5.1.1 Wat zijn SMART-doelen?
Volgens de managementliteratuur moet iedere doelstelling geformuleerd zijn volgens het ‘SMART’-principe. Dat is een hulpmiddel, geen doel op zich.
‘SMART’ staat voor Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch, Tijdsgebonden. In ons werk moeten we de M vaak door een T vervangen: de T van Toetsbaar in START. Het jeugdwerk levert niet alleen producten en diensten maar ook verandering, beweging, groei, zowel van individuen als van groepen en gemeenschappen. Dit agogisch werk is niet meetbaar in de betekenis van het ‘tellen’ van resultaten (uren, deelnemers enz.). We kunnen wel toetsen of aan die verandering is gewerkt en of er beweging of groei is. Dat kunnen we door te evalueren, wat eerder neerkomt op ‘ver-tellen’. Dat is een meer kwalitatieve benadering van ‘meetbaar’.
| Specifiek | Een doelstelling is duidelijk, concreet en herkenbaar. Ze is gericht op één situatie die moet veranderen (de richtfactor). Het onderwerp van de doelstelling moet ondubbelzinnig zijn. |
| Meetbaar of toetsbaar | Achteraf valt aan te tonen of en, indien mogelijk, in welke mate de doelstelling is gerealiseerd. De doelstelling is gericht op een directe en herkenbare verandering ten goede. Meetbaar betekent niet vanzelfsprekend ‘telbaar’. Het gaat in essentie om de verifieerbaarheid of aantoonbaarheid van de resultaten van een doelstelling of een uitgezet strategisch spoor. Indicatoren en de bijbehorende normen hoeven dus niet steeds in cijfers of procenten uitgedrukt te worden. |
| Aanvaardbaar (Acceptabel, Attractief, Ambitieus) | Iedere doelstelling zou minimaal gekend en gedragen en dus acceptabel moeten zijn door de mensen die het uitvoerende werk moeten verrichten. Nog beter zou zijn dat zij ook werkelijk betrokken worden bij de opmaak van de doelstelling. Medewerkers weten immers goed wat haalbaar is of niet. Andere invullingen van de ‘A’ zijn ‘Attractief’ (de doelstelling moet enthousiasmeren en wervend zijn) of ‘Ambitieus’ (de doelstelling moet aanleiding geven tot een ’streven’ naar het behalen ervan). Noch onhaalbare doelstellingen, noch te makkelijke doelstellingen werken motiverend. Leidinggevenden moeten daarom ondersteunend werken om doelstellingen te ontwikkelen die niet te hoog gegrepen zijn, maar hoog genoeg om te motiveren. |
| Realistisch | Aangezien iedere doelstelling een formulering is van een gewenste situatie in de toekomst, moet de organisatie erover waken dat deze situatie haalbaar en realiseerbaar is. Dat hangt nauw samen met de verifieerbaarheid van de doelstelling: “Zijn de resultaten die wij voor ogen houden wel realiseerbaar?” Niets zo demotiverend als een doelstelling die nooit zal gehaald worden of een doelstelling die je haalt met de vingers in de neus. |
| Tijdsgebonden | Iedere doelstelling moet voorzien zijn van een tijdslimiet, een timing, een deadline. Een doelstelling is niet eeuwigdurend; ze is tijdelijk. Er komt altijd een einde aan een doelstelling, een moment waarop ze gerealiseerd is. Een tijdslimiet biedt een duidelijker doelstelling en ook een ingebouwd controlemechanisme. Op het vastgesteld tijdstip wordt effectief nagegaan of de doelstelling is gehaald. Ooit moet er immers eens een resultaat behaald worden! Bovendien kan tussentijds worden gecontroleerd of de doelstelling waarschijnlijk wel of niet gehaald zal worden. Tijdslimiet moet niet altijd beschouwd worden als deadline, maar kan dus ook als een bepaalde periode afgebakend worden: het lopend jaar, tijdens de maand mei… |
Een uitbreiding van dit principe is SMARTI, waarbij ook het inspirerende of engagerende element een plek krijgt:
| (Inspirerend en engagerend) | Als je bovendien wil inzetten op de bezieling of bevlogenheid van je medewerkers om aan het bereiken van je doelstellingen te werken, kan je ervoor zorgen dat de doelstellingen inspirerend en engagerend zijn opgesteld. Een doel is inspirerend als medewerkers het zinvol vinden en ze een duidelijk verband zien tussen hun eigen inspanningen en het doel. Een doel is engagerend als de betrokkenen zich eraan willen en kunnen (ver)binden. |
Het toepassen van de SMART-methode geeft (relatieve) zekerheid dat de geformuleerde doelstellingen ook werkelijk adequate doelstellingen zijn. Voor goede organisatiedoelstellingen geldt bovendien:
- …dat ze voortvloeien uit de missie van de organisatie.
- …dat er een balans is tussen haalbare doelen en uitdagend geformuleerde doelen.
- …dat de voortgang bewaakt wordt.
- …dat – bij complexe lange termijndoelen – tussendoelen worden aangegeven.
- …dat ze onderling consistent zijn.
- …dat leidinggevenden en medewerkers de doelstellingen kennen en begrijpen.
- …dat ze richtinggevend zijn voor het handelen in de organisatie.
- …dat er afspraken zijn over het bijstellen van de doelstellingen als ze niet of te makkelijk bereikt worden.
5.1.2 Uitgewerkt voorbeeld
Hieronder vind je een uitgewerkt voorbeeld van een SMART-doelstelling dievertrekt vanuit een beleidsuitdaging en beleidsoptie:
Uitdaging:
Hoe gaan we om met het vele personeelsverloop en bijgevolg kennisverlies in de organisatie, in combinatie met een krapte op de arbeidsmarkt van ervaren profielen?
Prioritaire beleidsoptie:
Inzetten op verhoging van de continuïteit van personeel door te zorgen voor een warme en motiverende werk- en leeromgeving voor de medewerkers van de organisatie.
Doelstelling:
De organisatie realiseert een warme en motiverende werk- en leeromgeving voor haar medewerkers dat resulteert in een verhoogde continuïteit en behoud van personeel.
—
Specifiek
- De doelstelling gaat specifiek over de continuïteit en behoud van het personeel van de organisatie.
Meetbaar
- De continuïteit en behoud van het personeel van de organisatie is vast te stellen via een op peil gehouden personeelsbestand (10 VTE’s) en de carrièreduur (gemiddeld 5 jaar) van het huidige personeelsbestand.
Aanvaardbaar
- De medewerkers van de organisatie voelen zelf ook een noodzaak voor kennis- en personeelsbehoud.
Tijdsgebonden
- Tegen het einde van de beleidsnotaperiode wordt aangetoond dat het personeelsbestand in VTE’s hetzelfde is gebleven en medewerkers gemiddeld 5 jaar of meer blijven bij de organisatie.
Realistisch en ambitieus, inspirerend en engagerend
- Dit zijn subjectieve criteria en zijn afhankelijk van de context. De score op deze criteria moet gegeven worden door de medewerkers, die de doelstelling plaatsen ten opzichte van de missie, de vorige resultaten, de organisatiecultuur…
