Om een vlot democratisch proces te lopen met als resultaat een kwaliteitsvolle beleidsnota delen we het proces op in acht fases. Over elke fase vind je op deze toolbox meer informatie:
Fase 1: Starten met het beleidsplanningsproces
In deze fase stel je een evenwichtig planningsteam of stuurgroep beleidsnota samen. Vervolgens maak je een realistische en doordachte planning met voldoende tijd voor het proces.
Fase 2: Missie en visie
Een goede beleidsplanning vertrekt altijd vanuit de missie en visie van de organisatie. Wil je jouw missie en visie grondig herwerken, dan moet je ook dit inplannen. Deze fase kan naast andere fases lopen afhankelijk van hoe intensief je de missie en visie zal herwerken.
Fase 3: Onderzoeken
In deze fase begin je aan je gegevensverzameling. Je evalueert zowel je eigen werking, je bevraagt stakeholders en maakt een brede omgevingsanalyse. Hiervoor stel je onderzoeksvragen op, verzamelt bronnen en bepaalt de onderzoeksmethode. Op het einde hou je een werkbare set van gegevens over. Interpreteren is voor de volgende fase.
Fase 4: Analyse, beleidsuitdagingen en opties
Eenmaal de gegevens verzameld begin je met analyseren en interpreteren. Hieruit haal je een grote set van vele mogelijke beleidsuitdagingen. Vervolgens maak je deze set steeds kleiner tot een verzameling van beleidsopties. Uiteindelijk houd je de belangrijkste over in een definitieve set beleidskeuzes. Deze vormen de basis voor je doelstellingen.
Fase 5: Doelstellingenkader
Tijd om je plan te schrijven. Je schrijft de strategische doelen uit, splits deze op in operationele doelstellingen en vervolgens bepaal je voor elke operationele doelstelling ook acties en indicatoren.
Fase 6: Mensen en middelen
Al je doelstellingen koppel je aan de mensen en middelen die je ter beschikking hebt of inschat te hebben. Je werkt nu ook een zakelijk plan uit waar je voor alle doelstellingen het kostenplaatje maakt met opbrengsten en uitgaven en welke personeelstijd je voorziet om de doelstelling waar te maken. Deze fase loopt vaak samen met de vorige fase.
Fase 7: Redactie en subsidieovereenkomst
Vooraleer je jouw beleidsnota indient, is het goed om een laatste grondige kwaliteitscontrole te doen. Je voorziet tijd voor de eindredactie en steekt de beleidsnota in een definitieve vorm. In deze fase bereid je je ook al voor op de hele procedure van indienen tot goedkeuren en dus op het opstellen van subsidieovereenkomst.
Fase 8: Implementatie en communicatie
Hoera! De beleidsnota van je organisatie is goedgekeurd en je gaat een subsidieovereenkomst afsluiten. Bereid je in deze fase voor op het uitvoeren van de beleidsnota door het maken van jaarplannen, project- en medewerkersfiches en de voorbereiding van je werkingsverslag. Vergeet in deze fase ook niet naar al je stakeholders jouw uiteindelijke toekomstplannen te communiceren en jullie eindresultaat te vieren!
>>> Download onze poster voor een visuele weergave van deze verschillende fases.
