Heel wat organisaties schrijven een beleidsnota omwille van de financiële impact (zie punt 3 hieronder). Toch benadrukken we graag dat een beleidsnota vooral een belangrijk instrument is om de missie van jouw organisatie te realiseren. Los van de beleidsnota als product op zich is het proces er naartoe heel belangrijk. Creëren van betrokkenheid en een draagvlak bij betrokken partijen staat centraal.

Er zijn vele redenen voor jeugdwerkorganisaties om een beleidsnota te maken, maar dit zijn de 3 belangrijkste:

1. Beleidsplanning geeft richting aan je organisatie.
2. Beleidsplanning versterkt draagvlak en betrokkenheid.
3. Beleidsplanning is belangrijk omwille van regelgeving.

1. BELEIDSPLANNING GEEFT RICHTING AAN JE ORGANISATIE

Jeugdwerk is divers. In haar opdracht, in hoe ze werken, in hun geschiedenis en hun toekomst. Een plek vinden in die diversiteit is belangrijk voor elke organisatie. Wie zijn we, waar staan we vandaag en waar willen we naartoe? Waarin zijn wij uniek?

Jeugdwerk kenmerkt zich ook door regelmatige verschuivingen binnen de personeels- en de vrijwilligersploeg. Een beleidsnota vormt daarom ook een goed houvast voor nieuwe medewerkers. Het geeft weer waar je organisatie voor staat en waar jullie naartoe willen. Op die manier heeft een medewerker steeds een kader om keuzes en beslissingen aan af te toetsen.  

Een beleidsplan groeit ook voort uit de successen en de missers uit een vorig plan, het staat niet in een vacuüm en geeft ook om die reden vorm aan de missie van je organisatie. Het zegt niet alleen wat je wel wil zijn, maar is ook een bewuste keuze voor wat je niet wil zijn.

Soms is de samenhang van alle verschillende onderdelen van je organisatie zoek geraakt. Een helder en duidelijk beleidsplan zorgt ervoor dat iedereen weet wat de kernopdracht van de organisatie is (missie), waar ze voor staat (visie) en hoe ze dit zal verwezenlijken (strategie).

Misschien is het tijd voor de organisatie om een nieuwe weg in te slaan? Sommige organisaties staan voor een ingrijpende verandering, bijvoorbeeld door decreetswijzigingen, besparingen of heroriëntering van doelgroep of activiteiten. Het opstellen van het beleidsplan kan een ideaal moment zijn om dit veranderingsproces op te starten. Een beleidsplan zal helpen om de veranderingen op een controleerbare wijze te plannen en door te voeren.

Misschien wil de organisatie zich beter positioneren in de samenleving? Ook dan kan het beleidsplan hulp zijn. Jeugdwerkverenigingen zijn deel van het maatschappelijk middenveld en verhouden zich daarom tot de overheid, de burgers of de doelgroep en de markt. Met het opstellen van een beleidsplan denk je na over welke positie je hier inneemt.

Eens de beleidsnota er ligt, biedt het naast een raamwerk ook een houvast voor de kwaliteitszorg binnen je organisatie. De methodiek van de PDCA-cirkel (Plan-Do-Check-Act): die zegt dat alles binnen de organisatie degelijk wordt gepland, dat het na uitvoering wordt geëvalueerd en dat het vervolgens wordt gebruikt om input te geven aan een nieuwe verbeteringsaanpak is een handige tool om de kwaliteit te checken.

2. BELEIDSPLANNING VERSTERKT DRAAGVLAK EN BETROKKENHEID

Beleidsplanning vraagt tijd. Je organisatie gaat niet over 1 nacht ijs om te bepalen waar je de komende 5 jaar op inzet. En nog veel belangrijker jij doet dit niet alleen voor jouw organisatie. Je hebt alle andere betrokken nodig. Het bestuur, de vrijwilligers, de doelgroep, externe partners…

De betrokkenheid van de volledige organisatie is een voorwaarde om intern integrale kwaliteitszorg te realiseren. Wanneer je bij het opstellen van het beleidsplan een goed proces doorloopt, is een grote betrokkenheid van de medewerkers mogelijk en ontstaat er een draagvlak. Hoe sterker je eigen medewerkers zich betrokken voelen, hoe sterker ze zich zullen herkennen in de koers die de volgende beleidsperiode gevaren zal worden. Betrokkenheid heeft rechtstreeks een effect op de kwaliteitsvolle werking van de organisatie.

Naast de inhoudelijke keuzes die een organisatie moet maken worden tijdens het proces ook de financiële en personele mogelijkheden in kaart gebracht. Door de betrokkenen op de organisatie ook mee te nemen in dit proces creëer je transparantie en zo ook meer draagvlak voor gemaakte keuzes.

Jeugdwerkorganisaties leveren kwaliteitsvol werk en zijn steeds professioneler geworden. Een uitstekende manier om het kwaliteitsstreven binnen en buiten de organisatie kenbaar te maken, is een openbaar gemaakt beleidsplan. Dit zorgt voor transparantie naar de doelgroep van de organisatie. De doelgroep wordt op die manier betrokken op de werking en kan bewuster kiezen voor je organisatie. De doelgroep(en) worden tijdens het maken van het plan geconsulteerd en het afgewerkte plan wordt ook als communicatiemiddel gebruikt, zodat iedereen weet wat hij van de organisatie kan verwachten.

3. BELEIDSPLANNING IS BELANGRIJK OMWILLE VAN DE FINANCIËLE MOGELIJKHEDEN

Het schrijven van een beleidsnota is een voorwaarde om als bovenlokale of Vlaamse erkende jeugdwerkverenigingen een 5-jarige variabele subsidiëring te ontvangen bovenop de basissubsidie. Onderstaande beslissingsboom maakt duidelijk of jouw organisatie een beleidsnota moet schrijven of niet.

Meer info over subsidies en welke alternatieve mogelijkheden er zijn om extra middelen te zoeken vind je hier.

Of het nu een must is of niet voor extra middelen, we raden alle organisaties aan een beleidsnota te schrijven of minimaal een proces te lopen. Waarom? Neem de vorige 2 redenen nog eens goed door en zeg me dan waarom niet.