Om het hele beleidsplanningsproces in goede banen te leiden is het sterk aan te raden om hiervoor een stuurgroep op te richten. Deze stuurgroep kan optreden als planningsteam maar ook veel werk verrichten dat er gedaan moet worden. Ze bewaakt het proces en zorgt op de juiste ogenblikken voor de terugkoppeling naar alle andere medewerkers en stakeholders.
Alle voordelen van teamwerk gaan ook op voor deze stuurgroep: met meerdere mensen weet men meer dan alleen, de verschillende invalshoeken zullen het plan rijker maken, de betrokkenen zullen zich meer verantwoordelijk voelen voor het welslagen van het plan, enz. Het werken in een team houdt bovendien de mogelijkheid in om zowel leidinggevenden als uitvoerenden rond de tafel te zetten. Zo kan men samen uitstippelen waar de organisatie naartoe moet en hoe men de (beperkte) middelen hiervoor zal inzetten. Ook de interne doorstroming van informatie verloopt vlotter.
Hier volgen enkele tips om je stuurgroep makkelijk samen te stellen:
- Afhankelijk van de grootte en de complexiteit van de organisatie bestaat het team uit vier tot tien personen.
- De deelnemers zijn bereid om samen te werken. Dit betekent niet dat ze niet van mening mogen verschillen, wel dat ze zich willen engageren om de meningsverschillen uit te praten en te zoeken naar oplossingen.
- Er is voldoende variatie in persoonlijkheden: niet alleen mensen die eerder voorzichtig of strategisch zijn ingesteld maar ook actiemensen, niet enkel ervaren mensen maar ook nieuwkomers in de sector. Wie brengt bijvoorbeeld de innovatie binnen in jouw stuurgroep?
- Het is goed rekening te houden met de cultuur, de stijl van het huis en de verschillende rollen die er zijn. Op die manier kun je mogelijke problemen of weerstanden voorkomen. Je kunt overwegen informele leiders meteen op te nemen in het team. Dat is beter dan hen later te moeten overtuigen van de zinvolheid van het plan en de beslissingen. Een communicatie medewerker kan een belangrijke rol spelen in de communicatie naar al je medewerkers.
- Omdat de raad van bestuur de beslissingen moet nemen, is het handig dat ook die invalshoek voldoende vertegenwoordigd is. Een bestuurder die het proces meemaakte in het planningsteam, kan naderhand in de beslissingsvergadering van de raad van bestuur een positieve rol spelen.
- Het kan interessant zijn ook mensen in te schakelen die iets meer afstand hebben tot de organisatie. Zij kunnen vragen stellen over jargon, taboes en vanzelfsprekendheden die misschien niet iedereen op dezelfde manier begrijpt. Zij kunnen bestaande patronen doorbreken en bijdragen tot een objectievere benadering.
- Het team zal voldoende bewegingsruimte hebben, maar krijgt tegelijk een duidelijke opdracht en een duidelijk mandaat van de raad van bestuur.
- De teamleden zullen over voldoende tijd beschikken om hun opdracht uit te voeren. Die tijd mag ook niet onbeperkt zijn.
- Het team moet voldoende werkingsmiddelen krijgen.
Belangrijk is dat de stuurgroep geleid wordt door iemand die ‘van wanten’ weet, een trekker. Een goede vergadertechniek, een degelijke voorbereiding van het team, een goede nazorg van de vergaderingen, duidelijke besluitvorming, goede afspraken, een correcte uitvoering en opvolging van de beslissingen zijn onontbeerlijke voorwaarden om doelgericht en doelmatig te werken. Heel belangrijk is de doorstroming van informatie naar de raad van bestuur en naar alle medewerkers.
