Bij een beleidsnota hoort een financieel plan. Een financieel plan gaat over de manier waarop middelen en personeel worden ingezet om de doelstellingen te behalen. Om dit financieel plan te creëren is het belangrijk om alvast te beschikken over de nodige financiële basiskennis, waarna je inzicht kan krijgen in je huidige financiële situatie.
- Hoeveel werkingsmiddelen heb je op dit momenten ter beschikking en waarvoor worden die ingezet?
- Hoeveel kan je investeren? Hoe (financieel) gezond is je organisatie?
- Hoe veel middelen gaan er naar de algemene, ondersteunende werking (overhead)?
- Wat is het verschil tussen kosten en uitgaven en tussen opbrengsten en inkomsten?
Het is pas zinvol een toekomstig financieel kader te schrijven als je weet hoe je financiën in de huidige beleidsperiode functioneren. Begin daarom eerst met een grondig analyse van je huidige situatie voordat je nieuwe investeringen maakt en je werkingsmiddelen gaat (her)verdelen en inplannen.
Je vertrekpunt voor een financiële analyse is de boekhouding van de organisatie. Er zijn vier belangrijke documenten die je hierbij kunnen helpen:
- De balans geeft een beeld (foto) van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van je organisatie op een bepaalde datum (meestal 31/12).
- De resultaatrekening geeft een beeld van de financiële resultaten van het afgelopen jaar.
- De sociale balans geeft je meer gedetailleerde informatie over de personeelsinzet van het afgelopen jaar.
- De begroting geeft een beeld van de financiële planning voor het volgende werkjaar.
Ben je zelf niet bij de eigen boekhouding en financiën van je organisatie betrokken? Ga dan even na bij je financiële of administratieve medewerker waar deze informatie te vinden is. Hoe meer gedetailleerde informatie je vindt, hoe beter je jouw analyse kan maken. Beschikken jullie over een goede analytische boekhouding (er zijn hierrond aanbevelingen en verplichtingen vanuit het departement)? Dan mag het zeker niet ontbreken aan instrumenten om deze boekhouding ook grondig te bestuderen.
Heb je zelf niet direct toegang tot je interne financiële documenten, dan kan je altijd je eigen jaarrekening die je als vzw moet neerleggen bij de nationale bank van België, erbij nemen. Je kan ze hier opzoeken: https://www.nbb.be/nl/balanscentrale/gegevens-raadplegen/consult.
In deze jaarrekening kan je zowel de balans, de resultatenrekening als de sociale balans terugvinden van de organisatie. Wees er je dus ook bewust van dat deze informatie openbaar is: ook de afdeling Jeugd en de adviescommissies hebben deze informatie ter beschikking.
Om inzicht te krijgen in de financiën van je organisatie zijn er een aantal elementen die je kan nagaan:
- Vaste & variabele uitgaven
- Vaste & variabele inkomsten
- Is onze organisatie in financieel evenwicht of net erg kwetsbaar?
- De waarde van schattingen
- Andere instrumenten en berekeningen
Vaste & variabele uitgaven:
Een aantal uitgaven binnen je beleidsvoering zijn relatief duidelijk en onveranderlijk, je kan ze aanduiden als vaste uitgaven. Denk bijvoorbeeld aan leningen die je moet afbetalen, de koop of huur voor je gebouw, bijkomende infrastructuur werken, logistiek en onderhoud, …. Door de relatieve stabiliteit van deze uitgaven, kan je ze gemakkelijk doorheen je vijf beleidsjaren doortrekken en inplannen als een gegeven.
Vb. stel dat je huidige secretariaat te veel geld kost, of dat het niet meer voldoet aan de wensen van je organisatie. Dan kan je zoeken naar een nieuw secretariaat, of een gebouw kopen. De uitgaven hiervoor laten zich gemakkelijk inplannen.
De personeelsuitgaven zijn een grote uitgavenpost binnen jeugdwerkorganisaties. Hoewel de meeste jeugdwerkorganisaties een groot verloop van personeel ervaren, blijft het aantal medewerkers relatief stabiel. Ook deze personeelsuitgaven kan je op basis van huidige cijfers goed inplannen (zie ook verder bij ‘personeel’).
Een aantal uitgaven zijn echter moeilijker in te schatten. Bij het inplannen van nieuwe projecten en activiteiten is het minder evident om hiervan juiste inschattingen te maken. Hier moet je dus werken met eigen ramingen die je maakt. Het loont hier echter de moeite om in je huidige beleidsplan de financiële afrekening van eerdere nieuwe projecten of activiteiten na te gaan. Het kan je leren hoe je toekomstige experimenten beter inschat.
Vaste en variabele inkomsten:
Ook aan de inkomstenkant zijn er inkomsten die relatief stabiel zijn en inkomsten die je moet gaan inschatten.
Een (groot) deel van je vaste inkomsten halen wij als jeugdwerkorganisaties uit subsidies. Veel van deze subsidies zijn in de praktijk min of meer stabiel en kan je dus voor de komende vijf jaren inplannen.
Vergeet niet dat subsidies allerhande vormen kunnen aannemen. Naast algemene toegekende subsidies zijn er in onze sector ook een aantal ‘aan subsidies verwante inkomsten’. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de sociale maribel, of VIA / DAC middelen, of andere tewerkstellingsmaatregelen, enzovoort. Deze inkomsten zijn vergelijkbaar met de algemene subsidies, maar de toekenning ervan verloopt volgens andere regels.
Maak je gebruik van projectsubsidies dan wordt het nog wat ingewikkelder om de inkomsten hiervan te voorspellen. Ze verlopen vaak via andere regels en/of termijnen dan de ‘reguliere’ Vlaamse subsidies voor jeugdwerk.
Inkomsten die je haalt uit je dienstverlening, de activiteiten die je organiseert, de producten die je verkoopt enzovoort kunnen we benoemen als omzet Afhankelijk van organisatie tot organisatie kan je deze al dan niet goed inschatten op basis van vorige resultaten. Ook hier loont het dus de moeite om in je huidige beleidsplan de financiële afrekening erbij te nemen.
Is onze organisatie financieel gezond of net erg kwetsbaar?
Als je zicht hebt op de inkomsten en uitgaven van vorige jaren, kan je iets leren over de verhouding van je financiën. Genereer je voldoende inkomsten om je uitgaven te betalen? Van waar komen deze inkomsten (bv. subsidie vs. omzet)? Hoe breed zijn je inkomsten verspreid? Deze vragen geven je inzicht in de kwetsbaarheid van je organisatie.
Enkel voorbeelden:
- Een organisatie die 90% van haar inkomsten haalt uit subsidies is erg kwetsbaar voor schommelingen (denk aan de besparingen) in het subsidiebudget.
- Een organisatie die veel inkomstenbronnen heeft door bij veel klanten en overheden inkomsten te genereren, spendeert veelal ook veel tijd en middelen aan de opvolging en administratie die hierbij komt kijken. Soms moet je ook in de eerste jaren een investering doen om deze inkomsten te kunnen generen. Dit zijn belangrijke zaken om rekening mee te houden.
- Een organisatie die haar inkomsten meer spreidt over verschillende partners (vb. 60% subsidie) kan evenwel kwetsbaar zijn indien ze haar inkomsten bij een zeer kleine groep partners haalt. Wanneer er één van die partners wegvalt, is de impact op je inkomsten immers ook groot.
Voer deze oefening ook op langere termijn uit. Beperk je niet tot het voorbije jaar, maar ga kijken of de balans tussen inkomsten en uitgaven de voorbije jaren positief of negatief is. Hou daarbij ook rekening met bv. lening kosten. Als de balans meer negatief is dan positief moet je bekijken waar je kan bijsturen.
De waarde van schattingen
Voor de jeugdwerksector is het niet altijd even gemakkelijk om goede inschattingen te maken van toekomstige inkomsten en uitgaven. Je weet immers pas echt zeker op welk subsidiebedrag je precies kan rekenen wanneer je een subsidieovereenkomst afsluit met de administratie[1]. Ook de omzet van je aanbod zijn niet altijd even voorspelbaar. Op basis van de variabiliteit van al die inkomsten, steek je behoorlijk veel tijd in deze ramingen, die je dan mogelijks opnieuw moet aanpassen nadat je met de administratie je subsidieovereenkomst hebt afgehandeld. Weet dat je begroting altijd een levend document is. Je past je cijfers continu aan, want de context verandert voortdurend. Het is immers onmogelijk om alle veranderingen te voorzien en in te plannen. Dit betekent niet dat projecties onzinnig zijn.
Hoewel het dus vaak om ramingen gaat, hoeft dit je niet tegen te houden ambitieuze plannen te maken. Zo lang je ervoor zorgt dat in je toekomstige plannen je marges positief blijven, kan je grootse plannen maken.
Je kan bijvoorbeeld een grote lening aangaan binnen je beleidsperiode, maar je moet de tering dan ook naar de nering zetten en een aantal financiële leefregels hooghouden. De gevolgen van die uitgaven plan je dus duidelijk in.
[1] We gebruiken de korte term administratie waarmee we de administratie bedoelen van het departement Cultuur, Jeugd en Media.
Andere instrumenten en berekeningen
Er bestaan tal van andere begrippen die je nog meer kunnen leren over je financiële situatie. Bv. brutomarge, beschikbaar netto werkkapitaal, liquiditeitsratio’s, …
We gaan hier niet verder op in, maar het kan nooit kwaad om je hier goed in te laten bijstaan door je financieel medewerker, boekhouder, … of je hier in te laten vormen.
