Deze fase is het kloppend hart van het planningsproces. Terwijl de missie een rode draad door het beleidsplan trekt, de gegevensverzameling het uitgangspunt vormt en de interpretatie van de gegevens de keuzes helpt bepalen, zijn de doelstellingen de eerste link met het concrete werk. Ze leggen de basis voor het beleid en het dagelijks werk, en ze bieden een richtinggevend referentiekader.
“Een doel is een droom met een deadline”
De doelstellingen zijn geen beschrijving van ‘hoe’ de organisatie zal werken in de beleidsperiode. Je kunt ze dus niet formuleren in termen van acties en/of middelen. Ze beschrijven wel ‘wat de organisatie wil/kan/zal bereiken in de komende beleidsperiode’ en welke sporen er getrokken zullen worden. Niet het ‘hoe’ staat centraal, eerder het resultaatgerichte ‘wat’!
Hieruit blijkt al dat er twee elementen heel belangrijk zijn: het ‘resultaatgerichte’ en het ‘wat’. Zij vormen de basis van een goede doelstelling. Vandaar deze definitie: “Een doelstelling is een formulering van een gewenste situatie of verandering, gepreciseerd met gewenste effecten en/of gewenste resultaten.”
—
Start smart
Continuïteit
Een uitgewerkt voorbeeld
START SMART
Volgens de managementliteratuur moet iedere doelstelling geformuleerd zijn volgens het ‘SMART’-principe. Dat is een hulpmiddel, geen doel op zich.
‘SMART’ staat voor Specifiek, Meetbaar, Aanvaard, Realistisch, Tijdsgebonden. In ons werk moeten we de M vaak door een T vervangen: de T van Toetsbaar in START. Het jeugdwerk levert niet alleen producten en diensten maar ook verandering, beweging, groei, zowel van individuen als van groepen en gemeenschappen. Dit agogisch werk is niet meetbaar in de betekenis van het ‘tellen’ van resultaten (uren, deelnemers enz.). We kunnen wel toetsen of aan die verandering is gewerkt en of er beweging of groei is. Dat kunnen we door te evalueren, wat eerder neerkomt op ‘ver-tellen’. Dat is een meer kwalitatieve benadering van ‘meetbaar’.
| Specifiek | Een doelstelling is duidelijk, concreet en herkenbaar. Ze is gericht op één situatie die moet veranderen (de richtfactor). Het onderwerp van de doelstelling moet ondubbelzinnig zijn. |
| Meetbaar Of Toetsbaar |
Achteraf valt aan te tonen of en, indien mogelijk, in welke mate de doelstelling is gerealiseerd. De doelstelling is gericht op een directe en herkenbare verandering ten goede. Meetbaar betekent niet vanzelfsprekend ‘telbaar’. Het gaat in essentie om de verifieerbaarheid of aantoonbaarheid van de resultaten van een doelstelling of een uitgezet strategisch spoor. Indicatoren en de bijbehorende normen hoeven dus niet steeds in cijfers of procenten uitgedrukt te worden. |
| Aanvaard (Attractief, Ambitieus) |
Iedere doelstelling zou minimaal gekend en gedragen moeten zijn door de mensen die het uitvoerende werk moeten verrichten. Nog beter zou zijn dat zij ook werkelijk betrokken worden bij de opmaak van de doelstelling. Medewerkers weten immers goed wat haalbaar is of niet.Andere invullingen van de ‘A’ zijn ‘Attractief’ (de doelstelling moet enthousiasmeren en wervend zijn) of ‘Ambitieus’ (de doelstelling moet aanleiding geven tot een ’streven’ naar het behalen ervan). Niets is zo demotiverend voor individuen en groepen als onhaalbare doelstellingen. Niets, behalve doelstellingen die te gemakkelijk zijn. Leidinggevenden moeten daarom ondersteunend werken om doelstellingen te ontwikkelen die niet te hoog gegrepen zijn, maar hoog genoeg om te motiveren. |
| Realistisch | Aangezien iedere doelstelling een formulering is van een gewenste situatie in de toekomst, moet de organisatie erover waken dat deze situatie haalbaar en realiseerbaar is. Dat hangt nauw samen met de verifieerbaarheid van de doelstelling: “Zijn de resultaten die wij voor ogen houden wel realiseerbaar?” Niets zo demotiverend als een doelstelling die nooit zal gehaald worden (en een doelstelling die je haalt met de vingers in de neus). |
| Tijdsgebonden | Iedere doelstelling moet voorzien zijn van een tijdslimiet, een timing, een deadline. Een doelstelling kan niet eeuwigdurend zijn; ze is tijdelijk. Er komt altijd een einde aan een doelstelling, een moment waarop ze gerealiseerd is.Een tijdslimiet biedt een duidelijker doelstelling en ook een ingebouwd controlemechanisme. Op het vastgesteld tijdstip wordt effectief nagegaan of de doelstelling is gehaald. Ooit moet er immers eens een resultaat behaald worden! Bovendien kan tussentijds worden gecontroleerd of de doelstelling waarschijnlijk wel of niet gehaald zal worden. Tijdslimiet moet niet altijd beschouwd worden als deadline, maar kan dus ook als een bepaalde periode afgebakend worden: het lopend jaar, tijdens de maand mei… |
| (Inspirerend en engagerend) | Als je bovendien wil inzetten op de bezieling of bevlogenheid van je medewerkers om aan het bereiken van je doelstellingen te werken, kan je ervoor zorgen dat de doelstellingen inspirerend en engagerend zijn opgesteld.- Een doel is inspirerend als medewerkers het zinvol vinden en ze een duidelijk verband zien tussen hun eigen inspanningen en het doel.- Een doel is engagerend als de betrokkenen zich eraan willen en kunnen (ver)binden. |
Het toepassen van de SMART-methode geeft (relatieve) zekerheid dat de geformuleerde doelstellingen ook werkelijk adequate doelstellingen zijn. Voor goede organisatiedoelstellingen geldt bovendien:
- …dat ze voortvloeien uit de missie van de organisatie.
- …dat er een balans is tussen haalbare doelen en uitdagend geformuleerde doelen.
- …dat de voortgang bewaakt wordt.
- …dat – bij complexe lange termijndoelen – tussendoelen worden aangegeven.
- …dat ze onderling consistent zijn.
- …dat leidinggevenden en medewerkers de doelstellingen kennen en begrijpen.
- …dat ze richtinggevend zijn voor het handelen in de organisatie.
- …dat er afspraken zijn over het bijstellen van de doelstellingen als ze niet of te makkelijk bereikt worden
Continuïteit
Hoe zorgen we voor continuïteit in de werking van de organisatie? Een beleidsplan opmaken voor de komende beleidsperiode betekent meestal geen totale breuk met de vorige. Daarom verdient het aanbeveling om vóór het formuleren van doelstellingen vast te stellen en af te spreken welke elementen van de werking (om het even of het om operationele doelen gaat, acties of bepaalde ondersteunende processen) door moeten lopen. We zullen ze bij het formuleren van doelstellingen inbrengen of zo nodig onder een eigen doelstelling onderbrengen.
De doelstellingen uit een vorig beleidsplan kunnen een aanknopingspunt zijn voor een nieuw plan. Maak er een overzicht van en ga voor elke doelstelling na of ze verwezenlijkt is. Als dat niet of maar gedeeltelijk het geval is, zoek je een verklaring. Normaal haal je die uit de voortgangsrapportage van de voorbije periode. De organisatie kan hieruit waardevolle lessen trekken. Leg nadien de ‘oude’ doelstellingen naast de nieuwe beleidsuitdagingen. Bij overlappingen kunnen de ‘oude’ doelstellingen gerecycleerd worden.
Voorbeeld
—
Uitdaging
We zijn sterk ik x en in onze uit onderzoeken blijkt dat sporten gezond is… dus willen we werken aan de bewustmaking van het belang van sporten.
Doelstelling
Wij willen de scholen in onze gemeente bewuster maken omtrent het belang van sporten in de vrije tijd, zodat er een bredere instroom op gang komt naar de sportclubs.
—
Specifiek
- De leerkrachten Lichamelijke Opvoeding (LO) van de scholen in onze gemeente zijn bewuster omtrent het belang van sporten in de vrije tijd.
- De sportclubs in onze gemeente stellen een verhoogde instroom vast, via de samenwerkingsprojecten met scholen.
Meetbaar
- Alle leerkrachten LO organiseren voor iedere graad min. één samenwerkingsproject met sportclubs uit de gemeente.
- Jaarlijks verhoogt het nominaal aantal leerlingen dat, dankzij deze projecten, instroomt in de sportclubs in onze gemeente met 3,5%.
Tijdsgebonden
- Tegen het einde van de legislatuur zal aangetoond worden dat iedere leerkracht LO in onze gemeente in iedere graad minimum 2 samenwerkingsprojecten heeft opgezet met sportclubs uit de gemeente.
- Vanaf de start van de regeerperiode stijgt het nominaal aantal leerlingen dat, dankzij deze projecten, instroomt in de sportclubs in onze gemeente met 3,5% per jaar.
Realistisch en ambitieus, inspirerend en engagerend
- Dit zijn subjectieve criteria en zijn afhankelijk van de context. De score op deze criteria moet gegeven worden door de medewerkers, die de doelstelling plaatsen ten opzichte van de missie, de vorige resultaten, de organisatiecultuur…
