In de eerste fase van de beleidsplanning heb je de interne als externe stakeholders van je organisatie in kaart gebracht. Bekijk samen met je stuurgroep welke stakeholders op welke manier op de hoogte moeten zijn van je finale beleidsnota. Deze keuze maak je op basis van volgende vragen:
- Welke informatie willen we delen met welke stakeholder (werkingsverslagen, boordtabellen, financiële/zakelijke/inhoudelijke gegevens … )?
- Wat is de gewenste frequentie van communicatie met elke stakeholder?
- Welke kanalen zullen we gebruiken (jaarverslagen, website, nieuwsbrieven, bijeenkomsten …)?
- Wie heeft de (eind)verantwoordelijkheid om deze doelen te behalen/uit te voeren? (Dit zijn vaak de medewerkers, leidinggevende medewerkers en kernvrijwilligers, maar ook bestuur & Algemene Vergadering)
- Wie moet er op de hoogte zijn van de algemene richting/missie/visie van de organisatie? (Dit zijn vaak de deelnemers/doelgroep, partnerorganisaties…)
- Op welke manier kan ik de inhoud van de beleidsnota op een zo behapbare manier meegeven aan X? (afhankelijk van je publiek, zal je meer of minder context/uitleg moeten geven)
- …
Hieronder vind je een overzicht van hoe je per doelgroep mogelijks die vertaalslag kan maken:
Medewerkers/kernvrijwilligers
Je medewerkers of kernvrijwilligers zijn degene die verantwoordelijk zijn om de doelen, met de bijhorende indicatoren uit te voeren, behalen en verantwoorden. Het is daarom belangrijk het meerjarenplan van de beleidsnota, concreet te vertalen naar een planning of overzicht. Diverse organisaties werken met een jaarplan per team of medewerker.
Principes die je kunnen helpen om de vertaling naar medewerkers concreet te maken:
- Wat moet elke medewerker/vrijwilliger concreet weten over de te behalen doelstellingen/missie-visie/…?
- Wat moet elke medewerker/vrijwilliger heel specifiek weten voor de uitvoering van het takenpakket?
- Heb je een specifieke plek of moment waar collega’s de ‘voortgang’ van een bepaalde indicator of doelstelling kunnen bijhouden?
- Hoe behoud je als organisatie en medewerker/vrijwilliger het overzicht?
Enkele voorbeelden:
- Een sjabloon voor affiches en presentaties waarin het logo, de missie en de strategische doelen worden opgenomen. Dat sjabloon wordt gebruikt door het personeel en enthousiast gedeeld met vrijwilligers en lokale groepen om op een informele manier iedereen te betrekken bij de nieuwe keuzes. Zo krijg je alle neuzen in dezelfde richting.
- Het voortgangsrapport wordt in een overzichtelijke spreadsheet/Excel gegoten die toegankelijk is voor zowel kernvrijwilligers als medewerkers. 2x per jaar wordt dit document grondig geüpdatet. Bij de eerste update is er een tussentijdse evaluatie om eventueel bij te sturen waar nodig.
- …
Algemene vergadering
Je gebruikt je beleidsnota als kapstok om nieuws en voortgang van de werking te rapporteren naar je Algemene Vergadering
Jaarlijks komen zowel de begroting als de voortgangsrapportage aan bod op een AV. Bekijk goed in welke mate je hierbij zaken uit de beleidsnota/beheersovereenkomst koppelt en hoe je dit opneemt.
Principes die je kan volgen:
- Welke zaken moet de Algemene Vergadering zeker weten om hun taken goed te kunnen uitvoeren, welke minimuminformatie hebben ze nodig?
- Hoe krijgt een lid van de Algemene Vergadering zicht op waar de organisatie voor staat en voor gaat?
Enkele voorbeelden:
- Het voorgangsrapport wordt voorgesteld op een algemene vergadering, waarbij het doelstellingenkader de kapstok is. Iedere SD is gekoppeld aan één of meerdere medewerkers die ‘hun SD’ voorstellen. Iedere OD wordt er aan de hand van leuke foto’s, gifs of memes geëvalueerd en verantwoord.
- Bij aanvang van iedere algemene vergadering wordt kort de missie/visie van de organisatie herhaalt op ludieke/speelse manieren. Op deze manier krijg je alle neuzen in dezelfde richting, wanneer er moet gediscussieerd en beslist worden.
Deelnemers/leden/ouders/partnerorganisaties/sympathisanten
Gebruik je website of andere mediakanalen om hen te informeren over jullie activiteiten, jullie missie & visie enzovoort. Bij deze groep mensen is het belangrijk om los te komen van SD’s en OD’s, en te komen tot zeer concrete en behapbare zaken. Op deze manier kan je als leek, zonder al te veel extra achtergrondkennis, een zicht krijgen op waar jullie organisatie voor staat, wat jullie doen en waar jullie naartoe willen. Enkele vragen die je jezelf kan stellen:
- Wat wil je dat ouders, deelnemers, leden, partnerorganisaties van jullie weten?
- Welke realisaties brengen jullie bij ouders, deelnemers, leden of partnerorganisaties?
- Welk kanaal is hiervoor de beste manier? En wat is de frequentie?
Enkele voorbeelden:
- Op je social mediakanalen heb je een wekelijkse rubriek waarbij je één activiteit van je organisatie in de verf zet.
- Via een maandelijkse nieuwsbrief breng je ouders, partnerorganisaties en sympathisanten op de hoogte van wat er leeft in je organisatie.
- …
