Eens versie 1.0 van je beleidsnota de nodige bestuurlijke weg heeft doorlopen, ben je klaar om de finale stap richting subsidieovereenkomst aan te vatten. Het decreet en uitvoeringsbesluit legt de te doorlopen cyclus vast in regelgeving. Op onze vorming over fase 7 van donderdag 10 september 2020 kwam Riet Plevoets van het Departement Cultuur, Jeugd en Media de procedure toelichten. Je kan haar presentatie hier downloaden. We overlopen hieronder de belangrijkste momenten:
- 01/01/2021 indienen voor uiterlijk 23u59 via KIOSK.
- Mogelijkheid tot bijkomende vragen door administratie en adviescommissie.
De vereniging heeft 15 kalenderdagen om aanvullende inlichtingen te bezorgen (te tellen vanaf datum waarop vragen zijn verstuurd). - 15/05/2021: uiterlijke datum voor een ontwerp van advies door administratie en adviescommissie.
- 31/05/2021: uiterlijke datum voor vereniging om schriftelijke repliek te sturen op ontwerpadvies.
- 15/07/2021: uiterlijke datum waarop administratie en commissiedefinitieve gemotiveerde advies aan minister bezorgt.
- 15/09/2021: uiterlijke datum mededeling beslissing minister. Indien niet tijdig meegedeeld: verlenging lopende subsidie met een jaar.
- 31/03/2022: uiterlijke datum waarop subsidieovereenkomst wordt afgesloten.
| 2021 | |||||
| JAN/FEB | MRT/APR | MEI/JUNI | JULI/AUG | SEP/OKT | NOV/DEC |
| 01/01/2021 voor 23u59 Indienen beleidsnota |
15/05/2021 Ontwerp adviesvoor 01/01/2021 Repliek door vereniging |
15/07/2021 administratie en advies-commissie geven definitief advies door aan de minister van jeugd |
15/09/2021 Mededeling beslissing minister |
||
| 2022 | |||||
| JAN/FEB | MRT/APR | MEI/JUNI | JULI/AUG | SEP/OKT | NOV/DEC |
| 31/03/2022 afsluiten (ondertekenen) subsidie- overeenkomst |
|||||
Indienen
In de leidraad vind je de formaliteiten over het indienen dat moet gebeuren via KIOSK uiterlijk op 1 januari 2021 om 23:59. In tegenstelling tot je vorige beleidsnota zal je deze keer dus enkel een digitaal exemplaar uploaden, maar dien je geen exemplaar meer per post op te sturen.
Van aanvullende inlichtingen tot ontwerpadvies(en)
Na het indienen, wordt je nota door twee instanties gelezen en beoordeeld: de administratie (Departement Cultuur, Jeugd en Media) en de adviescommissies.
De adviescommissies worden door de administratie samengesteld met personen die aanwijsbaar over de nodige expertise beschikken. Ze bestaat veelal uit oudgedienden uit de sector, gezien lidmaatschap van een adviescommissie niet verenigbaar is met een post als werknemer of bestuurslid van de verenigingen die in het decreet erkend of gesubsidieerd zijn.
Er is per werksoort een adviescommissie. De leden hiervan worden gepubliceerd op de website van CJM: www.vlaanderen.be/cjm/nl/jeugd/raden-en-commissies
- Landelijk georganiseerde jeugdverenigingen
- Cultuureducatieve verenigingen
- Verenigingen Informatie & Participatie
Een adviescommissie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht. Ze kan onder meer de organisatie die de aanvraag tot subsidiëring heeft ingediend horen, deskundigen horen, aanvullende documenten en gegevens opvragen en een bezoek ter plaatse brengen of aan de administratie vragen een onderzoek ter plaatse uit te voeren.
Vooraleer adviescommissie en administratie een ontwerp van advies uitbrengen, hebben ze de mogelijkheid om de vereniging om bijkomende inlichtingen te vragen. Als vereniging heb je dan 15 kalenderdagen om de inlichtingen te voorzien. Laat je na dit te doen, of je bent te laat, dan gaan de commissies door met hun advies en hoeven zij geen rekening te houden met jouw antwoorden.
De administratie en de adviescommissie stellen samen of elke apart een advies en maken dit bekend aan de vereniging op ten laatste op de 15e mei. Het kan deze vormen aannemen:
- Twee afzonderlijke adviezen: zowel de administratie als de adviescommissie schrijven een advies onafhankelijk van elkaar.
- Een gecoördineerd advies: administratie en de adviescommissie leggen hun advies samen en maken er één versie van. Wanneer ze op sommige delen toch van mening verschillen wordt dit apart toegelicht.
- Een gedeeld advies: administratie en adviescommissie maken samen in overleg één advies.
Dit advies bevat zowel een inhoudelijk argumentatie als een vooropgesteld bedrag.
Mogelijkheid tot reactie, de Repliek
Nadat je het ontwerp van advies in de bus krijgt, heb je de mogelijkheid om voor 1 juni een repliek te voorzien. Je krijgt de kans om een beargumenteerd tegenwoord te bieden aan de adviezen die commissie en administratie opmaakten.
Definitieve advies(en)
Na onderzoek formuleren de adviescommissie en de administratie een definitief advies. In dit advies wordt eventueel gemotiveerd waarom de adviescommissie en de administratie niet of slechts gedeeltelijk het standpunt van de vereniging bijtreden in hun repliek. Ze bezorgen deze adviezen aan de minister, ten laatste op 15 juli.
Minister wijst toe
Op basis van de adviezen, neemt de minister een gewogen beslissing over het toe te kennen subsidiebedrag van je vereniging.
Uiterlijk op 15 september krijg je te horen welke beslissing de minister heeft genomen. Als de beslissing niet tijdig wordt meegedeeld, ontvangt de vereniging de volgende beleidsperiode tenminste het bedrag dat haar werd toegekend voor het lopende jaar.
Onderhandeling en ondertekening overeenkomst
De minister baseert zijn oordeel en toewijzing op basis van de adviezen van commissie en afdeling. Op basis van deze elementen wordt een voorstel tot subsidieovereenkomst opgemaakt door de afdeling Jeugd. Dit voorstel bevat:
- De duur van de overeenkomst (in dit geval 1 januari 2022 tot 31 december 2025).
- Een aantal algemene principes die gelden voor de subsidie-overeenkomst (kinderen- en mensenrechten, gebruik logo Vlaamse overheid).
- Het jaarlijkse bedrag dat aan je vereniging wordt toegewezen.
- De indicatoren die je in de beleidsperiode zal moeten aantonen, geschikt volgens je doelstellingenkader.
- Regels over opvolging en toezicht.
Concreet ziet dat er zo uit:
S.D.1: organisatie X zet in op Y
O.D. 1.1: ………………………………………
+ indicator
+ indicator
Je subsidieovereenkomst is op die manier een lijst van aan te tonen indicatoren. Wanneer je deze ondertekent, ga je de overeenkomst aan dat je het toegekende bedrag inzet om specifieke indicatoren te behalen.
In eerste instantie ontvang je van de administratie een voorstel voor subsidieovereenkomst. De definitieve overeenkomst is onderwerp van onderhandeling. Lees het voorstel dus grondig door en ga na in welke mate:
- je volledige doelstellingenkader en bijhorende indicatoren al dan niet zijn opgenomen? De minister kan er immers ook voor kiezen om bepaalde doelstellingen, acties of indicatoren niet te subsidiëren;
- de indicatoren in het voorstel overeenkomen met degene die in je nota vermeld staan. Soms worden indicatoren door een commissie of administratie in vraag gesteld en aangepast;
- je met het voorgestelde bedrag effectief alle indicatoren uit het voorstel kan behalen. De budgettaire realiteit van ons decreet maakt dat subsidiebedragen vooralsnog weinig kans hebben tot stijgen. Je moet er dus rekening mee houden dat je het gevraagde bedrag niet zal krijgen. Maak bij jezelf de oefening in welke mate je indicatoren met een lager bedrag nog steeds haalbaar en werkbaar zijn. In het deel “7.4: versie 1.0 of 2.0” geven we je wat inrijpoorten om die denkoefening aan te gaan.
Kort gesteld is onze boodschap: zorg dat je voorbereid naar de subsidieonderhandeling vertrekt. De subsidieovereenkomst is de basis van je subsidie-enveloppe en bepaalt met welk bedrag je jaarlijks aan de slag kan èn wat daar tegenover staat. Zorg dus dat je het voorstel grondig doorgenomen en besproken hebt en dat je er een eigen beeld van hebt gevormd alvorens je met je dossierbehandelaar in gesprek gaat om een definitief vergelijk vast te leggen. In deze fase zal je ook ondervinden dat, hoe beter je doelstellingenkader is geformuleerd, hoe makkelijker het opstellen van je subsidieovereenkomst zal zijn.
