Ons uitgangspunt is dat het planningsproces minstens even belangrijk is als het te realiseren beleidsplan. Om in dat proces niets te vergeten stellen we een logisch faseplan voor, aan de hand waarvan een organisatie een beleidsplan kan ontwikkelen. Het faseplan is een richtsnoer en referentiekader, geen blauwdruk.
Het vervelende aan faseplannen is dat ze de indruk wekken van een lineair proces. Dat klopt niet. De dynamiek van een beleidsvormingsproces is veeleer te vergelijken met een inhoudelijk leerproces. Het plan ‘rijpt’ door de verschillende fasen heen. De aangereikte werkwijze is een hulpmiddel: een manier om dat rijpingsproces te structureren. Het doel is inhoudelijk traject afleggen dat uiteindelijk resulteert in een degelijk onderbouwd antwoord op de vraag: “Waar gaan we met onze organisatie naartoe en hoe kunnen we dat het beste doen?”
Dit betekent niet dat de voorgestelde fasen lukraak op een rijtje worden gezet. Voor wie dat wenst, is de hier beschreven systematiek een uitnodiging om de organisatie vanuit verschillende (voor sommigen wellicht ook nieuwe of onverwachte) invalshoeken te benaderen en een uitdaging om platgetreden paden te verlaten. Met de voorgestelde systematiek kun je zowel de bestaande werking behouden, verbeteren of meer diepgang geven, als volledig nieuwe opties uitwerken. In die zin is de systematiek neutraal: zij is op zich noch conserverend noch innovatief. De organisatie zelf geeft de richting aan.
We kiezen voor deze manier van werken omdat er in de social-profitpraktijk in het algemeen en in het jeugd- en sociaal-cultureel volwassenenwerk in het bijzonder goede resultaten mee worden behaald en omdat de werkwijze te verzoenen valt met de meeste decretale bepalingen.
Acht fases
We splitsen het proces op in 8 verschillende fases:
Fase 1: Starten met het beleidsplanningsproces
In deze fase stel je een evenwichtig planningsteam of stuurgroep beleidsnota samen. Vervolgens maak je een realistische en doordachte planning met voldoende tijd voor het proces.
Fase 2: Missie en visie
Een goed beleidsplanning vertrekt altijd vanuit de missie en visie van de organisatie. Wil je jouw missie en visie grondig herwerken, dan moet je ook dit inplannen. Deze fase kan naast andere fases lopen afhankelijk van hoe intensief je de missie en visie zal herwerken.
Fase 3: Onderzoeken
In deze fase begin je aan je gegevensverzameling. Je zal zowel je eigen werking evalueren, je stakeholders bevragen en een brede omgevingsanalyse maken. Je stelt je hiervoor onderzoeksvragen op, verzamelt bronnen en bepaald de onderzoeksmethode. Op het einde hou je een werkbare set van gegevens over. In deze fase begin je nog niet met het interpreteren van de gegevens, dat is de volgende stap.
Fase 4: Analyse, beleidsuitdagingen en opties
Eénmaal de gegevens verzameld begin je wel met interpreteren en maak je een analyse hierop. Hieruit haal je een grote set van vele mogelijke beleidsuitdagingen. Vervolgens zal je deze set steeds kleiner maken tot een verzameling van opties en uiteindelijk zal je de belangrijkste overhouden in een definitieve set. Deze zullen de basis vormen voor je doelstellingen.
Fase 5: Doelstellingenkader
Nu is het tijd om effectief aan het schrijven te gaan. Je schrijft de strategische doelen uit, splits deze op in operationele doelstellingen en vervolgens bepaal je voor elke operationele doelstelling ook acties en indicatoren.
Fase 6: Mensen en middelen
Al je doelstellingen zal je moeten koppelen aan de mensen en middelen die je ter beschikking hebt. Je werkt nu ook een zakelijk plan uit waar je voor alle doelstellingen het kostenplaatje maakt met opbrengsten en uitgaven en welke personeelstijd je zal voorzien om de doelstelling waar te maken. Deze fase zal vaak samenlopen met de vorige fase.
Fase 7: Redactie en subsidieovereenkomst
Vooraleer je jouw beleidsnota zal indienen is het goed om een laatste grondige kwaliteitscontrole te doen. Je voorziet tijd voor de eindredactie en steekt de beleidsnota in een definitieve vorm. In deze fase bereid je jouw ook al voor op de hele procedure van indienen tot goedkeuren en dus op het opstellen van subsidieovereenkomst.
Fase 8: Implementatie en communicatie
Hoera! Jouw beleidsnota is goedgekeurd en je gaat een subsidieovereenkomst afsluiten. Bereid je in deze fase voor op het uitvoeren van de beleidsnota door het maken van jaarplannen, project- en medewerkersfiches en de voorbereiding van je werkingsverslag. Vergeet in deze fase ook niet naar al je stakeholders jouw uiteindelijke toekomstplannen te communiceren en bouw een feestje!
>>> Download onze poster voor een visuele weergave van deze verschillende fases.
Plan van achter naar voor
Een handige manier om een planning op te stellen is een backward-planning maken. Je hebt immers een deadline te halen. In het artikel “Beleidsplanningscyclus Vlaams erkend jeugdwerk” op de website van De Ambrassade kan je alle deadlines terugvinden. De uiteindelijke deadline van het indienen voor de beleidsnota 2022-2025 is vóór 1 januari 2021. Om een kwalitatief en democratisch proces te doorlopen raden we aan om minstens 1 jaar voor het indienen te starten met het beleidsplanningsproces. Een goed planner wacht ook niet tot het uiterste van de deadline, maar voorziet voldoende buffer.
Hoe ziet een beleidsnota er uit als eindproduct?
De beleidsnota bevat de beschrijving van de verschillende strategische doelstellingen die men wil behalen. Deze worden verder opgedeeld in operationele doelstellingen. Voor elke operationele doelstelling worden er acties geformuleerd. Deze geven weer wat je zal ondernemen om de doelstelling uit te voeren. Bij elke operationele doelstelling dien je ook indicatoren vast te leggen. Op basis van de indicatoren kan er worden geëvalueerd of de doelstelling behaald zijn. Dit doelstellingenkader zal het grootste deel van je beleidsnota bevatten. Het wordt aangevuld met enkele inleidende hoofdstukken en enkele andere delen of hoofdstukken die gevraagd worden door het Departement Cultuur, Jeugd en Media.
Het departement Cultuur, Jeugd en Media stelt ook een eigen leidraad op waarin wordt beschreven wat er in de beleidsnota hoort te staan die je moet indienen. De leidraad voor de beleidsnota 2022-2025 is nog in ontwikkeling, maar we verwachten niet dat deze zwaar zal wijzigen t.o.v. de vorige leidraad. Volgens de leidraad van 2018-2021 werden volgende onderdelen verwacht:
- Inleidend hoofdstuk
- visie en missie, kerntaken en een korte ontstaansgeschiedenis
- positionering en profilering
- organigram
- democratisch proces, dat leidde tot de beleidsnota
- Doelstellingen voor de beleidsperiode
- strategische doelstellingen
- operationele doelstellingen
- acties
- timing
- indicatoren
- kosten & opbrengsten
- personeelsinzet
- samenwerkingsverbanden
- Toelichting bij eventuele samenwerking en netwerking (intra-/internationaal)
- Bereik van de vereniging
- Gelijkekansenbeleid
- De wijze waarop de vereniging inspeelt op de kansen die de stedelijke context biedt voor vernieuwende initiatieven en op de maatschappelijke uitdagingen die zich in het bijzonder in steden voordoen
- Begroting (apart sjabloon verplicht gebruiken)
Zie ook ‘7.2 Eindredactie beleidsnota 1.0‘ voor meer informatie over de vormvereisten die het Departement Cultuur, Jeugd en Media oplegt.
Papieren bundel of … ?
Nu je weet hoe een beleidsnota eruit kan zien, denk je vast en zeker meteen ook aan een echte “nota”, een papieren bundel boordevol, tekst, cijfers en tabellen. Voor het indienen zal dit inderdaad een papieren bundel worden. Maar als je er wil voor zorgen dat je beleidsnota niet in de kast blijft liggen, maar ook echt gebruikt kan worden door je medewerkers, dan doe je er goed aan om ook na te denken om je beleidsnota te vertalen in andere vormen. Sommige jeugdwerkorganisaties gaan hier erg creatief mee om en maken ook een poster, een video, een website van hun beleidsnota.
Zie ook ‘Fase 8: Implementatie en communicatie‘.
