De administratie voorziet bij de overgang naar een nieuwe beleidsperiode steeds een leidraad voor het indienen van je beleidsnota. Op de website van het departement zal je bij subsidies eind oktober het begrotingssjabloon kunnen vinden.
Schrijf je begroting op maat
Wees je er bewust van dat je beleidsnota en begroting gelezen worden door ambtenaren van de administratie en commissieleden (vaak oudgedienden uit het jeugdwerk of aanpalende sectoren). Hoewel ze over de historiek van je werking beschikken, kennen ze zeker niet alle gebruiken en gewoontes van je organisatie. Ze lezen je nota wellicht met een andere blik dan dat jij hem schrijft. Laat je nota dus best eens door een buitenstaander nalezen, vooraleer je indient. Op die manier kan je nog corrigeren en meer op maat van ‘de leek’ schrijven, ook voor het financiële luik.
Voor je begroting komt het er vooral op neer om helder en transparant te zijn. Neem je berekeningswijzen en verdeelsleutels op. Toon aan hoe je je aantal VTE berekent. Durf ook eens te berekenen hoe groot de inzet van vrijwilligers binnen je organisatie is.
Minimaal op te nemen in je begroting:
Hoewel je een beleidsplan schrijft voor de administratie, vragen ze toch dat je het gehele financiële plaatje weergeeft. Ook al bedraagt het subsidiebedrag van Vlaanderen bijvoorbeeld slechts 10% van je inkomsten, toch geef je je volledige financiële begroting mee. De administratie wil immers zicht krijgen op de financiële gezondheid van je organisatie, niet enkel het deel ervan dat zij subsidieert.
Dit betekent niet dat je een overzicht moet indienen van alle strategische en operationele doelstellingen met bijhorende indicatoren die je, verdeeld over je verschillende subsidiegevers en partners, binnen je organisatie hanteert.
Wel moet je:
- Volledige inzage geven in je gehele financiële plaatje.
- Daarbij geef je best aan wat onder het Vlaamse decreet gesubsidieerd wordt en wat niet. Dit kan je doen door in je begroting met verschillende kolommen te werken: één voor Vlaams, één voor andere en een totaal.
- Voor de kolom ‘Vlaams’ geef je wel een volledig doelstellingenkader tot en met acties en indicatoren.
- Voor de andere kolom hoef je niet je volledige kader uit te werken. Als je bv. op een project inschrijft dat je niet bij hen vraagt maar wel bij een ander, moet je dit niet per se invoegen in je nota.
Het gaat er vooral om dat je inzage geeft in je organisatie, hoe ze werkt en in welke mate zij financieel gezond is. Je hoeft dus geen volledig minutieus uitgewerkt plan, waarin je inzage geeft in je indicatoren voor andere subsidiegevers, bij Vlaanderen in te dienen. Wel is het goed om één overkoepelend plan met alle indicatoren en budgetten voor jezelf bij te houden. Op die manier kan je processen stroomlijnen en is het eenvoudiger om intern te rapporteren en te managen. Eventueel werk je in het plan/de begroting met verschillende kleuren of markers. Hoe dan ook vermijd je met één overkoepelend plan een soep aan verantwoordingen en administratie.
TIP!
De administratie vraagt dat je in je beleidsnota een begroting maakt op basis van operationele doelstellingen. Bij elke doelstelling dien je dus een kleine begroting in met personeelstijd, werkingsmiddelen en eventueel overhead. Bij het onderhandelen over je subsidieovereenkomst valt die ‘toewijzing’ weg: je krijgt een jaarlijks bedrag toegewezen, zonder een verdeling over O.D.’s. Het loont de moeite om dan alsnog voor jezelf de ‘toewijzing te behouden. Dit laat je toe een strakker financieel management te voeren, want je kan de financiële voortgang per project dan toch opvolgen. Ook is het handig voor je personeelsleden om te weten voor welke doelstellingen ze instaan, welke registratie er van hen gevraagd wordt en hoeveel tijd ze aan de doelstelling (mogen) spenderen.
