Eens de operationele doelstellingen afgeklopt zijn, kunnen we aan ‘het echte werk’ beginnen. Acties operationaliseren doelstellingen en beschrijven welke acties je als vereniging gaat ondernemen om je doelstellingen te bereiken. Je gaat het werk ‘programmeren’ en concrete acties verbinden aan doelstellingen. Hoe vind je de nodige en voldoende acties om een doelstelling te realiseren?
Hoe concreter (START SMART) de operationele doelstelling is geformuleerd, hoe gemakkelijker je er acties uit kunt afleiden. Door te kijken wat de kernwoorden zijn in de doelstelling en vast te stellen welke kernresultaten je wil bereiken, kom je redelijk vlot tot de te ondernemen acties.
Typisch voor jeugdwerkorganisaties zijn recurrente acties. Dat zijn acties en activiteiten die nauw verbonden zijn met de missie en traditie van de organisatie: een startfeest, een tweejaarlijks project, een terugkerende campagne of vormingsaanbod, …
Som die acties op en kijk dan naar je ‘doelstellingensysteem’: vallen ze onder een strategische dan wel operationele doelstelling? Doorgaans lukt dat wel. Als het niet zo is, kun je overwegen een nieuwe doelstelling te formuleren waaronder de acties passen. In dat geval toets je het best nog eens af of de acties bij de genomen beleidsopties passen. Als dat niet zo is, moet je nagaan of de traditionele acties nog passen in de nieuwe strategische visie en plan…
Vormen van acties
Acties kunnen verschillende vormen aannemen en zich spreiden over verschillende tijdspannes. Wij delen acties graag op in volgende indeling:
- ACTIES worden uitgevoerd en afgehandeld binnen één werkjaar. Ze hebben slechts één object (onderwerp of thema). Een actie kan bestaan uit verschillende activiteiten. Het resultaat van een actie is verifieerbaar.
- PROJECTEN zijn gespreid over meerdere jaren en worden gevormd of samengesteld door een aantal acties. Ze hebben een duidelijk en afgebakend thema of werkingsobject. Er wordt gewerkt aan een duidelijk verifieerbaar resultaat (met resultaatsindicator). Projecten kunnen geconcretiseerd worden in acties (al dan niet per werkjaar of geleding van de organisatie).
- TRAJECTEN hebben betrekking op een thema of een cluster van thema’s. Het proces is belangrijker als resultaat dan het product van de werking. Trajecten zijn dus procesmatiger van opzet. De richting van een traject is duidelijk vooropgesteld maar het einde is open. Trajecten worden eveneens geconcretiseerd in acties. De aantoonbaarheid van de resultaten zit in de (evaluatieve) beschrijving van het proces.
Ervaring leert dat trajecten zich moeilijker laten vatten in telbare concrete resultaten (het einde staat immers open). Toch zijn ze vaak de aangewezen keuze om bepaalde doelstellingen te verwezenlijken. In dat geval is het erg belangrijk om doordachte en concrete indicatoren voorop te stellen. Op die manier wordt de voortgang van een traject dan wel specifiek en meetbaar.
Consequent omgaan met goed gedocumenteerde jaarlijkse voortgangsrapporten is in deze uitwerking cruciaal om je beleidsplanning tot een goed beleidsresultaat te brengen. Het risico bestaat dat het verband met de strategische sporen tegen het einde van de beleidsperiode verwatert of onduidelijk wordt. In een goede voortgangsrapportage is er nauwgezette opvolging en communicatie naar de binnen- én buitenwacht.
Inspiratie en deelacties
Nog een mogelijkheid om acties bij operationele doelstellingen te formuleren is je laten inspireren door de werksoortelijke indeling van het decreet. Je kunt bijvoorbeeld vertrekken van acties die inspelen op een bepaalde module uit het decreet: vorming, activiteiten (binnen of buiten de vrije tijd), producten, … je acties kunnen hier op inspelen en aansluiten, dan wel op voortborduren en een aanvulling vormen voor de acties die je sowieso opneemt voor je erkenning als jeugdwerkorganisatie.
Als er verschillende acties onder één operationele doelstelling zijn opgelijst, is het goed na te gaan of je met de ‘optelsom’ het doel en de norm van de indicator bij de doelstelling kunt halen.
Er zijn verschillende mogelijkheden om deelacties van die optelsom uit te werken:
- volgens kernwoorden uit de geformuleerde doelstelling;
- timing: per jaar of gespreid, indeling in de tijd;
- spreiding: ingedeeld over locaties en ruimtes;
- werkprocessen: verdeeld over workflows in de organisatie;
- doelgroepen: focus op één of meer doelgroepen;
- kan voor uitvoering toegewezen worden aan één of meer medewerkers of teams.
Op zoek naar evenwicht
Het omschrijven van acties is niet altijd een even simpele oefening: het is van cruciaal belang om ook hier het START SMART principe toe te passen, maar anderzijds wil je je vereniging in haar acties ook niet vast betonneren. Een beleidsperiode overspant vier jaar. In die periode zijn er vaak personeelswissels, stromen (groepen van) vrijwilligers in en uit en vinden er allerlei veranderingen plaats. Tracht dan ook in je acties voldoende beweegruimte te laten voor mensen ‘om er hun ding mee te doen’. Medewerkers die hun ei kunnen leggen zijn vaak gemotiveerder en slagkrachtiger dan wanneer ze enkel voorschriften uitvoeren. Hou dit in het achterhoofd wanneer je je acties gaat omschrijven.
In een volgende stap van het beleidsplanningsproces ga je indicatoren formuleren. Deze geven een indicatie van de voortgang in je acties. Soms is het interessanter de keuze van acties en indicator(en) in hetzelfde beslissingsproces te maken dan ze (kunstmatig) uit elkaar te halen.
Werkbaarheid en voortgang van acties
Om het overzicht op het hele plan met al zijn doelen, acties en indicatoren niet te verliezen, verdient het aanbeveling een soort van actuele inventaris te maken en op te volgen. Je kunt bijvoorbeeld werken met een intranet en een systeem van werkingsfiches.
