Na officiële goedkeuring door de statutaire organen binnen je organisatie is het tijd om de finale versie van je beleidsnota in te dienen. De uiterste deadline voor indiening is 01/01/2025 (in PDF-versie, max. 5MB). We kunnen niet genoeg benadrukken dat je hier best een feestmoment van kan maken, met je bestuurders, je medewerkers en/of vrijwilligers! Zo’n lang proces, zoveel zwaar werk dat jullie hebben verzet vraagt om een stevige beloning!
Na de indiening start een proces van advies-repliek-toewijzing-overeenkomst. Hieronder een overzicht van de belangrijkste momenten:
- 01/01/2025 indienen voor uiterlijk 23u59 via KIOSK.
- Mogelijkheid tot bijkomende vragen door administratie en adviescommissie.
De vereniging heeft 15 kalenderdagen om aanvullende inlichtingen te bezorgen (te tellen vanaf datum waarop vragen zijn verstuurd. Opgelet: niet op tijd? Dan wordt er geen rekening meer gehouden met de inlichtingen). - 15/05/2025: uiterlijke datum voor een ontwerp van advies door administratie en adviescommissie. Bij dit advies zit er ook een motivering en indicatie van het subsidiebedrag.
- 31/05/2025: uiterlijke deadline om een schriftelijke repliek te sturen op dit ontwerpadvies. Deze repliek gaat puur over materiële fouten. Er mogen dus geen nieuwe elementen worden opgenomen. Een materiële fout zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat je opmerkt dat de beoordelaars iet fout hebben gelezen of geïnterpreteerd.
- 15/07/2025: uiterlijke datum waarop administratie en commissie definitieve gemotiveerde advies aan minister bezorgt.
- 15/09/2025: uiterlijke datum mededeling beslissing minister. Indien niet tijdig meegedeeld: verlenging lopende subsidie met een jaar.
- 31/03/2026: uiterlijke datum waarop subsidieovereenkomst wordt afgesloten.
Van aanvullende inlichtingen tot ontwerpadvies(en)
Na het indienen, wordt je nota door twee instanties gelezen en beoordeeld: de administratie (Departement Cultuur, Jeugd en Media) en de adviescommissies.
De adviescommissies worden door de administratie samengesteld met personen die aanwijsbaar over de nodige expertise beschikken (zowel inhoudelijk als zakelijk). Ze bestaat veelal uit oudgedienden uit de sector, gezien lidmaatschap van een adviescommissie niet verenigbaar is met een post als werknemer of bestuurslid van de verenigingen die in het decreet erkend of gesubsidieerd zijn.
Er is per werksoort een adviescommissie. De leden hiervan worden gepubliceerd op de website van CJM: www.vlaanderen.be/cjm/nl/jeugd/raden-en-commissies .
Een adviescommissie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht. Ze kan onder meer de organisatie die de aanvraag tot subsidiëring heeft ingediend horen, deskundigen horen, aanvullende documenten en gegevens opvragen en een bezoek ter plaatse brengen of aan de administratie vragen een onderzoek ter plaatse uit te voeren.
Vooraleer adviescommissie en administratie een ontwerp van advies uitbrengen, hebben ze de mogelijkheid om de vereniging om bijkomende inlichtingen te vragen. Als vereniging heb je dan 15 kalenderdagen om de inlichtingen te voorzien. Laat je na dit te doen, of je bent te laat, dan gaan de commissies door met hun advies en hoeven zij geen rekening te houden met jouw antwoorden.
De administratie en de adviescommissie stellen samen een ontwerp van advies en maken dit bekend aan de vereniging op ten laatste op de 15e mei. Deze twee organen kunnen het mogelijks niet eens zijn met elkaar, in dat geval zal de minister moeten beslissen. Dit advies bevat zowel een inhoudelijk argumentatie als een indicatie of het subsidiebedrag in belangrijke of beperkte mate hoger/lager of gelijkwaardig is aan het subsidiebedrag van de voorgaande beleidsperiode.
Repliek: mogelijkheid tot reactie
Nadat je het ontwerp van advies in de bus krijgt, heb je de mogelijkheid om ten laatste op 31 mei een repliek te voorzien. Je krijgt de kans om een beargumenteerd tegenwoord te bieden aan de adviezen die commissie en administratie opmaakten. De administratie voorziet hiervoor een formulier. Het is belangrijk dat je hierin enkel duidt op materiële fouten, nieuwe elementen toevoegen heeft helaas geen zin. Te laat? Dan hoeft de administratie en de beoordelingscommissie geen rekening te houden met de inlichtingen.
Definitieve advies(en)
Na onderzoek formuleren de adviescommissie en de administratie een definitief advies. In dit advies wordt eventueel gemotiveerd waarom de adviescommissie en de administratie niet of slechts gedeeltelijk het standpunt van de vereniging bijtreden in hun repliek. Ze bezorgen deze adviezen aan de minister, ten laatste op 15 juli 2025.
Minister wijst toe
Op basis van de adviezen, neemt de minister een gewogen beslissing over het toe te kennen subsidiebedrag van je vereniging.
Ten laatste op 15 september 2025 krijg je te horen welke beslissing de minister heeft genomen. Als de beslissing niet tijdig wordt meegedeeld, ontvangt de vereniging de volgende beleidsperiode tenminste het bedrag dat haar werd toegekend voor het lopende jaar.
Onderhandeling en ondertekening overeenkomst
De minister baseert hun oordeel en toewijzing op basis van de adviezen van commissie en afdeling. Op basis van deze elementen wordt een voorstel tot subsidieovereenkomst opgemaakt door de afdeling Jeugd. Dit voorstel bevat:
- De duur van de overeenkomst (in dit geval 1 januari 2026 tot 31 december 2030).
- Een aantal algemene principes die gelden voor de subsidie-overeenkomst (kinderen- en mensenrechten, gebruik logo Vlaamse overheid).
- Het jaarlijkse bedrag dat aan je vereniging wordt toegewezen.
- De indicatoren die je in de beleidsperiode zal moeten aantonen, geschikt volgens je doelstellingenkader.
- Regels over opvolging en toezicht.
Concreet ziet dat er zo uit:
S.D.1: organisatie X zet in op Y
O.D. 1.1: ………………………………………
+ indicator
+ indicator
Je subsidieovereenkomst is op die manier een lijst van aan te tonen indicatoren. Wanneer je deze ondertekent, ga je de overeenkomst aan dat je het toegekende bedrag inzet om specifieke indicatoren te behalen.
In eerste instantie ontvang je van de administratie een voorstel voor subsidieovereenkomst. De definitieve overeenkomst is onderwerp van onderhandeling. Lees het voorstel dus grondig door en ga na in welke mate:
- je volledige doelstellingenkader en bijhorende indicatoren al dan niet zijn opgenomen? De minister kan er immers ook voor kiezen om bepaalde doelstellingen, acties of indicatoren niet te subsidiëren;
- de indicatoren in het voorstel overeenkomen met degene die in je nota vermeld staan. Soms worden indicatoren door een commissie of administratie in vraag gesteld en aangepast;
- je met het voorgestelde bedrag effectief alle indicatoren uit het voorstel kan behalen. De budgettaire realiteit van ons decreet maakt dat subsidiebedragen vooralsnog weinig kans hebben tot stijgen. Je moet er dus rekening mee houden dat je het gevraagde bedrag niet zal krijgen. Maak bij jezelf de oefening in welke mate je indicatoren met een lager bedrag nog steeds haalbaar en werkbaar zijn.
Kort gesteld is onze boodschap: zorg dat je voorbereid naar de subsidieonderhandeling vertrekt. De subsidieovereenkomst is dé basis van je subsidie-enveloppe en bepaalt met welk bedrag je jaarlijks aan de slag kan èn wat daar tegenover staat. Zorg dus dat je het voorstel grondig doorgenomen en besproken hebt en dat je er een eigen beeld van hebt gevormd alvorens je met je dossierbehandelaar in gesprek gaat om een definitief vergelijk vast te leggen. In deze fase zal je ook ondervinden dat, hoe beter je doelstellingenkader is geformuleerd, hoe makkelijker het opstellen van je subsidieovereenkomst zal zijn.
De beheersovereenkomst wordt ten laatste afgesloten, uiterlijk op 31 maart 2026.
Wat na de onderhandeling?
Wanneer je de moeilijke beslissingen genomen hebt en je een subsidieovereenkomst hebt afgesloten met de administratie, dan ben je klaar om aan de uitvoering van je nota te beginnen.
Vooraleer je echt van start gaat, moet je wel nog beslissen wat je met je nota doet. In de onderhandeling en overeenkomst met de administratie is het niet ondenkbaar dat je niet al je wensen kan thuis halen. Het budget voor jeugdwerk is beperkt, of je dat nu wil of niet, en de administratie is noodgedwongen streng in het toekennen van subsidiebedragen. Mogelijks ontvang je hierdoor niet het volledige bedrag dat je in de begroting voorzien hebt. De vraag is wat je daar mee doet: Behoud je de nota zoals je die indiende (versie 1.0) of voer je aanpassingen door (werken naar 2.0)? Er zijn verschillende opties:
Optie 1: Vasthouden aan versie 1.0 in zijn totaliteit
Je zou kunnen vasthouden aan de eerste versie van je beleidsnota en alle strategische en operationele doelstellingen met bijhorende acties en indicatoren behouden. Dit is een optie. Bedenk je daarbij wel steeds dat dit een werklastverhoging betekent voor je personeel: je behoudt immers de inspanningen, maar werkt met minder middelen of ga je ze elders zoeken. Gezien je grondige beleidsplanningsproces en de energie die je stak in het berekenen en verdelen van mensen en middelen, moet je jezelf de vraag stellen of een hogere werklast werkbaar en wenselijk is of dat je extra (financiële) middelen hiervoor kan inschakelen.
Optie 2: Minimale aanpassingen doorvoeren
Eventueel zet je in op kleinere inspanningen en verlaag je je indicatoren. Je legt de lat wat minder hoog in het product van je inspanningen maar behoudt wel alle strategische en operationele doelstellingen mèt bijhorende acties.
Vb. je zet in op de ontwikkeling en verkoop van 5 producten in plaats van 10.
Mogelijks wijzig je de acties die je aan je operationele doelstellingen verbonden hebt. Zo kan je bepaalde trajecten meer spreiden over de tijd om zo werkdruk te verlagen, of je beperkt projecten in geografische spreiding, of … kortom: je behoudt het grootste deel van je strategisch kader, maar voert wijzigingen door in de acties en indicatoren die je er aan verbond.
Optie 3: Aanpassen doelstellingenkader
Wanneer je in je onderhandeling en overeenkomst echt toegevingen hebt moeten doen, kan het aangewezen zijn om een deel van je doelstellingen te wijzigen of zelfs te laten vallen. Realisme en werkbaarheid zijn sleutelwoorden om die beslissing te begeleiden. Wanneer je voor bepaalde doelstellingen echt geen middelen kan krijgen, moet je jezelf de vraag stellen of het werkbaar en wenselijk is om ze alsnog uit te voeren.
Wanneer je de beleidsnota echt als een werkinstrument hanteert, verdient het aanbeveling om naar versie 2.0 toe te werken. Je medewerkers, stakeholders en jijzelf kunnen maar moeilijk aan de slag met een versie van de nota waarin doelstellingen staan opgenomen die je niet gaat uitvoeren, of waar indicatoren opgenomen staan die je in je overeenkomst verlaagd hebt. In dit geval pas je beter aan, zodat alle neuzen in dezelfde richting staan en iedereen weet waar ie aan toe is.
