Inzetbaar bij
Ieder moment in het planningsproces waarbij een keuze gemaakt moet worden of er prioriteiten moeten worden gesteld en dit niet vlot lukt in dialoog en overleg.
Beschrijving
De prioriteitenmatrix is een keuze-instrument dat al heel lang bestaat en vaak erg doeltreffend is gebleken. In grote lijnen moet het gezien worden als een hulpmiddel om snel, accuraat en rekening houdend met de mening van alle betrokkenen een juiste keuze te maken. De prioriteitenmatrix moet je beschouwen als een voorbereiding op een uiteindelijke beslissing, niet als de beslissing zelf.
Het schematische voorbeeld van de prioriteitenmatrix moet je als volgt lezen:
- In de eerste kolom worden alle keuzemogelijkheden opgesomd. Dat zijn alle elementen opgenomen waarvoor er prioriteiten gekozen moeten worden.
- In de eerste rij worden de keuzecriteria opgesomd. Dit zijn alle criteria die de organisatie wenst te gebruiken om de mogelijkheden tegen elkaar af te wegen.
- In het raster startend op de kruising tussen de tweede kolom en de tweede rij worden alle keuzemogelijkheden afgewogen tegenover de criteria en krijgen ze een score.
- In de laatste kolom wordt per keuzemogelijkheid de optelsom gemaakt van alle scores in de vakjes.
- In deze tabel zijn keuzes 5, 4 en 1 geselecteerd.
Werkwijze
Deze systematiek werd al vaak uitgetest maar moet met de nodige kritische zin gelezen en uitgevoerd worden. In grote lijnen ziet de systematische aanpak er als volgt uit:
Stap 1: de keuzemogelijkheden vastleggen.
In de meeste gevallen vormt dit geen probleem voor de organisatie. Naar aanleiding van de verzamelde gegevens in een SWOT-analyse kan ervoor geopteerd worden om de matrix toe te passen op de verzamelde sterktes en zwaktes. Als de organisatie hiervoor kiest, moeten er twee oefeningen gedaan worden: één voor de sterktes en één voor de zwaktes. Enerzijds zullen de criteria (zie volgende stap) voor beide categorieën niet noodzakelijk dezelfde zijn, anderzijds is het niet evident criteria te vinden die op eenzelfde manier interpreteerbaar (lees: scoorbaar) zijn voor zowel de sterktes als de zwaktes.
Een tweede mogelijkheid is deze oefening toe te passen op de geformuleerde beleidsuitdagingen. Dan volstaat één oefening, hoewel het ook dan niet evident zal zijn om de juiste criteria af te bakenen.
Stap 2: de criteria vastleggen
Na de keuzemogelijkheden moeten ook de criteria nog vastgelegd worden, het meest heikele punt. Alles staat of valt met de juistheid van de criteria. Als voorbeeld noemen we hieronder een aantal bruikbare criteria, zonder volledigheid te willen nastreven.
- Relatie tot de interne organisatie, score prioriteitenmatrix: hoe groter de invloed op de interne organisatie, hoe hoger de score. Multiplicatoreffect of kans op slagen: score prioriteitenmatrix: hoe groter het effect, hoe hoger de score.
- Score op zelfevaluatie. Domeinen die erg slecht scoren bij een zelfevaluatie verdienen het om het eerst aangepakt te worden. Score prioriteitenmatrix: hoe meer effect op de zelfevaluatie, hoe hoger de score.
- Motivatie medewerkers: score prioriteitenmatrix: hoe groter de motivatie, hoe hoger de score.
- Klantgerichtheid: score prioriteitenmatrix: hoe groter de invloed op klantentevredenheid, hoe hoger de score.
- Klachten: score prioriteitenmatrix: hoe meer effect op de klachten, hoe hoger de score.
- Succesgarantie: score prioriteitenmatrix: hoe groter de succesgarantie, hoe hoger de score.
- Decreet: score prioriteitenmatrix: hoe nauwer de aansluiting bij een decreet, hoe hoger de score.
- Urgentie: score prioriteitenmatrix: hoe hoger de nood, hoe hoger de score.
Stap 3: De scoremogelijkheden bepalen
Een laatste voorbereidende stap is het vastleggen van de scoremogelijkheden. Hiervoor kunnen verschillende systemen gehanteerd worden. Om het eenvoudig te houden gaan we uit van het voorbeeld hierboven. Bij alle criteria werd een beschrijving opgenomen van de betekenis in de score voor de matrix en bij ieder criterium is deze beschrijving positief geformuleerd. Voor ieder criterium geldt dus: hoe meer er aan het betrokken criterium voldaan wordt, hoe hoger de score. Concreet betekent dit voor de scoremogelijkheden dat ook die in oplopende sequentie zullen moeten zijn.
Benodigdheden
Flappen met stiften of beamer met computer. Whiteboard en stiften.
Bron & meer informatie
http://www.leren.nl/cursus/management/besluiten-nemen/scoringsmatrix.html
