Inzetbaar bij
Fase 4
Beschrijving
Socius ontwikkelde op basis van deze twee bovenstaande methodes een nieuw ‘inspiratierooster’: de SWOART. Ook wij schuiven deze methode als analyse instrument naar voren. De SWOART verzamelt volgende zaken:
- De sterke punten van je organisatie
- De zwakke punten van je organisatie die aanpak vereisen
- Kansen of opportuniteiten waar je organisatie kan op inspelen
- Bedreigingen, beperkingen of hindernissen die op de organisatie afkomen
- De aspiraties, dromen van de interne stakeholders van je organisatie, waar ligt de toekomst?
- De resultaten die de externe stakeholders verwachten, hoe zien zij de toekomst?
Door deze zaken goed in kaart te brengen kan je negen verschillende kruisingen maken. Deze kunnen elk worden aangepakt volgens een specifiek handelingsperspectief. Dat wil zeggen dat je een idee krijgt over hoe je de dingen kan aanpakken. Deze handelingsperspectieven geven vervolgens richting aan je beleidsuitdagingen.
Werkwijze
Nu ga je de zes categorieën met elkaar verbinden. Dat wil zeggen dat er negen combinaties mogelijk zijn. Deze negen combinaties gaan gepaard met negen handelingsperspectieven die je helpen om voor je organisatie een uitdaging te formuleren.
Schade beheersen [zwaktes x bedreigingen]
Er is een interne zwakte en die overlapt met een externe bedreiging. Dan moet de organisatie op zoek naar maatregelen om de schade te beperken.
De vraag die je je hier stelt is of zwakte X in de toekomst de organisatie extra kwetsbaar maakt ten opzichte van bedreiging Y. Later, bij de beleidsopties ga je dan kijken hoe we daarop kunnen ‘anticiperen’. Ga hier dus nog niet oplossen.
Kiezen [zwaktes x kansen]
Wanneer een zwakte van de organisatie overlapt met een externe kans, moet de organisatie zich afvragen of ze deze kans wil benutten en gaat investeren of men dit eerder laat liggen en/of gaat afbouwen.
De vragen die je hier stelt is: Vormt de zwakte X in de toekomst een obstakel om kans Y te gaan benutten? En wat is het belang van kans Y voor de organisatie? Op deze manier kan er gekozen worden om er wel of niet op in te zetten.
Herbevragen [zwaktes x resultaten]
Een interne zwakte verhindert de organisatie om naar een gewenst resultaat (extern) toe te werken. Dat vraagt vooral om een duidelijk beeld van de zwakte en de impact van de zwakte op het gewenste resultaat.
De vraag die hier wordt gesteld is hoe zwakte X is ontstaan, wat de oorzaak is, welke onderdelen er aan verbonden zijn en hoe het gewenste resultaat Y er toe kan bijdragen om de zwakte uit te schakelen. Kijk eventueel in dit verband naar de werkvorm
Verdedigen [sterktes x bedreigingen]
Een sterkte van de organisatie die in het gedrang komt door een externe bedreiging moet je gaan verdedigen. Het doel is de bedreiging af te wenden door nog meer in te zetten op de sterkte (met meer middelen, mensen of partnerschappen).
De vragen die hier gesteld kan worden zijn: Hoe kan sterkte X in de toekomst iets betekenen met het oog op het verdedigen van de organisatie en het realiseren van haar doelstellingen ten opzichte van bedreiging Y? Hoe maken we gebruik van sterkte X om bedreiging y af te weren?
Investeren [sterktes x kansen]
Als een organisatie goed is in iets en het leeft heel hard in de omgeving waardoor de samenleving kansen biedt, dan is er geen twijfel. Het is belangrijk om alles te doen om deze kansen te benutten en verder investeren.
De vraag die hier gesteld wordt is: Kan de organisatie sterkte X in de toekomst (nog beter) aanwenden door optimaal gebruik te maken van kans Y?
Inzetten [sterktes x resultaten]
We dagen de bestaande toestand uit door onze sterktes in te schakelen en zo stappen te zetten in de realisatie van wat van ons verwacht wordt door externen: de gewenste resultaten. Vanuit de positieve kern van de organisatie (het geheel van unieke sterktes, middelen, capaciteiten en pluspunten) identificeren we die gewenste resultaten die een uitdagend beeld van de toekomst schetsen, gebaseerd op het beste uit het verleden van de organisatie.
We zetten dus de sterktes en slagkracht van de organisatie in om onze ambities waar te maken en positieve verandering te realiseren.
De vraag die hier gesteld wordt is: Kan de organisatie sterkte X in de toekomst (nog beter) aanwenden om resultaat Y te bereiken?
Omdenken [aspiraties x bedreigingen]
Omdenken is denken in termen van kansen en niet van problemen (bedreigingen). Het is een manier van denken waarbij je probeert om het probleem om te zetten in een kans. Je gebruikt de energie van het probleem voor iets nieuws.
Omdenken bestaat uit twee stappen:
1. Deconstrueren: Dit is van het probleem een feit maken. Je neemt een probleem, haalt eraf wat-er-zou-moeten-zijn en houdt dat-wat-er-is over;
2. Construeren: Dat is het transformeren van bestaande feiten tot een nieuwe mogelijkheid. Je start met een feit en kijkt wat je daarmee zou kunnen doen. De vraag die gesteld kan worden is: Hoe kunnen we de bedreiging reduceren tot een feit en dit omdenken naar een kans voor de droom van onze medewerkers?
Realiseren [aspiraties x kansen]
De droom (of dromen) van personeel, vrijwilligers of bestuur kruisten met een kans in de maatschappij of omgeving. Dan is het grijpen van die kans om van de dromen een realiteit te maken een makkelijke uitwerking. Het is als het ware surfen op de ‘positieve drive’ die er rond je organisatie hangt.
De vraag die hier gesteld wordt is: Kan de organisatie aspiratie X in de toekomst realiseren door in te zetten op kans Y?
Riskeren [aspiraties x resultaten]
Wanneer de individuele of persoonlijke aspiraties (intern) gecombineerd kunnen worden met de resultaten (extern) die men van de organisatie verwacht, kan een krachtige, energierijke mix ontstaan die tegelijk uitdagend en wervend is om de komende beleidsjaren een verschil te maken. Als de vraag leeft bij zowel de interne als externe stakeholders kunnen we zeggen dat er draagvlak is om ‘risico’s’ te nemen en beleidsuitdagingen aan te gaan vanuit innovatieve praktijken.
De vraag die hier gesteld wordt, is neemt de organisatie het risico om in te zetten op verwachting X (van de medewerkers) die te matchen is met verwachting Y van externe deelnemers?
Reflecties over de SWOART oefening
We geven hieronder enkele reflecties weer die we leerden uit de vele oefeningen die we al deden met de SWOART:
- Niet alle handelingsperspectieven zijn even gemakkelijk in te vullen.
- Bij het handelingspespecief ‘herbevragen’ is niet altijd even duidelijk of het gaat over herbevragen op korte termijn of lange termijn. Dit hangt meestal af van het probleem dat vasthangt aan je zwakte. Gaat het over korte termijn herbevragen gebruik dan bijvoorbeeld de probleem-doelboom. Gaat het om een complex probleem dan kan je gaan nadenken of je hier wel een grotere onderzoeksuitdaging aan kan vasthangen (bv. je stelt de beleidsuitdaging vast om je missie & visie te herwerken en dit zal uiteindelijk als strategische doelstelling worden opgenomen in je beleidsnota).
- Het vak ‘omdenken’ wordt als uitdagend ervaren en is ook niet altijd even simpel, maar net daarom is het een leuke extra die erin zit. (Hier kom je meer te weten over omdenken, of luister naar podcast rond omdenken)
- Vaak wordt ook al eens kris kras doorheen het rooster gegaan of zijn uitdagingen niet altijd in het juiste handelingsperspectief te plaatsen. Het is dan ook goed om te onthouden dat het SWOART rooster in de eerste plaats een inspiratierooster is. Het helder formuleren en kiezen van de uitdagingen is pas voor na deze oefening.
- Durf ook elementen te combineren. Combineer bv. verschillende sterktes met elkaar en kruis ze dan met kansen of bedreigingen, enzovoort.
- Ook dubbels in je uitdagingen zijn geen enkel probleem. Integendeel, veel dubbels kunnen net een aanwijzing zijn dat deze uitdaging misschien erg belangrijk is voor jullie organisatie.
- Sommige hebben de neiging om meteen heel actiegericht te gaan denken. I.p.v. een algemene uitdaging te formuleren wordt er al meteen nagedacht over hoe we deze uitdaging concreet in acties kunnen omzetten en dus kunnen uitvoeren. Op zich nog geen probleem en zeker geen weggegooid werk. Je kan deze concrete acties in een spreekwoordelijke diepvries noteren om ze daar te parkeren en zo wel in deze oefening te focussen op beleidsuitdagingen. Je kan ook een procesbewaker inschakelen (al dan niet een externe persoon) die mee en dat jullie met de essentie bezig zijn en niet te snel afwijken naar concretisering.
Benodigdheden
- De geïnterpreteerde gegevens uit de gegevensverzameling.
- Notitiemateriaal, flappen, stiften. Projecteren van een SWOT-rooster (met computer en beamer) op een whiteboard en dit invullen met post-its en aanvullen met whiteboardstiften.
- Wil je zelf aan de slag met de SWOART, dan kunnen onderstaande documenten handig zijn:
