Om de vier jaar worden jeugdwerkorganisaties uitgedaagd om hun toekomstplannen voor de volgend vier jaar uiteen te zetten in een beleidsplan*.
De aanzet om dit te doen, komt vandaag de dag vanuit overheidswege. Organisaties schrijven de beleidsnota ‘ten brode’. Willen ze een 4-jarige variabele subsidiëring krijgen bovenop hun basissubsidie, dan is het schrijven van een beleidsnota een voorwaarde volgens het Vlaamse decreet van 20 januari 2012 houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid. Een eerste invoering van deze voorwaarde kwam er in 1998, maar het idee van de beleidsnota was toen zeker niet nieuw. De traditie om een beleidsnota te schrijven is veel ouder. Er zijn jeugdwerkorganisaties die het schrijven van een beleidsplan al enkele generaties lang doen. Ze gebruikten hun eigen beleidsnota als het instrument om hun toekomstig beleid voor de organisatie waar te maken en zo hun missie en visie te verwezenlijken.
De beleidsnota vormt de rode draad in het reilen en zeilen van de hele organisatie. Om die rode draad te spinnen, starten de organisaties al ruim op voorhand een intensief beleidsplanningsproces. Tijdens de voorbereiding bestaat het werkjaar voor de meeste coördinatoren & beleidsmedewerkers uit onderzoeken, bevragen, reflecteren en schrijven. Om jeugdwerkorganisaties in dit intensieve proces te ondersteunen, ontwikkelde we deze online toolbox beleidsplanning.
We stelde deze ‘werkwijze jeugd‘ voor de eerste keer op tijdens het werkjaar 2015-2016 om ons voor te bereiden op de huidige en lopende beleidsnota 2018-2021. In september 2019 zijn we gestart met een volledig nieuw ondersteuningstraject om vanuit De Ambrassade de meer dan 100 Vlaamse erkende jeugdwerkorganisaties te ondersteunen in de voorbereiding van hun nieuwe beleidsnota 2022-2025. Deze nieuwe beleidsnota moet ingediend worden bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media vòòr 1 januari 2021. Gedurende deze periode zullen we deze ‘werkwijze jeugd’ voortdurend updaten en aanvullen met nieuwe voorbeelden, extra achtergrondinformatie en methodieken die we ook gebruiken in ons eigen ondersteuningstraject.
>>> Leer meer over over de beleidsplanningcyclus van Vlaams erkend jeugdwerk
>>> Bekijk het hele ondersteuningstraject beleidsplanning van De Ambrassade
8 fases
Om een vlot democratisch proces te lopen met als resultaat een kwaliteitsvolle beleidsnota verdeelde we het hele proces in acht verschillende fases. Over elke fase vind je op deze toolbox meer informatie:
- FASE 1: OPSTARTEN
- FASE 2: MISSIE & VISIE
- FASE 3: ONDERZOEK
- FASE 4: ANALYSE, UITDAGINGEN EN OPTIES
- FASE 5: DOELSTELLINGENKADER
- FASE 6: MENSEN & MIDDELEN
- FASE 7: REDACTIE & SUBSIDIEOVEREENKOMST
- FASE 8: IMPLEMENTATIE & COMMUNICATIE
Maar voor je begint met je beleidsplanningsproces is het goed om even stil te staan bij volgende vragen:
- Waarom schrijf je een beleidsnota?
- Wie betrek je bij je beleidsplanningsproces?
- Welke voorwaarde zijn belangrijk voor een goed proces?
- Hoe zorg je voor een sterk draagvlak?
- Hoe bewaak je de werkbaarheid van je proces?
- Hoe breng je experiment en innovatie binnen?
* Beleidsplan/Beleidsnota: We wisselen beiden woorden met elkaar af, maar bedoelen steeds hetzelfde. Een beleidsnota voor Vlaams erkend Jeugdwerk is het plan voor een periode van 4 jaar die de missie, visie en strategie beschrijft van de organisatie.
