In de finale fase van het schrijfproces neemt je beleidsnota steeds meer haar finale vorm aan. Vooraleer we tot een grondige eindredactie overgaan, is het aan te raden om met je stuurgroep of planningsteam een grondige kwaliteitstoets uit te voeren. Enerzijds doe je een kwaliteitstoets op inhoudelijk vlak, anderzijds is het ook belangrijk om een kwaliteitstoets van het proces te doen. Hieronder vind je enkele handvaten om dit te doen:
1. Consistentie
Eens je alle SD’s, OD’s, Acties en indicatoren netjes onder elkaar hebt staan in een overzichtelijke structuur, is het goed om de consistentie van het geheel na te gaan:
- Sluit elke doelstelling aan bij de missie en visie van de organisatie?
- Vormen de doelstellingen een geheel?
- Zetten de strategische doelstellingen een helder beeld neer van waar je organisatie naar toe werkt?
- Vormen de operationele doelstellingen een duidelijk geheel? Tonen ze aan hoe ze inspelen op de strategische doelstelling die geformuleerd werd?
- Sluiten acties hier bij aan? Maken ze de doelstellingen waar?
- Kan je met je set aan indicatoren het behalen van de doelstellingen opvolgen?
Hou er rekening mee dat het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) en de adviescommissies het gehele proces niet hebben meegelopen. Het is dus belangrijk dat de consistentie van je nota en beleid zich meteen weerspiegelt in je doelstellingenkader en niet te veel extra uitleg behoeft.
Belangrijker nog dan consistentie uitstralen naar externen, is het scheppen van duidelijkheid naar je medewerkers: doorheen de vijfjarige beleidsperiode is er nogal wat verloop in werknemers en vrijwilligers. Een consistente en heldere nota houdt ze bij de les.
Tip: laat je beleidsnota nalezen door een externe persoon die je organisatie niet kent. Is de beleidsnota ook verstaanbaar voor hen? Dan is deze wellicht ook voor het Departement, Cultuur, Jeugd en Media en de commissieleden of nieuwe medewerkers.
2. Transparantie
Je doelstellingenkader is het best van al duidelijk, motiverend en transparant. Neem de kern op en schuw overbodige lappen tekst. Het moet bovenal helder zijn waarop doelstellingen gericht zijn en wat de inzet van middelen, mensen, energie en tijd is.
Formuleer je doelstellingen dan ook klaar en duidelijk, zonder al te veel vage bewoordingen. To the point zijn is hier een must. Om het kader mee te geven, kan je bij je doelstellingen steeds een alinea opnemen waarin je het uitgangspunt van de doelstelling beschrijft. Op die manier verantwoord je meteen waaruit de doelstelling komt.
Durf voor het financiële luik ook je berekeningswijzen op te nemen: het geeft vertrouwen om zo transparant mogelijk te zijn in de berekening van personeelstijd en werkingsmiddelen (zie ook fase 6).
3. Toetsbaar / Meetbaar
Een beleidsnota is – naast een administratief document – vooral ook een handleiding voor je organisatie gedurende de volgende vijfjarige beleidsperiode. Ze werkt vanuit een aantal gegevens naar dromen, uitdagingen en opties. Het uitwerken van een doelstellingenkader en bijhorende indicatoren, zorgt er voor dat deze dromen ook deadlines krijgen, en op een effectieve en efficiënte manier aangepakt worden.
Je zorgt er dan ook best voor dat je doelstellingen en acties op een doorgedreven manier toetsbaar en meetbaar zijn. Je wil immers kunnen evalueren in welke mate je doelstellingen effectief realiseert. Zo niet, blijf je hangen in krachtige overtuigingen en heilig vuur. Check dus zeker of je indicatoren relevant en meetbaar zijn. Dit geldt dubbel bij nieuwe projecten en activiteiten. Zorg er voor dat je kan nagaan in welke mate je project of activiteit zinvol is en succes heeft.
Probeer in je indicatoren ook ver genoeg te gaan om naar het behalen van je initiële doelstellingen te peilen.
Bv. het aantal jaarlijkse deelnemers aan cursussen zegt weinig of niets over de mate waarin jongeren engagement opnemen als vrijwilliger op lange termijn. Kies de correcte indicatoren die ook effectief nagaan of de overkoepelende doelstellingen behaald worden. Wanneer je echt wil weten of cursussen een effect hebben op langdurige engagementen, dan neem je een meting op die nagaat in welke mate geattesteerde animatoren langer actief zijn op een werking.
Niet enkel voor je interne werking is dit van belang. Ook het Departement CJM en adviescommissie besteden veel aandacht aan toetsbaarheid van je beleidskader. Uit de leidraad voor het indienen van een beleidsnota (2024, p. 4), bv.:
Een operationele doelstelling beschrijft een doel op korte termijn. Hierin wordt het resultaat SMART = specifiek/concreet, meetbaar, actiegericht, realistisch en tijdsgebonden beschreven. Per operationele doelstelling geeft de vereniging aan welke stappen ze zal zetten om dit resultaat te behalen.
4. Haalbaarheid / werkbaarheid
De ultieme toetssteen van een beleidskader is de realiteit. Je kan dan wel een prachtig plan schrijven, het moet ook werkbaar zijn in realiteit. Ga in je kwaliteitscheck dus na of:
- Er voldoende evenwicht is tussen vernieuwen en behouden/consolideren: het is logisch dat je in een nieuw beleid een aantal nieuwe uitdagingen wil aangaan en met de veranderende omstandigheden omgaat. Het houdt je vereniging scherp en relevant. Anderzijds is het erg moeilijk werkbaar om met een geheel nieuwe set aan doelstellingen aan de slag te gaan. Dit kan je werking danig uit balans halen. Bovendien vraag je erg veel van je medewerkers door van hen te verwachten dat ze alles opnieuw gaan uitvinden. Een deel van je werking behouden zorgt voor de nodige rust en zelfzekerheid. Veranderingen hoeven niet altijd groots van aard te zijn.
- Je acties logisch en werkbaar gefaseerd zijn: doorheen het proces focus je veelal op één strategische of operationele doelstelling wanneer je acties en indicatoren gaat formuleren. Aan het eind van de rit is het aangeraden om je gehele set aan acties eens in de tijd uit te zetten en na te gaan hoe het werk in zijn geheel verdeeld is over je beleidsperiode. Het is bijvoorbeeld af te raden om pakweg drie grote projecten (waarvoor je je gehele personeelsploeg inschakelt) in hetzelfde jaar te plannen. Een tijdslijn uittekenen maakt het geheel meteen visueel en toont je snel aan waar het schoentje eventueel knelt. Neem de tijd om een werkbare planning op te stellen.
- Je takenpakketten evenwichtig verdeeld zijn: zijn de verwachtingen voor je medewerkers realistisch opgesteld? Kunnen ze dit werk aan en zijn de inspanningen evenwichtig verdeeld over de mensen?
- De financiële inspanningen realistisch zijn: dit werkt in twee richtingen. Enerzijds is er een punt voor te maken om breed te rekenen, overschotten te voorzien en hoog te mikken. Anderzijds is het duidelijk dat het budget voor jeugdwerk beperkt is (en dat is het al enkele jaren). Een al te grote verhoging van de totale werkingsmiddelen is niet realistisch. Een grote verhoging van de middelen voor jouw organisatie is dat dus ook niet. Schat realistisch in wat nodig is om je doelstellingen te bereiken, zorg voor een duidelijke en gefundeerde berekeningswijze (deze kan je altijd duiden in je nota) en wees eerlijk (zie ook fase 6).
Werkbaarheid is vaak een moeilijk in te schatten criterium, zeker voor wat betreft nieuwe doelstellingen en acties. Toch is het vaak dit criterium waar medewerkers en acties op struikelen en waardoor doelstellingen onvervuld blijven. Neem voldoende tijd om grondig te plannen en af te toetsen bij de betrokken partijen. Daarnaast is het raadzaam om tussentijds – in je beleidsperiode – voldoende reflectiemomenten in te bouwen. Durf ook tussentijds na te gaan of het geplande werk effectief, efficiënt en werkbaar is en koppel hier gevolgen aan.
Niet enkel voor je interne werking is dit van belang. Ook het Departement CJM en adviescommissie besteden veel aandacht aan haalbaarheid van je beleidskader. Uit de leidraad* voor het indienen van een beleidsnota (2024, p. 11):
“Er wordt onder meer nagegaan of de doelstellingen, acties en indicatoren haalbaar zijn gelet op de werking van uw vereniging: bv. als u ambitieuze of nieuwe doelstellingen formuleert, dan moet uit de beleidsnota en de werking van vereniging blijken dat uw vereniging beschikt over de inhoudelijke expertise, het personeel, de infrastructuur, de reserves, etc. om die doelstellingen, acties en indicatoren waar te maken, of die middelen kan mobiliseren. Het proces.”
Een laatste reeks toetsingsvragen betreft de kwaliteit van het proces dat gelopen werd in het opstellen van de beleidsnota. De mate waarin je nota op democratische wijze werd opgesteld, is een belangrijk criterium in ogen van diegenen die je nota beoordelen. Daarnaast beïnvloedt het proces de gedragenheid van het uiteindelijke resultaat.
Ga dus even na…
- hoe het proces verlopen is en hoe het plan tot stand kwam? Welke methodes zijn gevolgd en werden deze ‘volgens de regels van de kunst’ uitgevoerd?
- of alle stappen in het beleidsplanningsproces voldoende breed en diepgaand uitgevoerd werden.
- of de initiële planning gevolgd werd en waarom dit wel of niet gebeurde.
- of alle stakeholders voldoende bevraagd, betrokken en geïnformeerd zijn in het gehele proces. Wie werd waar (niet) ingeschakeld en heeft dit gevolgen voor de gedragenheid van je resultaat?
- waar er nog mogelijke knelpunten zijn en hoe je hier aan tegemoet kan komen?
Als de organisatie zich deze toetsingsvragen in deze fase stelt, kan ze misschien nog bijsturen vóór ze aan de eindredactie begint. Structurele problemen bij de opbouw van de beleidsplanning kun je nu niet meer oplossen, maar via het redactionele werk kun je nog flink ingrijpen in de samenhang en de consistentie van het geheel.
5. Enkele algemene tips
Tijdens onze jeugdwerktweedaagse 2024 gaven enkele ervaren beleidsnotaschrijvers 15 tips bij het schrijven van een beleidsnota.
Daarnaast delen we graag nog enkele algemene tips die het departement Cultuur, Jeugd & Media meegaven tijdens verschillende infosessies over het indienen van een beleidsnota:
- Niet te veel (of te weinig) doelstellingen.
- Je aantal doelstellingen hangt af van de grootte van je organisatie. Echter 20 SD’s zijn te veel…, 5-10 is een goed richtgetal. 1 of 2 SD’s is (vaak) te weinig)
- Lees het vorige advies en de feedback op de verantwoording van je werkingssubsidie.
- Vergeet niet om de dagelijkse werking neer te schrijven, dus niet enkel de nieuwe zaken!
- Is de relatie tussen SD, OD en indicatoren helder?
- Je kan dit eens testen door een leek je beleidsnota te laten lezen.
- Maak je impact op korte en middellange termijn zichtbaar
- Dit doe je via meetbare indicatoren en acties! Zoek het niet te ver in de tijd en blijf niet te ver weg van de kern van je activiteiten.
- Schrijf actief, houd het simpel!
- Vermijd passieve en lange zinnen. Gebruik geen moeilijke woorden.
- Gebruik beelden en kleuren met mate
- Het moet vooral helder zijn voor de beoordelaars. Gebruik beelden en kleuren indien dit zorgt voor verheldering.
