Door met SWOART te werken krijg je een overzicht van en inzicht in wat je zou kunnen doen om de uitdagingen voor het toekomstig beleid van je organisatie aan te pakken.
Het letterwoord SWOART staat voor: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Aspirations, Results en Threaths (Sterktes, Zwaktes, Kansen, Aspiraties, Resultaten, Bedreigingen)
Uit de gegevensverzameling komen allerlei soorten interne en externe gegevens naar boven. We interpreteren die als sterktes en zwaktes (intern) en als kansen of bedreigingen (extern). Tijdens die gegevensverzameling vraag je de interne stakeholders (medewerkers, bestuurders, vrijwilligers) naar hun aspiraties. Aan de externe stakeholders vraag je dan weer welke resultaten ze door de organisatie willen neergezet zien.
Nadien combineer je die geïnterpreteerde gegevens met elkaar om zo te zien welke uitdagingen met welke handelingsmogelijkheden op je organisatie afkomen.
Om dat te doen is vooral de SWOT-confrontatiematrix bekend. Uit de praktijk blijkt echter dat die vaak leidt tot een te grote focus op het negatieve en daarnaast ook te veel aandacht heeft voor interne kwesties (ondersteunende of secundaire processen).
Met de werkvorm SOAR kan je dit vermijden. Deze werkvorm focust dan weer te veel op voluntarisme en onvoldoende op wat we zwaktes of bedreigingen noemen.
Geïnspireerd door beide werkvormen, stellen we een nieuwe, alternatieve werkwijze voor: de SWOART. Die is eerder te bekijken als een ‘inspiratierooster’ dan als een ‘confrontatiematrix’.
Sterktes
Strengths of interne sterktes.
Waar is de organisatie goed in? Wat zijn haar sterktes? Kan een bepaald gegeven in de organisatie beschouwd worden als een sterkte met het oog op haar voortbestaan, de realisatie van de missie en het behalen van goede resultaten? Alle sterke elementen van de organisatie die het planningsteam heeft vastgesteld, worden in dit luik genoteerd.
Zwaktes
Weaknesses of interne zwaktes.
Waar is de organisatie minder goed in? Wat zijn haar zwaktes? Wat werkt niet goed? Kan een bepaald gegeven in de organisatie beschouwd worden als een zwakte met het oog op haar voortbestaan, de realisatie van de missie en het behalen van goede resultaten? Alle zwakke elementen van de organisatie die het planningsteam heeft vastgesteld, worden in dit luik genoteerd.
Aspiraties
Aspirations of aspiraties.
Uit de bevraging van de interne stakeholders en ook uit de functioneringsgesprekken met medewerkers, kom je te weten wat hun aspiraties zijn. Wat willen ze nog verwezenlijken? Wat zouden ze graag realiseren binnen de visie en missie van de organisatie? Wat vinden ze een professionele uitdaging?
Kansen
Opportunities of externe kansen.
Welke kansen bieden er zich in de externe omgeving aan, waardoor de organisatie haar doelstellingen beter, gemakkelijker en vlugger kan realiseren? Hier worden alle externe kansen die de organisatie ten goede komen en die het planningsteam heeft vastgesteld, genoteerd.
Bedreigingen
Treaths of externe bedreigingen
Welke bedreigingen doen zich voor in de externe omgeving die het de organisatie moeilijk maken haar doelstellingen te realiseren? Alle externe bedreigingen, moeilijkheden en remmingen die de organisatie kunnen hinderen of afremmen en die het planningsteam heeft vastgesteld, worden in dit luik genoteerd.
Resultaten
Results of gewenste resultaten.
Uit de bevraging van de externe stakeholders kom je te weten wat deze belanghebbenden wensen als resultaat te zien van je organisatie binnen deze beleidsperiode.
De SWOART toepassen
Het komt erop aan de zes categorieën met elkaar te verbinden of te confronteren en daar mogelijke handelingsmogelijkheden uit af te leiden. Bij elke combinatie is een bepaalde aanpak aangewezen.
De combinatie van de gegevens uit de eerste kolom en de bovenste rij leidt tot negen vakken met een bepaald handelingsperspectief.
De handelingsperspectieven zijn:
Schade beheersen: Zwaktes x Bedreigingen
De vraag die hier gesteld wordt, is: maakt zwakte x, y of z… in de toekomst de organisatie extra kwetsbaar ten opzichte van bedreiging x, y of z…? Stemt een interne zwakte overeen met een externe bedreiging, dan moet de organisatie op zoek naar maatregelen die de schade kunnen beperken. Bedreigingen die overlappen met zwaktes vragen om schadebeheersing.
Hoe versterken we zwakte x om bedreiging y af te weren?
Kiezen: Zwaktes x Kansen
Beslis. Maak keuzes. Wend kansen aan om zwaktes in te perken. De overeenkomsten tussen interne zwaktes en externe kansen vragen om een beslissing. Wat gaat de organisatie doen: afbouwen of investeren?
De vraag die hier gesteld wordt, is: is zwakte x, y of z… in de toekomst een obstakel om ten volle gebruik te kunnen maken van kans x, y of z…? Wanneer een interne zwakte mogelijkheden kan bieden op het vlak van een externe kans, moet de organisatie een keuze maken. Als de kans voldoende belangrijk is, moet men investeren om de zwakte op te heffen. Is de opportuniteit niet zo belangrijk of uitgesproken, dan kan de organisatie de zwakte op het huidige niveau aanhouden of afbouwen.
Hoe versterken we zwakte x om in te spelen op kans y?
Herbevragen: Zwakte x Resultaten
Wanneer een vastgestelde interne zwakte ons verhindert om naar onze gewenste of gedroomde resultaten toe te werken, kan je best die zwakte grondig onderzoeken.
Waar komt die zwakte vandaan? Kunnen we de oorzaak benoemen? Kunnen we die oorzaak uiteenrafelen tot afzonderlijke aspecten en via die aspecten de situatie aanpakken? Kijk eens naar de werkvorm ‘probleemboom-doelboom’.
We kunnen de positieve energie en de motivatie van onze gewenste resultaten aanwenden om de zwakte uit te schakelen.
Verdedigen: Sterktes x Bedreigingen
Wend bedreigingen af door sterktes in te zetten.
Wanneer een organisatie goed is in iets (interne sterkte), maar die sterkte is iets wat niet zo goed in de samenleving valt (externe bedreiging) of waar nauwelijks vraag naar is, dan zal ze zich verdedigen. Met andere woorden: bedreigingen die overlappen met sterktes wijzen op een nood aan verdedigen, aan de mobilisatie van middelen, alleen of met de hulp van derden.
De vraag die hier gesteld wordt, is: kan sterkte x, y of z… in de toekomst iets betekenen met het oog op het verdedigen van de organisatie en het realiseren van haar doelstellingen ten opzichte van bedreiging x, y of z…? Een sterk aspect van de organisatie waarmee men een bedreiging kan weerstaan, moet men ondersteunen en meer ruimte geven.
Hoe maken we gebruik van sterkte x om bedreiging y af te weren?
Investeren: Sterktes x Kansen
Speel sterktes uit om aangereikte kansen te benutten.
Wanneer een organisatie goed is in iets (interne sterkte) en die sterkte valt bovendien ook goed in de samenleving (externe kans), dan zal ze hierin kunnen investeren. De overeenkomsten tussen interne sterktes en externe kansen leiden tot een voordeel en een versteviging van de organisatie en haar resultaten.
De vraag die hier gesteld wordt, is: kan de organisatie sterkte x, y of z… in de toekomst (nog beter) aanwenden door optimaal gebruik te maken van kans x, y of z…?
Hoe maken we gebruik van sterkte x om in te spelen op kans y?
Inzetten: Sterktes x Resultaten
We dagen de bestaande situatie uit door onze sterktes in te schakelen en zo stappen te zetten in de realisatie van wat van ons verwacht wordt: de gewenste resultaten.
Vanuit de positieve kern van de organisatie (het geheel van unieke sterktes, middelen, capaciteiten en pluspunten) identificeren we die gewenste resultaten die een uitdagend beeld van de toekomst schetsen, gebaseerd op het beste uit het verleden van de organisatie.
We zetten dus de sterktes en de slagkracht van onze organisatie in om ambities te formuleren die in overeenstemming zijn met wat de externe stakeholders van ons verwachten en aldus positief gewaardeerde verandering realiseren.
Omdenken: Aspiraties x Bedreigingen
Omdenken is denken in termen van kansen en niet van problemen. Je kijkt naar de werkelijkheid zoals ze is en wat je daarmee zou kunnen. Je gebruikt de energie van het probleem voor iets nieuws.
Omdenken bestaat uit twee stappen:
Deconstrueren: van het probleem een feit maken.
Construeren: transformeren van bestaande feiten tot een nieuwe mogelijkheid. Je start met een feit en kijkt wat je daarmee zou kunnen doen.
Realiseren: Aspiraties x Kansen
Wanneer aspiraties van medewerkers of organisatiegenoten samen sporen met kansen uit de maatschappelijke omgeving dan is het mogelijk om die positieve ‘drive’ te valoriseren met het doel die aspiraties tot realiteit te maken.
Riskeren: Aspiraties x Resultaten
Wanneer de individuele of persoonlijke aspiraties gecombineerd worden met de resultaten die men van de organisatie verwacht, kan een krachtige, energierijke mix ontstaan die tegelijk uitdagend en wervend is om de komende beleidsjaren een verschil te maken.
Dit krachtige potentieel biedt draagvlak om (liefst beredeneerde) risico’s te nemen en beleidsuitdagingen met innoverende praktijken op te zetten. De ploeg wil immers met extra motivatie de gedroomde resultaten waar maken.
