Het letterwoord SWOT staat voor ‘Strengths, Weaknesses, Opportunities & Treaths’. Deze vier woorden vormen telkens één categorie.
Inzetbaar bij
Verwerking van de gegevensverzameling. Het gevaar bestaat dat het planningsteam verdrinkt in de veelheid van informatie, niet meer weet waaraan te beginnen of wat ermee aan te vangen. Analyseren is goed, maar uiteindelijk moet het planningsteam ook tot syntheses komen.
Beschrijving
We ordenen de gegevens volgens vier categorieën: sterktes, zwaktes, kansen, bedreigingen. We confronteren deze categorieën met elkaar in een matrix. Die suggereert handelingskeuzes.
Strengths of interne sterktes
Waar is de organisatie goed in? Wat zijn haar sterktes? Kan een bepaald gegeven in de organisatie beschouwd worden als een sterkte met het oog op haar voortbestaan, de realisatie van de missie en het behalen van goede resultaten? Alle sterke elementen van de organisatie die het planningsteam heeft vastgesteld, worden in dit luik genoteerd.
Weaknesses of interne zwaktes
Waar is de organisatie minder goed in? Wat zijn haar zwaktes? Wat werkt niet goed? Kan een bepaald gegeven in de organisatie beschouwd worden als een zwakte met het oog op haar voortbestaan, de realisatie van de missie en het behalen van goede resultaten? Alle zwakke elementen van de organisatie die het planningsteam heeft vastgesteld, worden in dit luik genoteerd.
Bij het identificeren van de sterktes en zwaktes is het belangrijk terug te kijken naar de stakeholdersanalyse die werd gemaakt bij het opstellen van het organisatieprofiel. Hieruit kan men afleiden wat buitenstaanders als sterkte of zwakte van de organisatie beschouwen.
Tijdens de discussies ontstaat soms onduidelijkheid door de subjectiviteit van meningen: wat de één als een zwakte ziet, beschouwt iemand anders mogelijk als een sterkte. Laat mensen zo veel mogelijk redenen geven (indien mogelijk ook geobjectiveerd materiaal) waarom ze iets als sterkte of zwakte benoemen. Een echte betekenis krijgen sterktes en zwaktes vaak ook door ze te koppelen aan de missie of de sociaal-culturele methodiek.
Voorbeeld: de leeftijd van de leden van de raad van bestuur van een organisatie ligt hoofdzakelijk tussen 60 en 70 jaar. Dat is mogelijk een zwakte omdat een organisatie nood heeft aan vernieuwing, maar het kan ook als een sterkte beschouwd worden omdat vele van deze nog fitte en actieve gepensioneerde leden in staat zijn een groot gedeelte van hun tijd vrij te maken voor de organisatie en uit een schat aan ervaringen kunnen putten. Dit zo genuanceerd mogelijk benoemen is belangrijk voor latere fases, bijvoorbeeld bij het formuleren van doelstellingen.
Opportunities of externe kansen
Welke kansen bieden zich in de externe omgeving aan waardoor de organisatie haar doelstellingen beter, gemakkelijker en vlugger kan realiseren? Hier worden alle externe kansen die de organisatie ten goede kunnen komen en die het planningsteam heeft vastgesteld, genoteerd.
Treaths of externe bedreigingen
Welke bedreigingen doen zich voor in de externe omgeving die het de organisatie moeilijk maken haar doelstellingen te realiseren? Alle externe bedreigingen, moeilijkheden en remmingen die de organisatie kunnen hinderen of afremmen en die het planningsteam heeft vastgesteld, worden in dit luik genoteerd.
Kansen en bedreigingen voor de toekomst van de organisatie zijn af te leiden uit de bevraging van de stakeholders en uit de externe gegevensverzameling (met de omgevingsanalyse).
Werkwijze
Terwijl de SWOT de gegevens onderbrengt in vier categorieën, worden in de SWOT-confrontatie (of SWOT-matrix) de vier categorieën met elkaar in verband gebracht. De confrontatie combineert de interne sterktes en zwaktes met de externe kansen en bedreigingen. Ze verbindt enerzijds de sterktes en zwaktes van de organisatie, en anderzijds de kansen en bedreigingen uit haar omgeving. Deze verbinding leidt tot vier soorten van conclusies. Binnen elke soort kunnen later de belangrijkste beleidsuitdagingen worden geformuleerd. Vooral het gesprek of de discussie over deze verbinding vormt de meerwaarde van de SWOT-analyse bij het uitklaren van een toekomstig beleid in de organisatie.
De verbinding tussen de interne (sterktes en zwaktes) en de externe gegevens (kansen en bedreigingen) om te komen tot een bepaalde conclusie gebeurt door de sterktes en de zwaktes onder elkaar in te vullen, links in een tabel (kolom 1). De kansen en bedreigingen worden naast elkaar ingevuld, bovenaan in de tabel (rij 1).
Om de SWOT-confrontatie correct toe te passen geven we enkele aandachtspunten mee:
- Bij het invullen mag men de interne en externe elementen niet door elkaar halen. Een kans wordt soms gemakkelijk als een sterkte omschreven en een sterkte als een kans. Dezelfde verwisseling komt ook voor bij zwaktes en bedreigingen.
- Vermijd waardeoordelen bij sterktes en zwaktes. Woorden als ‘goed’, ‘veel’, ‘weinig’ en ‘slecht’ bemoeilijken de formulering. Daarbij komt dat het logisch is dat als iets een sterkte is, het goed of veel is.
- Wees specifiek en formuleer de elementen zo concreet mogelijk. Een organisatie omschrijft het feit dat er veel organisaties zijn om mee samen te werken als een kans. Er zijn inderdaad veel organisaties, maar gaat het over Vlaamse organisaties, organisaties in Europa? Zijn het organisaties die met dezelfde doelgroep werken of juist niet? Vage, abstracte termen wekken veel vragen op en kunnen een eindeloze discussie op gang brengen.
De vier conclusies worden in de SWOT-tabel als volgt voorgesteld:
Conclusie 1: investeer. Speel sterktes uit om aangereikte kansen te benutten.
- Wanneer een organisatie goed is in iets (interne sterkte) dat bovendien goed in de markt ligt (externe kans), zal ze hierin kunnen investeren. De overeenkomsten tussen interne sterktes en externe kansen leiden tot een voordeel en een versteviging van de organisatie.
- De vraag die hier gesteld wordt, is: kan de organisatie sterkte 1, 2, 3… in de toekomst (nog beter) aanwenden door optimaal gebruik te maken van kans 1, 2, 3…?
Conclusie 2: Beslis. Wend kansen aan om zwaktes in te perken.
- Wanneer een organisatie minder goed is in iets (interne zwakte) wat niettemin goed in de markt ligt (externe kans), zal ze moeten beslissen wat ze gaat doen. Met andere woorden: de overeenkomsten tussen interne zwaktes en externe kansen vragen om een beslissing. Wat gaat de organisatie doen: afbouwen (omdat de organisatie het niet goed kan) of investeren (omdat er enorme externe kansen zijn en het zonde zou zijn om daar niet van te profiteren)?
- De vraag die hier gesteld wordt, is: is zwakte 1, 2, 3… in de toekomst een obstakel om ten volle gebruik te kunnen maken (te kunnen profiteren) van kans 1, 2, 3…? Wanneer een interne zwakte mogelijkheden kan/zou kunnen bieden op het vlak van een externe kans, moet de organisatie een beslissing nemen. Als de kans voldoende belangrijk is, moet men investeren om de zwakte op te heffen. Is de opportuniteit niet zo belangrijk of uitgesproken, dan kan de organisatie de zwakte op het huidige niveau aanhouden of afbouwen.
Conclusie 3: Verdedig. Wend bedreigingen af door sterktes in te zetten.
- Wanneer een organisatie goed is in iets (interne sterkte) wat niet zo goed in de markt ligt (externe bedreiging) of waar nauwelijks vraag naar is, dan zal ze zich verdedigen, in de aanval gaan. Met andere woorden: bedreigingen die overlappen met sterktes wijzen op een nood aan verdedigen, aan de mobilisatie van middelen, alleen of met de hulp van derden.
- De vraag die hier gesteld wordt, is: kan sterkte 1, 2, 3… in de toekomst iets betekenen met het oog op het verdedigen van de organisatie en het realiseren van haar doelstellingen ten opzichte van bedreiging 1, 2, 3…? Een sterk aspect van de organisatie waarmee men een bedreiging zou kunnen/kan weerstaan, overleven… moet men ondersteunen en meer ruimte geven.
Conclusie 4: Beheers de schade. Reduceer zwaktes om niet ten onder te gaan aan bedreigingen.
- Wanneer een organisatie niet goed is in iets (interne zwakte ) wat bovendien niet zo goed in de markt ligt (externe bedreiging) of waar nauwelijks vraag naar is, dan kan ze het best de schade beperken en afbouwen. Met andere woorden: bedreigingen die overlappen met zwaktes vragen om schadebeheersing.
- De vraag die hier gesteld wordt, is: maakt zwakte 1, 2, 3… in de toekomst de organisatie extra kwetsbaar ten opzichte van bedreiging 1, 2, 3…? Stemt een interne zwakte overeen met een externe bedreiging, dan moet de organisatie op zoek naar maatregelen die de schade kunnen beperken.
Benodigdheden
Notitiemateriaal, flappen, stiften. Projecteren van een SWOT-rooster (met computer en beamer) op een whiteboard en dit invullen met post-its en aanvullen met whiteboardstiften.
Bron & meer informatie
http://nl.wikipedia.org/wiki/Sterkte-zwakteanalyse
