In de finale fase van het beleidsplanningsproces neemt je beleidsnota steeds meer haar finale vorm aan. Vooraleer we echter tot een grondige eindredactie overgaan, is het aan te raden om met je stuurgroep of planningsteam een grondige kwaliteitscheck uit te voeren.
—
Inhoudelijke kwaliteitstoets
Kwaliteitstoets van het proces
Beoordelingscriteria volgens het Decreet
Communiceren en afkloppen
Inhoudelijke kwaliteitstoets
Consistent
Eens je alle S.D.’s, O.D.’s, Acties en indicatoren netjes onder elkaar hebt staan in een overzichtelijke structuur, is het goed om de consistentie van het geheel na te gaan:
- Sluit elke doelstelling aan bij de missie en visie van de organisatie?
- Vormen de doelstellingen een geheel?
- Zetten de strategische doelstellingen een helder beeld neer van waar je organisatie naar toe werkt?
- Vormen de operationele doelstellingen een duidelijk geheel? Tonen ze aan hoe ze inspelen op de strategische doelstelling die geformuleerd werd?
- Sluiten acties hier bij aan? Maken ze de doelstellingen waar?
- Kan je met je set aan indicatoren het waarmaken van doelstellingen opvolgen?
Hou er rekening mee dat het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) en de adviescommissies het gehele proces niet hebben meegelopen. Het is dus belangrijk dat de consistentie van je nota en beleid zich meteen weerspiegelt in je doelstellingenkader en niet te veel extra uitleg behoeft.
Belangrijker nog dan consistentie uitstralen naar externen, is het scheppen van duidelijkheid naar je medewerkers: doorheen de vierjarige beleidsperiode is er nogal wat verloop in werknemers en vrijwilligers. Een consistente en heldere nota houdt ze bij de les.
Tip: laat je beleidsnota nalezen door een externe persoon die je organisatie niet kent. Is de beleidsnota ook verstaanbaar voor hem of haar, dan wellicht ook voor het Departement, Cultuur, Jeugd en Media en de commissieleden of nieuwe medewerkers? (zie ook verder bij eindredactie)
Transparant
Je doelstellingenkader is het best van al duidelijk en motiverend. Neem de kern op en schuw overbodige lappen tekst. Het moet bovenal helder zijn waarop doelstellingen gericht zijn en wat de inzet van middelen, mensen, energie en tijd is.
Formuleer je doelstellingen dan ook klaar en duidelijk, zonder al te veel vage bewoordingen. To the point zijn is hier een must. Om het kader mee te geven, kan je bij je doelstellingen steeds een alinea opnemen waarin je het uitgangspunt van de doelstelling beschrijft. Op die manier verantwoord je meteen waaruit de doelstelling komt.
Durf voor het financiële luik ook je berekeningswijzen op te nemen: het geeft vertrouwen om zo transparant mogelijk te zijn in de berekening van personeelstijd en werkingsmiddelen (zie ook fase 6).
Toetsbaar / Meetbaar
Een beleidsnota is – naast een administratief document – vooral ook een handleiding voor je organisatie gedurende de volgende vierjarige beleidsperiode. Ze werkt vanuit een aantal gegevens naar dromen, uitdagingen en opties. Het uitwerken van een doelstellingenkader en bijhorende indicatoren, zorgt er voor dat deze dromen ook deadlines krijgen, en op een effectieve en efficiënte manier aangepakt worden.
Je zorgt er dan ook best voor dat je doelstellingen en acties op een doorgedreven manier toetsbaar en meetbaar zijn. Je wil immers kunnen evalueren in welke mate je doelstellingen effectief realiseert. Zo niet, blijf je hangen in krachtige overtuigingen en heilig vuur. Check dus zeker of je indicatoren relevant en meetbaar zijn. Dit geldt dubbel bij nieuwe projecten en activiteiten. Zorg er voor dat je kan nagaan in welke mate je project of activiteit zinvol is en succes heeft.
Probeer in je indicatoren ook ver genoeg te gaan om naar het behalen van je initiële doelstellingen te peilen.
Bv. het aantal jaarlijkse deelnemers aan cursussen zegt weinig of niets over de mate waarin jongeren engagement opnemen als vrijwilliger op lange termijn. Kies de correcte indicatoren die ook effectief nagaan of de overkoepelende doelstellingen behaald worden. wanneer je echt wil weten of cursussen een effect hebben op langdurige engagementen, dan neem je een meting op die nagaat in welke mate geattesteerde animatoren langer actief zijn op een werking.
Niet enkel voor je interne werking is dit van belang. Ook het Departement CJM en adviescommissie besteden veel aandacht aan toetsbaarheid van je beleidskader. Uit de leidraad voor het indienen van een beleidsnota (2020, p. 4): Een operationele doelstelling beschrijft een doel op korte termijn. Hierin wordt het resultaat SMART = specifiek/concreet, meetbaar, actiegericht, realistisch en tijdsgebonden beschreven. Per
operationele doelstelling geeft de vereniging aan welke stappen ze zal zetten om dit resultaat te behalen.
Haalbaar
De ultieme toetssteen van een beleidskader is de realiteit. Je kan dan wel een prachtig plan schrijven, het moet ook werkbaar zijn in realiteit. Ga in je kwaliteitscheck dus na of:
- er voldoende evenwicht is tussen vernieuwen en behouden/consolideren: het is logisch dat je in een nieuw beleid een aantal nieuwe uitdagingen wil aangaan en met de veranderende omstandigheden omgaat. Het houdt je vereniging scherp en relevant. Anderzijds is het erg moeilijk werkbaar om met een geheel nieuwe set aan doelstellingen aan de slag te gaan. Dit kan je werking danig uit balans halen. Bovendien vraag je erg veel van je medewerkers door van hen te verwachten dat ze alles opnieuw gaan uitvinden. Een deel van je werking behouden zorgt voor de nodige rust en zelfzekerheid. Veranderingen hoeven niet altijd groots van aard te zijn.
- je acties logisch en werkbaar gefaseerd zijn: doorheen het proces focus je veelal op één strategische of operationele doelstelling wanneer je acties en indicatoren gaat formuleren. Aan het eind van de rit is het aangeraden om je gehele set aan acties eens in de tijd uit te zetten en na te gaan hoe het werk in zijn geheel verdeeld is over je beleidsperiode. Het is bijvoorbeeld af te raden om pakweg 3 grote projecten (waarvoor je je gehele personeelsploeg inschakelt) in hetzelfde jaar in te plannen. Een tijdslijn uittekenen maakt het geheel meteen visueel en toont je snel aan waar het schoentje eventueel knelt. Neem de tijd om een werkbare planning op te stellen.
- je takenpakketten evenwichtig verdeeld zijn: zijn de verwachtingen voor je medewerkers realistisch opgesteld? Kunnen ze dit werk aan en zijn de inspanningen evenwichtig verdeeld over de mensen?
- de financiële inspanningen realistisch zijn: dit werkt in twee richtingen. Enerzijds is er een punt voor te maken om breed te rekenen, overschotten te voorzien en hoog te mikken. Anderzijds is het duidelijk dat het budget voor jeugdwerk beperkt is (en dat is het al enkele jaren). Een al te grote verhoging van de totale werkingsmiddelen is niet realistisch. Een grote verhoging van de middelen voor jouw organisatie is dat dus ook niet. Schat realistisch in wat nodig is om je doelstellingen te bereiken, zorg voor een duidelijke en gefundeerde berekeningswijze (deze kan je altijd duiden in je nota) en wees eerlijk (zie ook fase 6).
Werkbaarheid is vaak een moeilijk in te schatten criterium, zeker voor wat betreft nieuwe doelstellingen en acties. Toch is het vaak dit criterium waar medewerkers en acties op struikelen en waardoor doelstellingen onvervuld blijven. Neem voldoende tijd om grondig te plannen en af te toetsen bij de betrokken partijen. Daarnaast is het raadzaam om tussentijds – in je beleidsperiode – voldoende reflectiemomenten in te bouwen. Durf ook tussentijds na te gaan of het geplande werk effectief, efficiënt en werkbaar is en koppel hier gevolgen aan.
Niet enkel voor je interne werking is dit van belang. Ook het Departement CJM en adviescommissie besteden veel aandacht aan haalbaarheid van je beleidskader. Uit de leidraad voor het indienen van een beleidsnota (2020, p. 9): “bij de beoordeling wordt nagegaan en ingeschat of de werking overeenstemt met de (structuur van de) organisatie. Heeft de organisatie de “juiste” inhoudelijke expertise, personeelsstructuur, infrastructuur, financiële basis, … om de beleidsnota te realiseren? Is de beleidsnota haalbaar en realistisch?”
Kwaliteitstoets van het proces
Een laatste reeks toetsingsvragen betreft de kwaliteit van het proces dat gelopen werd in het opstellen van de beleidsnota. De mate waarin je nota op democratische wijze werd opgesteld, is een belangrijk criterium in ogen van diegenen die je nota beoordelen. Daarnaast beïnvloedt het proces de gedragenheid van het uiteindelijke resultaat.
Ga dus even na…
- hoe het proces verlopen is en hoe het plan tot stand kwam? Welke methodes zijn gevolgd en werden deze ‘volgens de regels van de kunst’ uitgevoerd?
- of alle stappen in het beleidsplanningsproces voldoende breed en diepgaand uitgevoerd werden.
- of de initiële planning gevolgd werd en waarom dit wel of niet gebeurde.
- of alle stakeholders voldoende bevraagd, betrokken en geïnformeerd zijn in het gehele proces. Wie werd waar (niet) ingeschakeld en heeft dit gevolgen voor de gedragenheid van je resultaat?
- waar er nog mogelijke knelpunten zijn en hoe je hier aan tegemoet kan komen.
- …
Als de organisatie zich deze toetsingsvragen in deze fase stelt, kan ze misschien nog bijsturen vóór ze aan de eindredactie begint. Structurele problemen bij de opbouw van de beleidsplanning kun je nu niet meer oplossen, maar via het redactionele werk kun je nog flink ingrijpen in de samenhang en de consistentie van het geheel.
Beoordelingscriteria volgens het Decreet houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid (2012)
In het decreet houden een vernieuwd jeugd- en kindrechtenbeleid worden een aantal criteria opgenomen die de basis zijn voor de beoordeling van je beleidsnota door het Departement CJM en de adviescommissies. Door de draftversie van je beleidsnota tegen het licht van deze criteria te houden, verzeker je jezelf ervan dat je nota tegemoet komt aan deze criteria:
Artikel 17 §2
- 1° profilering en positionering;
- 2° langetermijnvisie;
- 3° inhoudelijk concept en concrete uitwerking;
- 4° samenwerking en netwerking met andere actoren in binnen- of buitenland;
- 5° haalbaarheid;
- 6° bereik;
- 7° gelijkekansenbeleid;
- 8° financiële onderbouw van de werking;
- 9° transparantie die wordt verschaft over de relatie van de initiatieven van de vereniging die voor subsidiëring worden voorgesteld enerzijds met andere initiatieven van deze vereniging anderzijds, en de wijze waarop die initiatieven gefinancierd worden;
- 10° het onderschrijven en uitdragen van de rechten van het kind.
- De Vlaamse Regering (Minister van Jeugd) mag aanvullende beoordelingscriteria bepalen. Zo wordt net zoals in de vorige beleidsperiode (2018-2021) het volgende extra criterium opgenomen: De wijze waarop de vereniging inspeelt op de kansen die de stedelijke context biedt voor vernieuwende initiatieven en opo de maatschappelijke uitdagingen die zich in het bijzonder in de steden voordoen.
+ Het democratisch proces, dat leidde tot de beleidsnota (de manier waarop de beleidsnota tot stand kwam). [Artikel 14]
+ De wijze waarop de vereniging in de voorbije periode invulling gaf aan haar verplichtingen (als de vereniging al eerder op basis van het decreet gesubsidieerd werd). [Artikel 14]
In de leidraad voor het indienen van de beleidsnota 2022-2025 worden deze criteria uitvoeriger beschreven.
Communiceren en afkloppen
In de laatste fase van het planningsproces moet er gecommuniceerd worden naar de hele organisatie. De communicatie heeft een dubbel doel: de inhoud die het planningsproces opleverde én het proces zelf worden voorgelegd aan de medewerkers.
Inhoudelijk ligt op dit moment nog niet de definitieve versie van het uitgeschreven plan voor, wel de weergave van de hoofdzaken: missie, strategische doelen (gemotiveerd vanuit de beleidsopties en de gegevensverzameling), operationele doelen en de belangrijkste acties en indicatoren. Hier zorg je best al voor leesbare teksten die ook goed te begrijpen zijn voor organisatiegenoten (medewerkers, vrijwilligers) die niet of nauwelijks bij het proces betrokken waren.
Het verdient aanbeveling dat de stuurgroep of het planningsteam op dit moment, meestal dicht tegen de deadline aan, nog openstaat voor opmerkingen. Er kunnen hiaten of blinde vlekken aan het licht komen, er kan weerstand komen, er zijn misschien praktische bedenkingen enzovoort.
