Inzetbaar bij
De concretisering van operationele doelen in acties en jaarprogramma’s. Dit vergemakkelijkt de voortgangsrapportage.
Beschrijving
Door de operationele doelstellingen in acties te vertalen krijgt men een (al dan niet grote) hoeveelheid acties die opgevolgd moeten worden. Door ze in een database met ‘werkingsfiches’ onder te brengen en die toe te wijzen aan de uitvoerende medewerkers heeft men steeds een up-to-date overzicht van gerealiseerde acties en kan men jaarlijks vlot over de gegevens voor het voortgangsrapport beschikken.
Werkwijze
Ontwerp een database met een standaardfiche waarin de in te vullen en bij te houden gegevens staan. Maak ze toegankelijk via een intranet en/of cloudservice.
Alleen de medewerker aan wie de fiche is toegewezen, kan ze bewerken. Iedere andere medewerker en ook de leiding kan de stand van uitvoering van de planning en alle acties volgen. De leidinggevende kan overzichten en rapporten genereren.
Een voorbeeld van de invulvelden op de fiches:
- Titel van de actie
- Strategische doelstelling
- Operationele doelstelling
- Korte toelichting bij de actie
- Doel van de actie
- Beoogde doelgroep
- Resultaatsindicator
- Werkvorm
- Educatieve of stafmedewerker(s)
- Administratieve of ondersteunende medewerker(s)
- Fasering/timing van de actie
- Evaluatiegegevens (in te vullen aan einde van de actie)
- door deelnemers of publiek
- door de stafmedewerker(s)
- aandachtspunten voor opvolging/bijsturing
- Gegevens voor de boekhouding
Benodigdheden
Intranet met database of wiki software en toegang door de medewerkers.
Bronnen & verdere informatie
Hilde Vanoverbeke m.m.v. Hugo Callens, Kiezen van software voor beheer van contacten, activiteiten en werkprocessen. Handleiding voor sociaal-culturele organisaties. Socius, Brussel, 2013.
Bewaren
