resultaten bij de matrix van de SWOART analyse.
Hoe inventariseer je de stakeholders en hoe haal je er de belangrijkste uit?
Bij de brainstorm binnen het planningsteam kan je volgend schema gebruiken, de ‘Power/interest Matrix’ (naar Johnson & Scholes, 1999):
|
Belang |
Hoog | Geïnformeerd houden | Sleutelfiguren |
| Laag | Minimale effecten |
Tevreden houden |
|
| Laag | Hoog | ||
| Macht / impact | |||
De werkwijze bestaat erin om met de brainstorm alle belanghebbenden of stakeholders op te sommen samen met het belang dat ze vertegenwoordigen.
Probeer de stakeholders in te delen in groepen. Niet als een keurslijf, maar vooral om te zien hoe het stakeholdernetwerk in elkaar steekt. Volgende indeling kan je inspireren:
- Primaire stakeholders (hebben directe en specifieke belangen)
- Secundaire stakeholders (meer algemeen, maar van groot belang voor maatschappelijk draagvlak)
- Materiële belangen (economische gerelateerde interesses)
- Politieke belangen (verdeling van invloed en macht in en rond de organisatie)
- Sociale belangen (op zoek naar sociale verbondenheid en inbedding)
- Informatiebelangen (willen feiten en transparantie)
- Spirituele belangen (diepere waarden in de organisatie)
Stakeholders kun je ook indelen op macht, legitimiteit en dringendheid. Het is nuttig in te schatten met welk soort stakeholder je te maken hebt en je af te vragen:
- Hoeveel macht heeft deze stakeholder tegenover mijn SCvW organisatie? Met welke machtsmiddelen?
- Hoe legitiem is (het belang) van deze stakeholder?
- Hoe dringend is dit belang?
Brainstorm in het planningsteam om alle stakeholders op te sommen samen met het belang dat ze vertegenwoordigen. Zo kom je tot een ‘long list’
Op basis van de groepsindeling en/of de stakeholdermapping maak je een ‘short list’ waarbij je je kan beperken tot de sleutelfiguren
Om te weten te komen wat zij van je organisatie verwachten, welke resultaten zij wensen, kan je hen best bevragen.
Bevraging
Voor je aan een bevraging begint, kijk je na of je eventueel al over gegevens beschikt: doelgroepbevragingen, evaluaties, enz. Een grote bevraging is niet per se nodig als je met een panel werkt van de verschillende stakeholders. Nog een mogelijkheid om een grote bevraging te vermijden is het werken met persona’s.
Wanneer een grootschalige bevraging toch noodzakelijk is, hou het dan simpel. Vermijd te veel open vragen of/en beperk het aantal vragen.
Met deze voorbeeldvragen kom je al veel te weten:
- Wat wordt van de organisatie verwacht?
- Welke resultaten wil je dat de organisatie de komende vijf jaar neerzet?
- Wat moet de organisatie meer doen, moesten er middelen beschikbaar zijn, en waarom?
- Wat moet de organisatie afbouwen, en waarom?
- Waarom is men wel/niet tevreden over de organisatie?
- Welke goede raad en suggesties voor de toekomst kan men meegeven, en waarom?
- Wat zijn de sterke punten van de organisatie, en waarom?
- Wat zijn de zwakke punten van de organisatie, en waarom?
- Zijn er ontwikkelingen die je als een kans of een meevaller ziet, en waarom?
- Zijn er ontwikkelingen die je als een bedreiging of een tegenvaller ziet, en waarom?
Het spreekt voor zich dat het planningsteam vóór de bevraging goed afspreekt op welke manier de gesprekken zullen gebeuren (telefonisch, via e-mail…), wie de bevraging uitvoert, hoe de antwoorden verwerkt zullen worden, hoe er wordt gerapporteerd, enz. Het is belangrijk de taken goed te verdelen en afspraken te maken over timing en eindredactie. De resultaten van de gegevensverzameling zijn nodig om een sterkte-zwakteanalyse te maken.
Wil je een online stakeholders bevraging opzetten? Hier vind je inspiratie: https://www.limeservice.com/en/
http://www.enquetemaken.be
https://nl.surveymonkey.com
Ook een hulpmiddel en gratis: Google spreadsheets
